企業會計電算化的淺析

丁貴萍

(銅陵有色金屬集團股份有限公司物資供銷部，安徽　銅陵　244000)

企業會計電算化的淺析

丁貴萍

(銅陵有色金屬集團股份有限公司物資供銷部，安徽銅陵244000)

摘要：隨著電子信息技術的飛速發展，電子計算機和數據庫技術在經濟管理方面的應用不斷深入，在此背景下，會計電算化成為計算機技術與企業財務管理結合的最成功的典范。會計電算化的出現極大地解放了人力，極大地提高了企業財務管理的效率，也促使一些先進的管理方法得以應用。本文根據會計電算化在我國的發展歷程和實踐經驗，深入探討會計電算化應用的現狀，并提出了相應的改善措施。

關鍵詞：會計電算化；現狀；改善

一、引言

會計電算化是指將電子信息技術和數據處理技術與企業財務相結合，實現財務數據由

手工處理向自動處理轉變，并實現計算機技術在財務預測、分析、決策等部分財務管理領域的應用，它在企業管理科學領域是一次質的飛躍。會計電算化極大地解放了勞動力，特別是在一些大型企業里，交易發生的頻率非常高，且交易的金額也非常大，單純的手工作業是不可能完成的，但是實施會計電算化后，交易數據自動處理，并直接過賬到賬務處理系統，既能保證處理的效率，也能保證處理的精準度。并且，會計電算化使得財務管理更加具有前瞻性和科學性，計算機技術和數據處理技術在數據搜集、數據處理和模型處理方面具有無與倫比的優勢，也正是由于會計電算化的普及和應用，很多先進的財務管理方法得以實現。自1981年，我國正式引入會計電算化，會計電算化迅速在我國企業普及開來，目前，基本上所有的企業都已實現了會計電算化。但是，目前我國僅實現了會計電算化的第一步，即由電腦做賬代替手工做賬，更深層次的電算化技術還有待開發和提高。

二、會計電算化在我國應用的現狀

(一)會計電算化的管理功能有待進一步挖掘

嚴格上來說，會計電算化分為三個層次：會計核算電算化、會計管理電算化和管理決

策電算化，會計核算電算化是指會計資料和會計數據輸入、處理、輸出的一整套核算系統；

會計管理電算化是指包含會計預測、財務控制和會計分析在內的管理系統；管理決策電算化是會計電算化的最高層次，是指為企業管理層提供決策支持信息的決策系統。

目前，我國企業基本上已經實現了第一個層次，即完成了由手工做賬向電腦自動做賬轉變，應用第二層次的企業就相對較少，主要是一些大型企業，中小企業很少涉足，而應用到第三層次的企業少之又少。具體來看，諸如用友、SAP等ERP管理系統，會計核算系統僅是其中的一個子系統，一套完整的ERP 系統通常包括采購、生產、財務、銷售、人力資源等包含整個供應鏈和完整的內部流程的多層面管理系統。但是，從很多企業的實踐情況來看，大多數企業的眼光更多的是停留在會計核算子系統，而其他子系統基本上處于擱置層面，有的企業也只是做一些資料輸入等工作。這既有軟件自身的問題，也有企業的管理模式的問題。因為大多的財務軟件不是根據某一企業特別制定的，所以諸如供應鏈管理等其他子系統與企業的組織模式和工作流程并不相適應，并且，很多財務軟件在實現信息共享方面存在缺陷，這也是因為各個子系統在開發過程中都是孤立的，無法實現對同一數據的解讀和轉移，約束了軟件的資源共享功能。并且企業自身管理模式和管理方法落后也是導致這一結果的原因。

