關于如何提高文書檔案管理水平的探究

【摘 要】伴隨著經濟的不斷發展，文書檔案管理工作也越來越得到重視。眾所周知對于檔案的需求在不斷的發展，檔案的管理工作也就不能僅僅停留在之前的水平之上，只有不斷提升檔案的管理水平，合理利用檔案資源，滿足社會發展的需求，才能夠讓檔案管理得到長足的發展。

【關鍵詞】檔案；檔案管理；檔案管理水平

0.前言

檔案就是記錄歷史的文本，能夠客觀反映歷史，并且能夠記錄在人類在社會實踐之中所得到的知識與經驗。所以檔案有著其它的文獻所無法比擬的憑證作用并能給人們的生活學習提供廣泛的借鑒與參考。社會對于檔案的要求就是能夠提供及時、準確、系統、集中的檔案信息。

1.當前檔案管理工作存在的問題

1.1從業人員素質不高

大多數的檔案管理從業人員都未接受過非常專業的檔案管理培訓，沒有專業的檔案管理技能與知識，對于檔案工作對社會發展所能起到的重要意義與戰略作用沒有認識，更加不了解管檔的要求、檔案資料的裝訂、歸檔、整理、收集等業務，忽視了檔案的重要性，檔案的收集意識十分薄弱。還有很多檔案管理從業人員身兼數職，沒有足夠的精力投入到檔案的管理工作之中。檔案資料不能及時的整理歸檔，無法把握檔案資料的準確性與真實性，大大影響了檔案管理工作的總體水平。

1.2基礎設施缺乏

很少會有單位在檔案基礎設施建設上投入大量的資金，所以檔案設備缺乏，基礎設施落后。更少數單位尚未設立專門存儲檔案的檔案室。其他單位也存在檔案數量過多而檔案室的面積狹小、檔案室的環境潮濕與“六防”設施的不配套等情況。所以檔案資料經常發生霉變與蟲蛀，大大影響了檔案的完整性與美觀性，甚至存在有的管檔單位連最基本的檔案夾與切理工具都沒有購置齊全。檔案管理方式落后，還停留在相對傳統的手工管理方式之上，沒有及時更新、改造檔案的管理方法，自動化的應用程度非常差，檔案管理與利用水平遠遠無法適應單位與日俱增的需求。

1.3管理意識薄弱

一直以來，很多領導干部對檔案管理的重要性缺少足夠的認識，以為檔案就是保管與抄寫等簡單的工作，既無法給為單位增加收入，又要耗費大量的人力、物力、財力。檔案管理只要能夠做到把守好，不丟失，不泄密，能應付查檔與外調等基本的功能就可以。另外，很多檔案管理人員本身就未對檔案的管理有足夠的重視，在工作中責任感低，職業道德差，工作態度不認真，存在失職、瀆職現象，這些都非常不利于全社會形成一種關心和關注檔案管理的氛圍。

1.4服務觀念不強

很多檔案管理人員，尤其是單位領導者都嚴重缺乏大局觀，檔案工作中單純就業務而論，缺少主動性與創造性，無法把服務工作與改革發展有機地結合，服務觀念缺失，本位主義嚴重。這些都讓檔案管理工作人員的服務意識弱，發展的后勁不足。檔案服務機制不健全，導致檔案的管理工作無法順暢的運行。服務手段簡單，激勵機制缺乏，導致檔案管理人員的服務效率低下，無法發揮檔案信息應有的作用。

1.5管理制度落后

檔案工作的管理程序缺乏制度化、科學化、規范化，不能嚴格執行，不能滿足管理需要。這導致了檔案的收集工作不規范的現象，制度形同虛設，在檔案資料的收集過程中，主動權掌握在別的部門手里，他們想交才交，缺乏明確對檔案的收集考核指標。檔案整理工作缺乏統一標準，在立卷時，很多材料并未按照卷內目錄的順序來進行排序與組卷。導致了卷內目錄與實際整理的順序不相符，立卷時間不記錄，造成了卷內資料漏失等現象。檔案管理工作不規范，管理人員在檔案的借閱方面不能照章辦事，檔案借出之后不按期歸還等現象很突出。

