淺析秘書的夾板處境

【摘 要】由于職業(yè)特點(diǎn)、所處地位、工作內(nèi)容等原因，秘書易身陷“夾板”處境。而處于夾板處境中的秘書，難免要充當(dāng)“風(fēng)箱里的老鼠”、“夾心餅干”、“替罪羊”之類的角色。若不能妥善處理，輕則影響個(gè)人進(jìn)步，重則妨礙組織發(fā)展。所以，秘書須正視夾板處境并找到解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】秘書；夾板處境；對(duì)策

1.夾板處境的含義

秘書常迫不得已地夾在有意見分歧的領(lǐng)導(dǎo)之間，產(chǎn)生小摩擦的同事之間，互不了解的領(lǐng)導(dǎo)和同事之間，組織內(nèi)部和外部公眾之間。“夾心餅干”、“風(fēng)箱里的老鼠”、“替罪羊”等等，儼然成為處于各種大小紛爭(zhēng)中的秘書的代名詞。所以，我們形象地稱這種境地為“夾板”。

處于夾板處境中的秘書，像是站在十字路口，左右為難。但無(wú)論秘書人員如何選擇，都應(yīng)想出萬(wàn)全之策，既保全自己全身而退，又保護(hù)集體利益不受損害。

2.秘書人員易陷夾板處境的原因

2.1客觀原因

2.1.1秘書的地位和角色

秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間的中介，是部門與部門之間的中介，也是組織內(nèi)部與外部之間的中介，是聯(lián)系各方關(guān)系的紐帶和橋梁。

在組織中，秘書雖處于中層，卻處于從屬地位，一般秘書手中更無(wú)實(shí)權(quán)，負(fù)責(zé)決策、管理、統(tǒng)籌全局的是居于主導(dǎo)地位的領(lǐng)導(dǎo)。加上工作需要，一個(gè)秘書人員常要服務(wù)于多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，并非局限于一對(duì)一的輔助。而不同的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)待同個(gè)工作問(wèn)題卻有不同的思維習(xí)慣和處理方式。若無(wú)法達(dá)成一致意見，再團(tuán)結(jié)的領(lǐng)導(dǎo)層也會(huì)產(chǎn)生分歧和矛盾。而秘書處在多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)之間，難免要充當(dāng)“夾心餅干”的角色。

此外，秘書還擔(dān)任員工代言人、傳聲筒、上司的替身、單位的窗口等多個(gè)角色，其角色的多樣化和事務(wù)的繁雜性，使其容易成為眾矢之的。可以說(shuō)，高不成低不就的地位是秘書相比他人而言更易陷入夾板處境的主要原因之一。

2.1.2秘書工作的內(nèi)容和性質(zhì)

秘書的工作性質(zhì)具備輔助性、綜合性、機(jī)密性和服務(wù)性等特點(diǎn)。輔助性要求秘書要在主導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)的指揮和控制之下完成其規(guī)定目標(biāo)；綜合性要求秘書人員要能處理好繁雜的事務(wù)；服務(wù)性則要求秘書要為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)其他平級(jí)職能部門、下級(jí)機(jī)關(guān)和人民群眾服務(wù)。如此，秘書人員的日常事務(wù)就顯得多且雜。

秘書的工作內(nèi)容雖可用 “文書、事務(wù)、一般管理” 三個(gè)詞簡(jiǎn)單概括，但要做好這些，就要秘書做好各方面的協(xié)調(diào)工作，正確處理好與本單位上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、同事、普通員工的關(guān)系，處理好與外單位上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、同事的關(guān)系，并且密切與社區(qū)公眾、新聞媒體、甚至是政府部門等各方面的關(guān)系。

秘書工作的內(nèi)容和性質(zhì)使秘書成了名副其實(shí)的“雜家”，但秘書也只是普通人，分身乏術(shù)時(shí)自然無(wú)法面面俱到。如此一來(lái)，就難免招來(lái)不必要的麻煩。

2.1.3秘書工作的要求

隨著時(shí)代發(fā)展和科技進(jìn)步，秘書工作發(fā)生了變化并有了顯著發(fā)展，社會(huì)各界越來(lái)越重視秘書工作的重要性，并對(duì)其提出了諸多新要求。

新時(shí)期，秘書的主要工作不再只是單純地辦文辦事辦會(huì)了。他們要草擬計(jì)劃，選擇最佳方案，也要綜合處理信息，還要“對(duì)外聯(lián)絡(luò)、內(nèi)部協(xié)調(diào)”。此外，還要做好調(diào)查研究工作、信訪工作、督查工作，協(xié)調(diào)工作。這意味著秘書的工作量加大了，難度系數(shù)提高了，人際關(guān)系也更為復(fù)雜了。若秘書人員無(wú)法處理好，就容易被隱藏在錯(cuò)綜復(fù)雜的關(guān)系網(wǎng)背后的各種問(wèn)題和矛盾困住。

2.2主觀原因

2.2.1主觀意識(shí)作祟——“多心”

