文檔一體化管理模式下中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)

陳梅英

摘 要 檔案信息化是指檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。中職學(xué)校檔案信息化主要包括檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息存儲的數(shù)字化和檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。本文將主要探討文檔一體化管理模式下中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策。

關(guān)鍵詞 中職學(xué)校 檔案信息化 文檔一體化

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

Secondary Vocational School Archives Information Construction in

Document Integration Management Mode

CHEN Meiying

（Guangdong Food and Drug Vocational-technical School， Guangzhou， Guangdong 510663）

Abstract File information refers to the use of modern IT department archives， archives of information resources to strengthen the collection， collation， development and utilization. Vocational schools include network file information， standardization of digital archives stored information and archives information management profile information utilization. This article focuses on the current situation and countermeasures document integration management mode in vocational schools archives information construction.

Key words secondary vocational school; achieves information; document integration

教學(xué)檔案能展現(xiàn)教師不同的教學(xué)面貌，呈現(xiàn)方式雖以書面數(shù)據(jù)為主，在實(shí)施過程，教學(xué)者與同儕教師都必須透過各種不同的方式，以作為了解教學(xué)成效的手段，而教學(xué)觀察與回饋就是其中要項(xiàng)之一。①首先，教學(xué)者先填寫“教學(xué)計(jì)劃與省思表”中的教學(xué)計(jì)劃部分，一方面厘清自己即將進(jìn)行的教學(xué)相關(guān)脈絡(luò)，另一方面作為與同儕教師進(jìn)行觀察前會談的基本數(shù)據(jù)。然后，同儕教師即依照約定的觀察時(shí)間觀察教學(xué)，同時(shí)填寫“教學(xué)行為觀察記錄表”。而教學(xué)者也要在教學(xué)后的四十八小時(shí)內(nèi)，填寫“教學(xué)計(jì)劃與省思表”中的省思部分，并搜集學(xué)生學(xué)習(xí)的相關(guān)數(shù)據(jù)（如作業(yè)、學(xué)習(xí)單等）黏貼于表上，進(jìn)行自我檢視與省思的工作。接著，依據(jù)教學(xué)者的省思記錄，以及教師的教學(xué)行為觀察記錄，進(jìn)行回饋會談，一方面找出教學(xué)者已經(jīng)具備的教學(xué)成就，另一方面也從討論中發(fā)現(xiàn)教學(xué)者可以繼續(xù)成長的教學(xué)行為。②

1 檔案信息化管理的內(nèi)涵

檔案信息化是近年來研究的熱點(diǎn)問題，中職學(xué)校檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善學(xué)校信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)，并堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與學(xué)校信息化協(xié)調(diào)同步的原則，在學(xué)校各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)現(xiàn)過程中，也應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。究其內(nèi)容則主要有電子文件的歸檔、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子檔案的管理、檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)、檔案管理系統(tǒng)軟件等，知識貴在活用，而活用的過程不外乎“內(nèi)隱知識外顯化與外顯知識的內(nèi)隱化”之交互作用的歷程。因此知識若能加以靈活運(yùn)用，則可精益求精、增進(jìn)效能，由此可見知識管理之重要性。③

2 中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)與管理的重要性

“知識管理”的要旨就是要把人腦中的知識化為具體的杠桿效應(yīng)，為組織增加資產(chǎn)。知識位居于文明之核心，并成為我們思考、信賴和從事及質(zhì)疑文明本質(zhì)的基礎(chǔ)，使科技得以出現(xiàn)，并轉(zhuǎn)變了我們的世界。在當(dāng)代世界中有可供使用的大量信息，知識的類型亦相當(dāng)繁多，尤其身處在信息時(shí)代，更是充斥著各式各類的知識，而哪些才是教育工作人員所需要的？能夠?yàn)榻虒W(xué)過程帶來何種效益？如何使眾多知識有系統(tǒng)的呈現(xiàn)？如何搜集、精煉、儲存、分享、創(chuàng)造知識，管理這眾多知識，便是知識“管理”的目的。

如何善用知識，將會是未來競爭的主要關(guān)鍵因素。人類的知識不斷被開發(fā)出來，而信息也將面臨“數(shù)據(jù)過剩，卻信息不足”的失調(diào)問題，教學(xué)資源的多樣化，使得教育工作者無法忽視知識管理的重要性。相信未來在科技上的進(jìn)步，并不只在于信息的生產(chǎn)，更也不會是信息的傳播，最困難的問題將是在于如何減少和篩選信息。未來儲存信息的能力是相當(dāng)可觀的，但是要如何從我們記憶中取出有用信息的能力確實(shí)相當(dāng)貧乏。真正的知識管理，便是要做到取出每個(gè)人腦袋里所需要的信息，凡能藉由知識管理系統(tǒng)而不斷學(xué)習(xí)的組織單位，才能發(fā)揮知識的最大功能，帶來競爭優(yōu)勢。④