(二)會計電算化的人才瓶頸依然存在

在會計電算化的實施過程中，除了計算機、電算化軟件外，人才也是非常重要的。會計電算化人才本身應該具有復合型特征，即既要具備會計相關知識，又要具備計算機技術和數據庫技術。具有復合知識的人才才能得心應手地操作軟件。但是，現實中的情況卻不盡人意，主要表現在：一些年長的財務人員本身對于計算機系統不夠熟練，操作的效率過低，錯誤率過高，由于財務軟件的專業性較強，經常會出現無法識別操作和修復的狀況，直接影響到正常工作，而又不得不求助于ERP系統提供方的實施顧問。會計電算化的人才瓶頸現象是普遍存在，這背后是有一定原因的。首先，會計電算化本身牽涉到跨專業的問題，財務軟件的編寫者基本都是計算機技術的專業人才，他們對于會計知識未必了解，而真正使用財務軟件的大多是會計專業人才，大多都不懂計算機技術，這樣的話兩者之間的交流就存在問題，軟件的作者并不能非常順利地向使用者解決軟件操作的系列問題。其次，會計電算化本身屬于實務性機能，在正規的學歷教育中，相關的教育內容所占的比例并不高，因此會計從業者初入工作崗位，對于財務軟件的使用大多還處于摸索狀態，熟練程度還需進一步提高。

(三)與會計電算化相關的內部控制未完善

在傳統的手工作業下，與會計相關的內部控制是不可或缺的，同樣在會計電算化的實施狀態下，也應建立一套完善的內部控制制度，并且與手工作業相比，與會計電算化相關的內部控制又有一些新的形式。但是，很多企業似乎并不重視建立和完善與會計電算化相關的內部控制，主要表現在以下幾個方面：(1)不相容崗位的分離。與手工作業相同，會計電算化也需要對不同崗位設置不同的人員，從而減少串通舞弊的風險，會計電算化下的這一控制主要表現在會計主管賦予不同財務人員不同的登陸權限，從而限制接觸會計資料。但是，很多情況下，員工并沒有嚴格遵守相關規定，即嚴格保密登陸權限，使得登陸權限成為了公開的秘密，這樣增大了篡改數據、竊取財務資料等舞弊風險。(2)不注重計算機和財務系統的維護。由于計算機自身的弱點和網絡的威脅，黑客和病毒的攻擊、計算機硬件崩潰等計算機安全問題給會計工作帶來很大隱患，如果操作人員不注重備份工作，不遵守安全操作守則，常常會造成會計資料丟失等嚴重問題。并且，諸如ERP等財務軟件也需要定期維護和升級，如果不定期維護和升級，否則將影響正常功能的運行，有的公司與財務軟件的供應商簽訂有后期維護協議，由供應商負責后期維護工作，而有的公司卻沒有購買相關服務，在碰到問題時不知所措。

三、提升企業會計電算化應用水平的措施

(一)提升會計電算化的應用層次

會計電算化的應用層次是一個企業管理水平的重要表現，但是目前很多企業依然停留“核算型”的模式，并未充分利用會計電算化所能實現的管理功能，這一局面亟待改善。要改變這種方式，首先要轉變管理層的管理思維和管理模式，管理層要充分認識到會計電算化所能實現的管理功能，充分意識到很多先進的管理方法都是在會計電算化的基礎上實現的，要逐步學會如何利用財務軟件系統來更新管理模式，如何在電算化的基礎上引入先進的管理方法。其次，企業在選擇和購買財務軟件的時候，盡可能實現“定制”的目的，企業可以就自身的管理流程、組織結構和管理模式與軟件開發單位商討，使得供應商能夠充分理解企業的功能訴求，通過“定制化”的過程，量身定做的軟件系統更有利于企業的實際管理，有助于提升企業的電算化管理水平。再者，企業在定制財務軟件的過程中，應要求供應商在開發過程中注重不同子系統的銜接和共享，避免只注重財務子系統，忽略了其他子系統的功能，并且要增強財務軟件的信息共享能力，這對管理者非常重要的，只有能充分共享采購、銷售、財務等各方面的信息和數據，才能充分支持管理層決策。