客觀原因雖具有不可抗拒的力量，但只是“夾板”形成的外因，秘書的意識(shí)才是“夾板”存在的內(nèi)因。因?yàn)閵A板是種心理感覺(jué)，有矛盾并不意味著就有夾板，秘書時(shí)常覺(jué)得自己深陷夾板之間，與自身的意識(shí)有很大關(guān)系。

秘書工作的從屬性很強(qiáng)，服從意識(shí)比其他人來(lái)得強(qiáng)烈。當(dāng)秘書發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的指揮或者決策與實(shí)際情況不符甚至違背客觀規(guī)律時(shí)，權(quán)力和規(guī)律的相沖突會(huì)使秘書難以判斷，猶豫不決，夾板處境也應(yīng)運(yùn)而生。

2.2.2熱心腸卻弄巧成拙——“多事”

秘書是各方關(guān)系之間的潤(rùn)滑油，在工作中，除了要完成好上司交辦的各項(xiàng)任務(wù)外，還要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，及時(shí)反饋情況，保證組織這部大機(jī)器正常運(yùn)轉(zhuǎn)。這是秘書人員的分內(nèi)之事和職責(zé)所在，但在協(xié)調(diào)各方關(guān)系時(shí)，若沒(méi)有審時(shí)度勢(shì)，做到有所為、有所不為，就會(huì)好心辦壞事，甚至弄巧成拙。

3.夾板處境的危害性

3.1影響人際關(guān)系

不管秘書遇到的是何種夾板處境，其原因多半是工作中的摩擦造成的，而不及時(shí)處理這些矛盾的話，勢(shì)必影響秘書人員的人際關(guān)系，為今后的正常工作帶來(lái)不良影響。

3.2影響工作效率

秘書身陷夾板處境，必定承受著較大心理壓力，心情也會(huì)受到影響，注意力就無(wú)法完全集中在工作上。此時(shí)，不管是秘書個(gè)人也好，組織整體也好，工作效率都勢(shì)必受到影響。

3.3影響組織形象

由組織內(nèi)部矛盾引發(fā)的“窩里斗”，會(huì)使集體變成一盤散沙，無(wú)正常的工作秩序。而若是組織與外系統(tǒng)的矛盾造成的夾板處境，處理不及時(shí)的話，組織的美譽(yù)度和知名度都會(huì)受到不良影響。不管是哪種情況，都會(huì)影響組織形象。

3.4影響組織的經(jīng)濟(jì)效益

成員關(guān)系不融洽的話，在工作中就無(wú)法配合好，易造成工作積極性不高，效率低下的局面。如此，組織的形象也會(huì)受到一定程度的影響，想獲得良好的經(jīng)濟(jì)效益就不那么容易了。

4.夾板處境的類型及解決對(duì)策

4.1橫向關(guān)系

從橫向關(guān)系來(lái)看，主要有三種類型，即領(lǐng)導(dǎo)之間、各組織部門之間、本系統(tǒng)與外系統(tǒng)之間。

4.1.1領(lǐng)導(dǎo)之間

秘書常因?yàn)楣ぷ餍枰?wù)于多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)。而不同的領(lǐng)導(dǎo)有著不同的思維習(xí)慣、處理方式和個(gè)性特點(diǎn)，這就導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)層之間對(duì)待同一件事會(huì)有不同的決策。且同屬領(lǐng)導(dǎo)層，有意見分歧的雙方一般會(huì)礙于面子等情感因素，不輕易承認(rèn)自己的決策不如對(duì)方并做出妥協(xié)。此時(shí)，惟領(lǐng)導(dǎo)之令是從的秘書如處理不當(dāng)，就會(huì)陷入夾板處境。

不管秘書人員在什么情況下夾在領(lǐng)導(dǎo)中間，都要堅(jiān)持原則，以大局為重，做好自己的分內(nèi)之事。還要努力適應(yīng)各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的工作方式和思維習(xí)慣，分析各領(lǐng)導(dǎo)的特點(diǎn)，搞清楚自己所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)屬于什么類型，并及時(shí)調(diào)整工作方法。只有這樣，才能于困境中發(fā)現(xiàn)機(jī)遇，即使身陷夾板也不受氣。

4.1.2各組織部門之間

組織中的各部門屬于平行關(guān)系、分工合作的關(guān)系、相互依賴的關(guān)系，在工作中各個(gè)部門各有分工，誰(shuí)也離不開誰(shuí)。而有分工就需各方協(xié)調(diào)合作，以達(dá)到既定目標(biāo)。可部門之間難免會(huì)因分工不均、利益沖突或其他事而鬧不愉快，直接影響到工作進(jìn)度和組織團(tuán)結(jié)。而一旦部門間出現(xiàn)矛盾，秘書人員常需要代替上司出面調(diào)解。

