集團財務管控軟件及ERP社會物質性研究

暨南大學 王惠芬 崔 雷

一、引言

我國企業ERP軟件應用起源于上世紀90年代初，以標準的財務電算化應用起步，2000年以后逐步擴展到企業級應用，之后又升級為集團管控。我國企業新一輪的ERP軟件選型和應用浪潮已經出現，國內外各大廠商都推出新一代的ERP軟件，業務模式驅動、動態企業建模和平臺化成為新一代ERP的最新詮釋，這也驅動學者們需要更加透徹地理解ERP軟件的本質。2011年國際頂級期刊MISQ發出特約征稿“信息系統的社會物質性”，從本體論上提出重新理解信息系統。“信息系統并不具有本質上決定性的意義、界限和屬性，不是先天完備的實體，應該從信息技術、行動者和組織交互過程中理解當前的、不斷被再造的意義、界限和屬性。”組織和組織化理論研究的最新成果指出，組織是由利用人工器物工作的人組成，組織化是組織中的人和人工器物的交互模式不斷創建、滲透和改變的過程，在交互中催生網絡，形成慣例和制度。盡管組織和組織化研究強調人與人工器物的交互，但是研究人員常常忽略像ERP軟件這種人工器物在組織和組織化中的作用。奧里科夫斯基指出：“很多組織研究的文獻缺乏對于實踐交互中人工器物的重視和研究”。基于現實和理論背景的驅動，本文旨在研究ERP軟件的本質特征，即ERP軟件到底有哪些特性，這些特性對于ERP軟件開發和應用有哪些實踐指導意義。論文以人工器物的概念為起點，從物質性和社會物質性兩個視角綜述了國內外學者對信息技術及ERP軟件本質和特性的研究，并利用具體ERP軟件應用案例對這些特性進行詳細闡釋。最后從認識論的視角總結了國內外ERP軟件研究和實踐的三個階段。

二、人工器物及其物質性定義

（一）ERP軟件是一種人工器物 按照維基百科的解釋，人工器物的概念源于考古學，人工器物是由人制造或塑造的事物，例如一個工具或工藝品，是經過考古發現或恢復的，具有文化意義。社會學家將這個詞引入社會學領域，提出了社會人工器物和文化人工器物的概念，社會人工器物是指個人或社會群體或他們的社會行為的產物。文化人工器物是指任何由人類創造的，能夠提供其創作者或使用者文化的事物，按照這一定義，人工器物可以不具有物質形式，可以是概念性的，或電子性的。詹森提出的組織文化框架理論中的慣例和儀式、軼聞/故事、標識、權力結構、控制體系和組織結構等都是組織文化的人工器物。斯威德勒在其文化工具箱理論中闡述的原則、象征符號和儀式也是組織文化的人工器物。ERP軟件作為人的社會行為的產物，可以固化慣例、組織結構、權力結構和控制體系，因此ERP軟件可以被看作是一種人工器物。

（二）ERP軟件作為人工器物的物質性 目前管理學、社會學和傳播學的文獻認為人工器物的核心屬性是物質性。萊昂納蒂對物質性給出定義，物質性是人工器物的某些屬性，它可以提供用戶從事某項工作的能力。奧里科夫斯基認為在組織實踐和組織化過程中，具有物質性的人工器物發揮重要作用，它不僅包含可觸摸的實物，例如辦公室、桌子、電話、交通工具等，還包含不可觸摸的各種流，例如ERP軟件中的數據流、信息流，水流、電流和空氣流。例如每個人每天都與谷歌搜索發生物質性交互。

ERP軟件作為電子形態的人工器物，雖然不具有實物形態，即不可觸摸，但是它具有物理屬性，可以通過代碼和數據結構來改變和理解它，這種代碼提供了業務場景支持能力。軟件設計人員有目的地在軟件建立業務場景支持能力，并通過使用說明書詳細闡述了這些物質性，實施人員和用戶通過使用說明書、以往經驗和企業的實際應用匹配出相應的業務場景，并給出使用方案。諾曼認為軟件代碼可提供的業務場景支持能力在不同的應用場合是不會變的，它們是已經被設計好等待被使用。但是根據作者長期的實施案例研究發現，ERP軟件的物理屬性對于每個人都是一樣的，因為標準金盤中提供的ERP軟件代碼都是一樣的，而不同的人對于軟件可以提供的物質性，即可以提供的業務場景理解是不同的。ERP軟件設計人員開始所設想的業務場景支持能力與企業真實運用的業務場景可能會存在差異，實施人員和用戶會根據實際的企業應用需求變通應用軟件，這些應用的業務場景可能是設計人員沒有想到的，因此，不僅需要從軟件代碼本身提供的業務場景支持能力理解物質性，更需要從ERP軟件與行動者、組織的交互過程來理解其物質性。

