環保檔案現代化的問題及其數字化管理

【摘 要】環保檔案現代化管理是現代經濟發展的客觀需求。本文筆者在分析環保檔案現代化所存在的問題的基礎上，進一步對環保檔案實現信息數字化管理的有效策略進行了探究，希望以此為環保檔案信息數字化管理工作的強化提供一些具有價值性的參考依據。

【關鍵詞】環保檔案；現代化；數字化管理

0.引言

在市場經濟逐漸發展的背景下，要想使檔案事業更具發展前景，就需要做好環保檔案現代化管理工作。然而，就目前而言，我國環保檔案現代化還存在一些較為明顯的問題，例如環保檔案管理系統較為分散，加工處理效率呈現較低的特點；又如環境保護機構受諸多因素影響，主要包括：場地、人員及資金等[1]。因此，針對這些問題，采取有效的強化措施，進一步做好環保檔案信息化管理工作便有著實質性的作用，這也是本文對“環保檔案現代化的問題及其數字化管理”進行探究的根源之所在。

1.環保檔案現代化所存在的問題分析

現狀下，環保檔案現代化還存在一些較為明顯的問題，主要表現如下：

1.1文獻資料呈現多樣化

在環境保護事業逐漸發展及環境問題研究逐漸深入的背景下，有關于環境問題研究的文獻資料也變得越來越多，其文獻資料呈現了多樣化的特點，主要體現為：類型復雜程度高、載體多樣化及綜合交叉等。在這些特點的影響下，便大大增加了相關工作人員工作的難度，最終導致許多文獻不能夠進入正常的渠道。

1.2環保檔案管理系統較為分散

環保檔案管理系統較為分散是極具明顯的問題之一。由于在管理上不具統一性，一些科研人員對科研文件材料“形成到歸檔”的過程輕易忽視掉。同時，由于匯總采取的是層層上報的模式，在缺乏管理的前提下，便導致信息較為分散，系統不配套。另外，由于分析手段及方法不具有效性，導致信息資源無法共享，這樣便使檔案的實際效益大大降低。

1.3環境保護機構受諸多因素影響

環境保護機構受諸多因素影響，包括場地、人員及資金等[2]。同時，相關工作人員對于檔案管理工作的重要性及意義在認識上存在偏差；基于日常工作，對環保檔案資料的收集及整理不給予充分重視，進而使環保檔案現代化發展受到一定的阻礙。

2.環保檔案實現信息數字化管理的有效策略探究

針對環保檔案現代化所存在的一些問題，采取有效的防范對策便顯得極為重要：首先，需要工作人員對環保檔案現代化管理工作給予充分重視；其次，采取有效的人才培養措施；最后，實現環保檔案工作的標準化及計算機化。但是，筆者認為，要想使環保檔案管理工作更具全面性，還需要進一步實現信息數字化管理。關于環保檔案信息數字化管理的實現，具體措施如下：

2.1選擇有效的軟件平臺

面對大量的環保電子文件，選擇有效的軟件平臺便顯得極為重要。基于理論層面分析，采取國家統一使用的一種通用軟件系統是最為優化的，這樣可規避重復開發及建設，同時對于國家資源的利用，無論是在總體上，還是網絡化建設上均能夠取到最優化的效果。

2.2做好收集歸檔工作

要想充分做好收集歸檔工作，需要注意兩方面的問題：一方面，不可忽視電子文件相關技術情況的鑒定工作，例如：電子文件內容、保存及識讀等；同時需對利用和建庫成本的工作進行有效處理。另一方面，在收集歸檔工作中，需規避數據的丟失及泄密，尤其是通訊線路中的泄漏、破壞及竊聽等，需做好傳輸過程的加密工作。

2.3做好數據庫建設工作

數據庫建設包括檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫及多媒體檔案數據庫等。筆者認為，要想做好數據庫建設工作，首先，在建庫上就需要遵循“能導則導”的原則，對現有電子文件材料進行充分利用，讓其進行數據導入，規避重復勞動[3]。其次，對備份及異地保存給予充分重視，以實際情況為依據，進而選取不同的備份方案，同時對備份數據進行定期檢驗。最后，需遵循科學性原則，基于實際情況考慮，對數字化范圍給予充分確定，輕重分明，使數據庫建設更具有效性及科學性。

2.4努力加強開發利用工作

數字化管理的目的便是充分滿足使用者的需求，同時提升社會利用率。要想使開發利用工作得到有效強化，一方面需要對環保檔案信息的數字化管理優勢給予充分利用，讓檔案信息能夠和全新技術很好地銜接，對計算機當中的圖表處理軟件及多媒體進行給予充分利用，使環保檔案信息開發工作得到有效完善。另一方面，構建具有科學性的檢索體系，為用戶提供高效且準確的檔案信息服務，使數字化管理時效性的特點充分發揮出來，使各層次人員能夠滿足環保檔案信息的不同要求。最后，還需要充分處理好利用和保密之間的關系，基于《檔案法》允許的范圍內進行資源共享，以此使開發利用工作得以全面強化，進一步為環保檔案實現信息數字化管理奠定良機。

3.結語

通過本課題的探究，認識到環保檔案現代化存在的一些問題，因此在采取有效的改善對策的基礎上，實現環保檔案信息數字化管理工作便顯得極為重要。然而，這是一項系統化的工作，不能一蹴而就，需要從多方面進行完善，例如：選擇有效的軟件平臺、做好收集規范及數據庫建設工作、努力加強開發利用工作等。相信做好以上方面，環保檔案信息數字化管理工作將能夠得到全面強化，進一步為環保檔案工作的發展起到推波助瀾的作用。

【參考文獻】

[1]唐浩淞.分析如何提高環保檔案的數字化管理[J].經營管理者，2014，11：274-276.

[2]洪麗俊.加大檔案信息資源開發 提高環境信息管理效益[J].辦公室業務，2013，11：168-170.

[3]鄧澤華.王蕾.環境保護檔案管理的現狀與展望[J].北方環境，2011，Z1：19-20.