(二)重視會計電算化人才的培養

在現代化的生產管理中，人才的作用始終是第一位的，同樣，會計電算化人才也是會計電算化實施的核心因素。無論是保證會計電算化系統工程的順利應用，還是實現由核算電算化向管理電算化轉變，人才都是必備的因素。針對目前的人才瓶頸現象，企業貫徹以下措施。首先，要加強與軟件供應商的合作，加強主程序開發人員和企業會計人員的交流，使得企業的會計從業人員對軟件的開發流程、模塊設置有一定的了解，有利于會計人員深刻體會功能的實現過程，增強了會計人員的應用基礎。軟件供應商在提供軟件應用服務的同時也會配備相應的實施顧問，以幫助企業解決日常的操作問題，企業應建立起良好的溝通機制，使得企業能夠隨時聯系到實施顧問，及時解決問題。其次，企業應增加相應的職工培訓經費，在會計電算化的初始化過程中，供應商會對企業的有關人員進行短暫的培訓，提高員工的操作能力。初期培訓是有時間限制的，員工所能掌握的技巧也是有限的，因此后續的培訓是必不可少的，當然為了節約成本，可以挑選幾個骨干作為培訓的對象，這些骨干在未來可以充分指導所有員工的操作問題。最后，企業還應注重人才的聘用，如果企業實力規模較強，可以考慮聘用會計電算化管理的專業人才，最直接的途徑就是從供應商那里挖掘專業人才。

(三)完善與會計電算化相關的內部控制制度

在會計電算化的工作方式下，企業既要建立與會計工作相關的內部控制，又要建立起與計算機系統相關的內部控制。借助計算機系統，會計核算過程實現了自動化和一致化，在系統處理過程中的錯誤、舞弊等風險大大降低，因此企業應特別注重與人工工作相關的內部控制，嚴格規范員工的工作內容和方式。

1.要嚴格貫徹不相容崗位的分離的原則。非常重要的就是分配不同員工的登陸權限和處理權限，針對目前員工泄露登陸口令的現象，企業可以采取定期更換口令的方式，降低泄露風險，并且時刻增強員工的保密意識。

2.制定嚴格的審批和審核制度，會計電算化下的很多錯誤都是由于員工在搜集和輸入原始數據過程中出現了問題，因此，在錄入有關原始數據時，應嚴格比對原始數據與相關單據的內容，確認有關單據和憑證是否經過審批和審核，檢查原始憑證與有關單據的記錄是否一致。而在財務系統過賬之前，應由專人對錄入的業務數據進行獨立檢查，保證數據的準確性和完整性。并且建立操作日志也是非常有必要的，這樣可以監測到員工的操作痕跡，降低系統數據被篡改、刪除的風險。

3.企業還應注重與會計資料相關的控制。因為計算機的存儲介質與手工作業的不同，大多是以磁盤、光盤等儲存方式，根據潛在的風險，企業應做好兩手準備，一個是及時備份，另一個是將電子檔轉化成紙質檔。除了以上所說的與會計工作的內部控制，面對計算機技術風險和網絡風險，企業應制定員工規范操作手冊，向員工明確正確的操作指令和操作方式，避免由于操作不當引起不必要的麻煩，另外還要建立起定期維護制度，由企業的信息技術部門負責，定期檢查計算機和財務操作系統，及時彌補漏洞。

四、結束語

會計電算化在我國企業中的普及已經達到了很高的程度，極大地提高了企業財務工作的效率。但是我國企業的應用水平尚處于“核算型”的層次，并未充分挖掘會計電算化潛在的管理功能。并且會計電算化人才也存在瓶頸現象，與會計電算化相關的內部控制相對薄弱。未來，企業應非常注重會計電算化的人才建設、管理能力和控制水平。

參考文獻：

[1] 田思雨.紀海榮.會計電算化工作中存在的問題及對策[J].經營管理者.2015(03).

[2] 梅凱.論會計電算化目前存在的問題及解決對策[J].財經界(學術版).2015(03).