2.做好檔案管理工作的對策建議

2.1提高管理人員綜合素質

檔案管理工作具有很強的專業性，這就要求檔案人員不僅要有較強的責任感，還要具備專業的檔案管理知識，尤其是使用高科技手段管理檔案的能力。所以，只有讓檔案管理不斷學習專業的知識，開拓視野，提升自身的專業素質，熟練掌握相關的法律法規，才能保證在新的形勢之下檔案的管理工作能夠順利的完成。第一，檔案管理工作人員應當注重對專業知識的培養，可以利用自學與參加培訓等方式，讓工作人員熟悉檔案管理各個環節的要求，掌握科學的管理方法，探索出新的管理模式，讓檔案的管理工作能夠實用化、科學化，充分發揮檔案管理工作的功能。第二，單位要在條件允許時，對檔案人員進行專業培養，堅持學與用結合的方針，根據客觀實際，按不同崗位、不同層次，進行多形式、多渠道的培訓，為他們提供更多的學習機會，讓檔案管理人員能夠更多的接觸到新技能、新知識，不斷地提升自身的業務能力與管理水平。

2.2運用先進的檔案管理設備

實現檔案管理的數字化、信息化是信息社會環境之下對于檔案管理所提出的必然要求，也是每個檔案管理人員努力的方向。檔案人員應當運用先進的管理技術與高科技手段，來滿足現代檔案工作日益增長的需要。所以，檔案人員要針對各層次和各行業的查檔需求，結合新形勢下檔案工作發展的趨勢和數字化環境之下的趨勢，加強運用數據庫存、電子檔案、檔管軟件等新技術，努力提升數字化運用水平，增強網絡的服務功能，拓寬公眾網絡查詢檔案服務的范圍，設立檔案網頁，為整個社會提供調檔快速、查檔準確的便捷服務。

2.3加大對檔案管理的重視力度

領導在單位的每項工作中，都起著至關重要的作用，領導的重視與支持，能夠極大的促進工作的順利開展。因此，領導要提高對檔案管理工作的重視，加強自覺更新檔案的意識，給檔案管理提供資金、政策與人才等方面的支持。比如在政策層面，要把檔案管理工作提升到一個戰略的高度，納入到本單位年度規劃之中，不斷建立與完善檔案管理方面的制度規章，更加關注檔案管理的工作人員，解決好他們在工作與生活中的困難，改善他們的工作環境；在資金方面，要加大對檔案管理的投入，不斷完善硬件設施，讓檔案管理人員能夠有個良好的工作環境。在人才方面，要及時糾正檔案管理工作不重要的意識，注重對檔案管理工作的隊伍建設，讓政治上可靠、懂專業、作風正派、有責任心的人員從事檔案管理工作，建立公平適當的獎懲制度，人員待遇和福利、職稱的評定、晉升和提拔等要給予充分重視，充分調動檔案管理隊伍的創造性和積極性。

2.4樹立檔案管理服務理念

提高服務水平，強化服務意識，是推動檔案工作發展的必然要求。檔管人員要端正服務的態度，明確服務的方向，更要樹立市場意識和創新意識，根據市場需求，優化措施，提高質量。只有不斷強化服務意識，才能更好的發揮檔案管理工作的積極作用，實現檔案工作的社會價值。

3.建立健全檔案管理制度

要根據客觀實際情況，制定配套的規章制度，做到檔案管理工作有據可依、有章可循。其次，要做好卷宗裝訂的工作，做到檢索便捷化、案卷完整化，努力實現檔案價值的最大化。再次，要嚴格執行已有的制度。在規章制度的執行過程之中，檔案管理部門要加強對檔案工作的考核與審查，努力做到有過則罰、有功則賞，充分保證制度的權威，對于涉密的檔案管理人員，嚴懲不貸。

4.結束語

做好信息的查閱和咨詢服務，充分發揮檔案信息的功效，扭轉檔管工作在社會發展中被邊緣化的趨勢，形成全社會全員關心、關注和支持檔案工作的良好氛圍。讓其服務于社會主義現代化建設，實現檔案管理工作的價值最大化。

【參考文獻】

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