3 文檔一體化管理模式下中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的策略

3.1 強(qiáng)化中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的意識

教育被視為一專業(yè)工作，于是乎需以專業(yè)知識為基礎(chǔ)，而教育專業(yè)知識是由教育研究、研習(xí)中學(xué)習(xí)而得，亦能由教師的實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)及省思所產(chǎn)生。教師所累積的教學(xué)實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，往往是教師教學(xué)智慧的結(jié)晶，十分珍貴。但遺憾的是，學(xué)校方面往往忽略了教師長年所累積下來的專業(yè)知識，并伴隨著教師調(diào)動或是退休而消逝無蹤，無法有效的經(jīng)驗(yàn)傳承及保存;同樣地，教師本身亦往往不清楚自己所擁有的專業(yè)知識，而造成無法儲存、應(yīng)用甚至分享，更不用說是創(chuàng)造新的知識。教師所擁有的教師專業(yè)知識乃是學(xué)校組織中的重要資產(chǎn)，然而，學(xué)校和教師對于知識管理的內(nèi)涵，卻仍一知半解。

3.2 加強(qiáng)對檔案人員信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)

學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。⑤

我們有必要將這些珍貴的知識或經(jīng)驗(yàn)須予以搜集、儲存并傳承分享，以至于其它教師得以透過這些珍貴知識而提升教學(xué)質(zhì)量、活絡(luò)教學(xué)過程，“教師個(gè)人知識管理”便因此被孕育而生。對教師而言，知識管理是一種專業(yè)學(xué)習(xí)的過程，也是獲取專業(yè)知識的手段，再者將知識管理應(yīng)用于教育的領(lǐng)域，早已成為近年來教育研究的主要議題。學(xué)校本身可視為是一個(gè)教師社群的結(jié)合，而教師知識更是學(xué)校的重要資產(chǎn)，更應(yīng)珍惜并積極管理。若教師知識管理得宜，教師將不再只局限于自我的知識，可借助他人所分享的知識，達(dá)到教師專業(yè)成長的理想。教師個(gè)人專業(yè)理論有許多屬于內(nèi)隱的、特殊的以及不斷建構(gòu)、變動的特性，大體上是透過團(tuán)體合作、自我省思、深度對話等活動而得。知識的生成變化是個(gè)體其內(nèi)在個(gè)體經(jīng)驗(yàn)、意義結(jié)構(gòu)在社會或特定文化脈絡(luò)之中，交互影響歷程中，不斷經(jīng)由詮釋、反當(dāng)、轉(zhuǎn)化的結(jié)果。因此，教師的知識管理策略，必需著重在整體的教師專業(yè)實(shí)踐歷程。⑥

3.3 加大檔案現(xiàn)代化管理的投入

制約檔案現(xiàn)代化管理的因素有很多，如資金、人才等，但起主要決定因素的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識水平，應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一工作，沒有資金，應(yīng)想方設(shè)法創(chuàng)造條件投入資金;沒有設(shè)備，應(yīng)千方百計(jì)配置先進(jìn)設(shè)備;沒有管理人才，應(yīng)積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才;把檔案現(xiàn)代化管理納入中職學(xué)校檔案管理工作計(jì)劃，列入中職學(xué)校檔案部門重要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容進(jìn)行考核。

4 結(jié)論

總之，檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用，所以我們必須加快電子檔案的現(xiàn)代化建設(shè)管理進(jìn)程，確保中職學(xué)校檔案為學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)。

注釋

① 李靜.職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案信息化建設(shè)探析[J].黑龍江檔案，2014.3：60.

② 梁景芝.中職學(xué)校檔案集中化管理問題研究[J].中共鄭州市委黨校學(xué)報(bào)，2014.2：85-87.

③ 林艷梅.中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化管理探討[J].城建檔案，2014.5：84-85.

④ 杜玉林.以人為本背景下中職學(xué)校檔案管理工作要點(diǎn)分析[J].中國管理信息化，2014.13：111-112.

⑤ 張?jiān)?中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)之我見[J].黑龍江史志，2014.3：88.

⑥ 杜曉娟.中等專業(yè)學(xué)校檔案信息化管理的問題及對策[J].中國管理信息化，2014.13：109.