房地產交易與權屬檔案管理存在的問題與對策

孟凡剛

（山東省鄒平縣住房保障和房產管理局，山東 鄒平256200）

房地產交易與權屬檔案管理存在的問題與對策

孟凡剛

（山東省鄒平縣住房保障和房產管理局，山東 鄒平256200）

【摘要】房地產交易與權屬登記是房地產檔案管理的重要組成部分，進一步完善房地產權屬檔案管理，對于逐步實現權屬檔案管理的規范化、數字化、信息化、標準化具有重要意義。本文重點對房地產交易與權屬檔案管理工作中存在的問題進行了探討，并提出了具體的改進措施，希望對提升房地產權屬檔案管理工作有所幫助。

【關鍵詞】房地產；權屬；檔案

近年來，隨著房地產市場經濟的不斷發展，房地產交易與權屬檔案管理工作顯得越來越重要，在房地產權屬檔案管理工作中出現了新矛盾和新問題。怎樣使房地產交易與權屬登記檔案管理工作更好地服務于社會、服務于群眾成為我們面臨的新課題。

1　房地產交易與權屬檔案管理存在的主要問題

房地產交易與權屬檔案管理是房屋產權權屬信息的重要載體，它涉及到房地產備案登記、產權抵押、房產交易、財產糾紛等方面，與人們的生活息息相關。由于房地產權屬管理檔案信息量大、涉及內容多、信息變動頻繁，使房地產權屬檔案存在的問題也較為突出。

1.1房地產權屬檔案管理，缺乏規范性

隨著房地產業和住房商品化的迅猛發展，房地產權屬檔案變得越來越重要，檔案數量也越來越多，僅靠傳統的管理方式和管理手段已遠遠不能適應新形勢房地產發展的需要。現在是各級交易中心業務受理沒有統一性和規范性，所需材料、證件、需備案材料沒有統一規定，交易窗口在受理業務時收什么材料，檔案室就存什么材料，對于哪些檔案應該提供哪些材料沒有明確的標準和要求，檔案資料是否齊全、是否規范、是否準確、是否具備經得起法律法規推敲的證明材料，國家缺少統一的標準。

1.2檔案管理軟件不能滿足當前實際工作需要

目前，由于軟件功能不完善，部分單位還沒有建立起房地產權屬交易網，當事人還無法通過提供產權人姓名、身份證號等條件查詢到相關的房地產權屬檔案信息。同時在房地產權屬紙質檔案和電子檔案內容一致方面還不完善，因房產的買賣、贈與、抵押、查封、繼承與遺贈等變動較快，在房地產權屬檔案不斷的轉移和變更下，存在電子檔案更新及時變動快，而紙質檔案變更不及時現象，容易造成房地產權屬檔案的電子信息與房地產紙質檔案現狀不一致。由于房產系統沒有統一的軟件系統，造成你用你的軟件，我用我的軟件，所建立的軟件系統無法統一，并且軟件公司開發的系統也存在技術差異，致使在實際工作中也存在著軟件經常出錯、不好用、設計不合理、應用不方便等現象，使得數字化管理系統沒有起到理想的效果。

1.3房地產交易與權屬登記窗口設置不合理，人員業務能力弱

因房地產交易機構與權屬登記機構分設，具體業務分窗口辦理，群眾和業主到大廳辦業務分得太細，有時一個窗口忙不過來，其他窗口卻沒事，咨詢業務也要找相關科室，造成工作人員全局業務不熟悉，相關業務不能在窗口一次性辦理完，不能提供一站式服務。這就使得房地產權屬檔案管理人員只熟悉本窗口的業務。房地產權屬登記窗口分設的現狀，在一定程度上影響了日常管理、業務提升和規范化管理工作。

1.4質量管理和糾錯機制不完善

為了加強辦件質量管理，提升業務辦理的準確度，有些地方建立了房地產交易登記管理制度和相關的工作紀律，對辦件過程中出現的錯誤和問題制定了相應的處罰措施，但是我們最終的目的不是處罰，而是最大限度減少差錯，由于房管部門重視力度不夠，大部分沒有真正建立質量管理體系和事后監督檢查機制，雖有些管理制度，但大部分執行的不是很到位，執行力不夠。