由于組成ERP軟件的物理屬性是代碼和數據結構，使得它與其他具有實物形態的人工器物相比，具有更大的軟性，即被改進和再造的空間更大，更容易。目前業界主流的ERP軟件強調支持業務模式驅動、動態企業建模和平臺化，都是強調ERP軟件的軟性，可以根據企業業務模式來構建軟件，動態支持企業業務模式調整。

三、ERP軟件與行動者、組織交互過程研究

按照社會物質性理論視角，物質性是內在于組織活動中的，日常生活中社會性和物質性是構成性的纏繞在一起的，信息系統研究人員的核心挑戰是理解信息系統與組織實體的復合型本質，需要在信息系統實踐中理解組織、人員和技術的循環交互關系。具體到ERP軟件，ERP軟件作為人工器物，其社會物質性只有在人或組織利用它實現特定目標時才能表現出來。影響ERP軟件的社會物質性不是它由什么組成，而是它允許人們做什么。盡管相同的ERP軟件對于每個人來說其物理屬性，即代碼都是一樣的，但是行動者對于其社會物質性的理解是不同的，因為交互過程是不同的。接下來，本文將具體從ERP軟件與行動者，與組織的交互過程中來研究其社會物質性。

（一）ERP軟件具有保證行動者動力機制的作用 ERP軟件作為人工器物，可以幫助實例化抽象的管理思想，是一種制度傳遞者。因此，ERP軟件在與行動者交互的過程中，有時可以起到實例化管理思想，提高組織績效的作用，有時卻起到了反面作用，此外，企業不同層面的用戶在使用軟件的過程中關注點不同，相同的軟件保證了管理層的使用效果，卻遭到一般用戶層的反對。這其中的關鍵在于ERP軟件的使用能否從制度層面起到保證行動者動力機制的作用，即在ERP軟件物質性輔助下的管理制度能否內在的對人的積極性進行引導和激勵，對人的行為進行約束和控制，為工作提供便利，從而驅動行動者共同實現組織目標和績效。

（1）導向與激勵機制研究。按照管理系統動力機制理論，導向與激勵機制的功能是引導和激發人的積極性。具體做法是抓住業績考評這個關鍵環節，借助于考評體系把個人目標與組織目標捆綁在一起，將人的積極性引導到實現組織目標的軌道上來。課題組調研了廣州一家鉆石企業的ERP應用案例，該企業將RFID技術與ERP軟件相結合，應用于實時的生產完工作業統計中。該企業對于生產一線工人采用計件工資制，在沒有使用ERP系統之前，按照每周統計每個工人的作業量，因為采用人工事后統計的方式，經常出現糾紛，一線工人與管理人員對作業量認定不一致，這樣挫傷了工人的工作積極性，計件工資沒有發揮到應有的激勵效果；對于某些需要團隊完成的工作，團隊之間協調缺乏實時信息支撐，導致團隊任務無法完成，因此也拿不到團隊獎金，這樣也導致團隊內部互相指責，推卸責任。在采用ERP系統后，通過RFID技術實時跟蹤完工量，每個工人實時可以看到自己的完工量，以及可以拿到的計件工資，對于需要團隊合作完成的產品，RFID技術同時可以實時跟蹤，團隊每個成員可以實時看到團隊任務的完成進度，對于瓶頸任務大家共同完成，進而可以拿到團隊獎金。經過ERP軟件的實施，該企業每月的產量增長了一倍。在該案例中，ERP軟件與企業制度結合起到了導向和激勵作用，將企業產量目標與個人目標、團隊目標掛鉤，將計件工作的激勵功能最大化的發揮出來。

（2）約束與控制機制研究。約束與控制機制是利用行為主體之間的利益沖突建立相互制約的耦合，通過建立控制點對行動者行為進行前饋、同期和反饋控制。約束和控制機制的功能是防錯糾錯，確保組織沿著既定的軌道運行。課題組調研了廣東江門一家摩托車企業的ERP軟件應用，在上ERP軟件之前，對采購人員的約束與控制一直是困擾企業管理的難題之一，采購人員經常以與某個供應商關系好壞來確定供應商和采購數量，而不是以采購價格、交貨期和質量為依據。并且管理人員很難控制；每次采購的采購價格由采購人員與供應商談定，偶爾會出現采購價格過高，進而導致產品成本過高，產品毛利為負的情況；采購人員不按需采購，而是為了省事一次性采購很大的數量，這樣就可以減少工作量。在ERP軟件上線之后，供應商選擇不再由采購人員決定，采購人員只負責尋找新的供應商，并談價格，至于選擇哪個供應商與他無關，由質量工程師對采購樣品打質量分，物管員對每次到貨及時率打分，最終由ERP軟件自動選擇供應商，價格、質量和到貨及時率，誰分數高就選誰。并且談好價格后，在系統中做核價單，由財務部核算成本后審核核價單，這樣做到供應商報價和采購價格一致。此外，采購人員只能根據生產計劃運算結果和系統設定的最小訂貨量來訂貨，管理人員可以定期檢查采購人員下達采購訂單的時間和數量，防止過量采購和庫存積壓。ERP軟件幫助企業做到了對采購人員的約束與控制。

