中學檔案信息化建設探究

林彩煌

摘 要：為了順應新時代的發展，中學檔案管理工作即將進入信息化管理時代，這是學校管理工作不斷發展的客觀要求，同時也意味著我國的檔案管理事業有了新的局面。本文分析了中學檔案信息化建設的意義、面臨的困境和提出策略構建，以期對促進中學檔案管理工作的發展有所幫助。

關鍵詞：中學檔案；檔案信息化；信息化建設

隨著信息技術的迅速發展，傳統的中學檔案管理模式已經不適應新時代的要求 ，因此中學檔案管理工作的信息化改革迫在眉睫，這不僅是時代發展的趨勢，也是學校管理工作不斷發展的客觀要求。然而中學檔案信息化建設給我們帶來便捷的同時也帶來了挑戰，如何解決這些困境成為我們思考的重點。

1 中學檔案信息化建設的意義

檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。

檔案信息化建設相對比傳統模式有以下意義：（一）、便于管理，有效提高中學檔案管理的工作效率。檔案信息化建設的過程中，所有檔案信息的存儲都依靠數據庫來實現，存儲形式可以包括文字、圖像、音像等多媒體形式。利用數據庫來進行管理可以有效提高工作效率。（二）、便于利用，有效提高中學檔案的利用率。檔案的信息化管理通過數據庫來進行檢索查閱，方便快捷，改善了紙質檔案利用受時間地點限制的缺點，大大提高了檔案的利用率。（三）、便于存儲和共享，有效降低存儲空間和有利于檔案的二次利用。檔案信息化后存儲的時間相對傳統檔案更為長久，從存儲空間上來講，也更加有效降低存儲空間。同時電子檔案也便于共享，促進檔案的二次利用。

2 中學檔案信息化建設過程中面臨的困境

（一）、中學檔案管理觀念落后，對檔案信息化管理的認識程度不足。在學校的日常管理中，檔案管理工作一直是一個無足輕重的角色，目前許多學校雖然有建立綜合檔案室，但是由觀念不強，重視程度不夠，導致檔案室成為一個保管資料的倉庫。學校管理層領導對檔案信息化管理意識更是欠缺，使得檔案利用率不高，成為制約檔案信息化建設發展阻礙因素之一。

（二）、中學檔案管理投入資金有限，硬件設施陳舊落后。檔案信息化建設離不開對硬件設施的大力投入，目前中學管理工作的重心主要集中在教育教學及學校的整體發展，對檔案管理需要的現代化設備投入是相當有限，有些單位連綜合檔案室配備的基本要求都難以達到，更別提要滿足相關設備（比如刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件等）的更新換代。

（三）、高素質檔案管理專業人才匱乏。目前，中學人員編制緊張，檔案管理員多半是“身兼數職”，沒有經過業務培訓直接上崗，兼職管理員的教師日常教學任務繁重，根本無暇關注這個崗位。即使學校招聘專業檔案人員，極少是檔案管理專業，也缺乏業務的實際經驗，同時檔案管理人員也需要兼職其他任務教輔工作，導致檔案管理員這個職位形同虛設。檔案信息化管理人員，首先要具有檔案專業知識和管理經驗，掌握多媒體等信息技術，同時具備以上條件的高素質檔案管理專業人才可謂是少之又少。

（四）、檔案信息存在保密及安全風險。在檔案信息化實現資源共享的同時也面臨檔案信息保密和安全問題的挑戰。一是人為因素，檔案管理人員檔案保密意識和安全意識不強，導致檔案泄密。二是技術因素，檔案管理系統容易出現漏洞，極可能感染病毒或遭受攻擊，存在安全隱患，這對檔案工作造成威脅。

3 加強中學檔案信息化建設的策略構建

（一）、強化檔案信息化管理意識。首先學校管理層領導要加強檔案管理意識培養，意識到檔案信息化建設的意義和重要性。首先要成立檔案建設工作領導小組，并將檔案建設工作納入學校工作計劃和目標管理中。同時，建立檔案建設工作網絡，形成以副校長掛帥，檔案室具體負責，各部門協助抓的三級檔案建設網絡。

（二）、加大對中學檔案信息化管理建設的資金投入。檔案信息化建設需要軟件及硬件設施的大力投入，這需要上級主管政府撥款還有學校管理層領導的大力支持。有了資金保障，學校才能擁有規范的綜合檔案室，才能采購相關的硬件及軟件設備。要實現檔案信息化，不僅僅是基礎的軟硬件設施，還要跟隨電子信息技術的不斷進步，對網絡、檔案管理系統、安全防火墻等進行升級，對電子產品更新換代，使之適應信息化時代的發展。

（三）、引進和培養高素質檔案管理專業人才。學校要設立檔案專業管理人員崗位，招聘引進具有檔案管理專業的人才。檔案管理人員同時要具備強烈的責任心、良好的職業素養和服務意識等職業要求。學校也要提供檔案管理人員外出培訓學習的機會，更新檔案管理理念，掌握多媒體等信息技術，使其不斷提升專業技能和信息化知識，將檔案管理人員打造成具有雙重知識機構的高素質檔案管理專業人才。

（四）、加強檔案信息化的安全管理，建立完善的安全管理制度。檔案管理的最終目的是要實現其利用的最大化，實現資源共享。為了杜絕安全隱患，必須制定一套完善的安全管理制度，從每個環節保障檔案信息的安全。第一要建立保密制度，如電子文檔借閱審批制度、檔案管理網絡系統使用權限制度等等。第二要設置電子文件借閱權限。在制作電子文件時要保證借閱人只能以只讀方式查看，以防被篡改或誤操作，造成文件失真或損壞。第三要對定期對電子文件進行異地備份，避免因人為、自然災害等因素造成檔案丟失。第四要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，保持溫度和濕度，防止存儲介質的磁化。第五要升級計算機服務器和數據庫的硬件設施，保證檔案信息數據庫在保存和運輸過程中穩定、安全。

4 總結

綜上所述，中學檔案信息化建設是今后檔案管理的趨勢，要成功推行，需要政府部門、單位擁有高度贊同的態度，相互配合，上下一心，克服困難。逐步實現中學檔案信息化建設的科學發展和創新進步。

參考文獻

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