1.5權屬登記的信息沒有得到充分公開

現在房地產部門普遍對房地產檔案信息查閱設置規定比較嚴格，多數城市房地產登記信息未實現公開查詢，一般情況下只允許司法部門及產權人查閱，當事人想要了解自己的房地產信息有關交易、抵押、查封等情況比較困難，房屋權屬登記信息的不公開已落后與現代經濟形勢的發展。

2　房地產交易與權屬檔案管理的對策

2.1制定統一的、科學的、合理的房地產權屬檔案管理規范

針對房地產權屬檔案管理工作，一是我們要加強學習和認真分析研究，根據工作實際不斷分析新問題、積累新經驗、創新新機制；二是相關部門應積極協調盡快制定出科學、規范、有效、操作性強的房地產權屬檔案管理辦法。規范應涉及范圍廣、盡可能細化到歸檔范圍、所需材料、具體規格、保管期限等具體到每項業務內容、在具體工作中還要便于操作，使權屬檔案管理人員有法可依、有章可循。

2.2建設房地產交易與權屬檔案專用智能化系統

根據房地產權屬檔案管理工作需要，研發符合房地產權屬檔案管理的專用系統軟件，在沒有專用系統軟件前，先要對原登記管理信息系統進行升級，達到實現房地產權屬檔案的全方位快速檢索的目的，研發建設“三維GIS數字房管系統”，系統要按照房地產管理業務、辦公、檔案、服務一體化設計，以統一的數據運行平臺為基礎支撐平臺，將三維GIS技術應用到房產管理中，建立 “以圖管房、以房管檔、圖檔合一、圖文表一體化”的管理模式，以實現數據的動態管理。同時也為今后全國房產信息數據聯網奠定基礎。

2.3加強辦件質量管理，建立事后監督抽查糾錯機制

要建立和完善事后監督抽查糾錯機制，結合工作實際制定出臺事后監督抽查糾錯機制，制定具體的事后監督抽查管理辦法，成立專門的檢查領導小組，負責辦件質量的監督檢查，由領導小組安排專人實行定期、不定期對所辦理的業務按照比例進行抽查，查看相關檔案材料是否符合相關規定、并對紙質檔案跟電子檔案進行比對，發現有資料不全、證件有誤等現象及時安排專人進行補救，建立質量檢驗臺帳，把錯案責任制真正落到實處，把錯案消滅在萌芽之中，保證檔案的真實性、準確性和有效性。

2.4精簡辦理流程，提升隊伍素質

科學設置業務流程，通過引入科學、規范的數字智能化系統技術，實現測繪數據、產權數據與檔案數據全面共享，設置科學、合理、有效的受理流程，實現登記業務從受理、審核、登簿、發證到歸檔的一體化管理、一站式服務。同時加大工作人員的業務能力和職業道德方面的培訓，讓工作人員要熟悉各項業務的辦理程序、所需資料等，同時，房產交易與權屬檔案管理人員要進一步改進工作作風、增強服務意識，提升服務效能。

2.5檔案管理信息數字化

要建立檔案管理數字信息化平臺，做好房產檔案的信息收集、公布、利用工作。通過信息平臺建立起房產權屬檔案查詢系統，為人們提供快捷、有效、正確的信息查詢服務，通過檔案查詢系統能夠按房產證號、產權人姓名、身份證號碼等查詢到房屋的變更和基本信息。

總之，“房產”關系到人們的切身利益，關系到人們的日常生活，各級房地產管理部門應進一步規范房地產權屬檔案的管理，加強信息化公開，加大干部隊伍建設，為群眾提供更多更好的房產檔案服務，促進房地產事業在經濟社會中健康有序發展。

【作者簡介】

孟凡剛（1971-），男,漢族，本科學歷，研究方向：檔案管理。