這就要求秘書要客觀公正地給予評(píng)判，以大局為重，言辭委婉，注意避免將矛盾激化。首先，要摸清具體情況，了解部門之間發(fā)生矛盾的根源是什么，再建立部門間良好的溝通機(jī)制，促進(jìn)部門之間的交流，增進(jìn)彼此的了解，最后才在協(xié)商的基礎(chǔ)上，提出有效的解決方法。而在日常分配工作時(shí)，秘書則要合情合理公平公正并明確職責(zé)，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)人的積極性。

4.1.3本系統(tǒng)與外系統(tǒng)之間

秘書部門是組織的窗口，外部人員要了解一個(gè)組織或這個(gè)組織的領(lǐng)導(dǎo)，大都是通過(guò)與該組織的秘書打交道開始的。

在這過(guò)程中，秘書常要面對(duì)許多突發(fā)狀況，而這些突發(fā)狀況也容易讓其陷入夾板處境。秘書在處理與外部系統(tǒng)的關(guān)系時(shí)，須注意自己的儀容儀表，要有強(qiáng)烈的公關(guān)意識(shí)，并運(yùn)用傳播手段，正確有效地處理好與其他個(gè)人、群體、單位等外部公眾的關(guān)系，努力贏得外部系統(tǒng)的了解和信任。還要多了解外部系統(tǒng)的信息，尋求機(jī)會(huì)多與外系統(tǒng)的相關(guān)部門和工作人員交流合作。只有如此，秘書陷入夾板時(shí)，才能順利解脫。

4.2縱向關(guān)系

從縱向關(guān)系來(lái)看，有上下級(jí)之間、秘書與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間、秘書與下級(jí)所屬成員之間這三種。

4.2.1上下級(jí)之間

秘書是主管上司與群眾之間的中介和橋梁，大部分日常工作都是通過(guò)秘書上傳下達(dá)來(lái)完成。秘書這種中介地位，要求其在搞好同上級(jí)、下級(jí)的關(guān)系的同時(shí)，也要協(xié)調(diào)好上下級(jí)之間的關(guān)系，否則，可能會(huì)面臨兩頭受氣的處境。

要想擺脫夾板處境，秘書人員就要在工作中與上司和下級(jí)保持等距交往，并在兩者之間找到最佳平衡點(diǎn)，促進(jìn)雙方的溝通交流，以免讓自己無(wú)端陷入夾板處境。此外，還需具備較強(qiáng)的雙向溝通意識(shí)，適時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映真實(shí)情況并及時(shí)安撫下級(jí)的不滿情緒，起到“潤(rùn)滑油”的作用。

4.2.2秘書與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間

在工作上，上司為主，秘書為從。這要求秘書在工作上要盡力配合好上司，完成好上司設(shè)定的目標(biāo)和布置的任務(wù)。但秘書并不是沒(méi)有自己的理念和意志，即使照著領(lǐng)導(dǎo)的指令執(zhí)行了，在思想上也會(huì)與上級(jí)不一致。若秘書與上級(jí)間存在著不同思想認(rèn)識(shí)，就容易產(chǎn)生矛盾，而秘書的地位又決定其不能按著自己的意愿行事。因此，就會(huì)感覺(jué)被“夾”。最常見的就是秘書發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的決策失誤，若照著領(lǐng)導(dǎo)的指令執(zhí)行，可能會(huì)產(chǎn)生消極結(jié)果；但要是瞞著領(lǐng)導(dǎo)，照著自己意愿去辦事，即使最后判斷是對(duì)的，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)認(rèn)為秘書自作主張，有越位嫌疑。

4.2.3秘書與下級(jí)所屬成員之間

秘書要想工作順利進(jìn)行，除了領(lǐng)導(dǎo)的賞識(shí)外，還需下級(jí)支持。但即使是同部門的同事，也會(huì)因性別、年齡、學(xué)歷、興趣愛(ài)好等因素自發(fā)地組成小團(tuán)體。這些小團(tuán)體常會(huì)因利益上的沖突或者嫉妒心理作祟而看彼此不順眼，在工作中貌合神離，使辦公室的氣氛不和諧。而秘書作為他們的上司，常會(huì)接到矛盾雙方的告狀。

要想處理好這種情況，秘書不能置之不理，而應(yīng)充當(dāng)和事佬，保持冷靜，予以公正的評(píng)判，及時(shí)消除下屬之間的矛盾。首先，要向其他下級(jí)了解情況，弄清楚來(lái)龍去脈。然后，具體問(wèn)題具體分析。若是個(gè)人恩怨問(wèn)題，就建立良好的溝通管道，使矛盾雙方能暢談自己的想法，消除誤會(huì)，避免將情緒帶到工作上。若是因任務(wù)不明確導(dǎo)致利益不均，那么，今后安排工作時(shí)就要合理分配，明確權(quán)責(zé)。最后，秘書還需向下級(jí)強(qiáng)調(diào)公司的經(jīng)營(yíng)理念和目標(biāo)，以此讓下級(jí)能從大局著眼，淡化個(gè)人矛盾。此外，還要平均分配資源，讓下級(jí)明確自己的工作內(nèi)容，避免因權(quán)責(zé)不清發(fā)生糾紛。

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