ERP軟件可以幫助企業實現對隱性知識的控制，尼森認為組織所依賴的大量知識存在于其勞動技能和隱形知識中，這些慣例是組織的基因，信息系統提供的信息本身并不一定是支持行動的知識，需要解讀信息字段的社會意義及包含的隱形知識。目前新一代的ERP軟件強調平臺化特性，即不僅可以提供最佳業務實踐，而且可以根據企業要求挖掘可以程序化的隱性知識和慣例，通過平臺化開發融入到已有的ERP軟件中，使得企業成為ERP系統支撐的企業，即使有些關鍵人員流失，也不影響企業的正常運行。

（3）便利機制。人創造人工器物的最初目的就是為了幫助人完成某項工作，因此人工器物可以在一定程度上為人提供某種便利性。ERP軟件提供各種算法，例如MRP的算法、能力平衡算法，可以實現單據的全程追溯，提供實時的報表查詢，這些為一線員工提供了工作便利，因此增強了員工的工作積極性。課題組調研了澳寶水務集團公司，該公司利用IPAD與ERP系統集成，實現了土建工程的現場管理，幫助現場管理人員簡便地實現信息集成。在沒有使用系統之前，該公司對于土建工程的現場管理采用手工做筆記，然后由文員集中錄入電腦，這樣增加了工作量，并且數據準確性不高。使用系統之后，管理人員根據工程施工情況，利用IPAD現場維護項目進度信息，考慮到管理人員年齡比較大，對于信息化工具熟練度不高，開發人員對界面的易用性優化，采用大字體，不需錄入，只需選擇，同時可以上傳即時照片。課題組調研了東莞一家化妝品公司，該公司主要從事國外品牌的OEM加工業務，因此有很多的進出口業務，在實施ERP軟件過程中，ERP軟件本身對于進出口稅率的管理有一套完善的解決方案，可以針對每一單進出口業務核算其稅率，但是這套方案要求基礎數據完整和準確，由于該公司物料過多，而維護這些基礎數據需要多個部門參與，工作量過大，導致該公司放棄了系統最優方案，采用了次優方案，按照一定的比例來分攤進口稅率。

（二）組織層面——反饋減熵性與象征符號ERP軟件作為人工器物參與組織和組織化的實踐過程中，主要表現為兩種特性，一是反饋減熵性，二是象征符號性。

（1）反饋減熵性。按照維基百科，熵（entropy）指的是體系的混亂程度。香農將熵的概念引入信息論中，熵作為描述信息混亂程度或不確定性的量度。控制論的鼻祖維納認為任何社會組織系統都具有增熵趨勢，即在組織信息傳播過程中，終端無論是人，或是機器，都需要經歷幾個轉換階段，在任何兩個階段，都可能出現信息遺失。維克在組織信息理論中對于這種增熵趨勢做了具體描述，他認為，組織存在于信息環境之中；組織接收的信息具有不同程度的模糊性；組織必須不斷地減少信息模糊性來實現有效地運作和達成目標。對于如何降低組織的增熵趨勢，即減少信息的模糊性，維克提出從兩個方面入手，一是建立傳播規則，包括持續原則、人事原則、成功原則和省力原則等；二是建立基于反饋的傳播循環。ERP軟件作為人工器物可以幫助組織基于這兩種機制來降低組織增熵趨勢。目前基于業務模式驅動的平臺化ERP管理軟件不僅內置了行業的最佳業務實踐，同時提供了客戶化的配置工具，對于審批流、業務流支持自定義，企業可以借助于ERP軟件平臺搭建傳播規則，將優化的、省力的傳播規則固化在軟件中。

在建立基于反饋的傳播循環方面，先令認為ERP軟件的主要目的是通過創建反饋環迅速地向有關決策中心傳送相關“在線”信息。朱波夫認為ERP軟件提高了組織信息的記錄、存儲、分析和傳送能力。阿德勒認為ERP軟件能夠縮小部門之間的緩沖空間，增加部門之間的相互依賴，因此帶來了組織結構特征的改變。吉爾布雷斯認為ERP軟件消除了通過社會結構處理信息的需求。課題組調研了廣州一家鐘表生產企業的ERP軟件在庫存管理上的應用，在使用ERP軟件之前，倉管員需要對材料的采購量和領料量進行控制，這一工作受到多方模糊性信息的影響，首先是公司總監的要求，他要求倉管員“控制發貨數量，進而控制企業成本”，這就要求倉管員掌握每種產品的物料清單，根據生產計劃對車間統計員的領料單進行核算、調整，盡量少發貨。其次是車間統計員，車間統計員會根據生產需要核算領料單，但是為了方便生產，會多要一些，這樣難免會跟倉管員發生矛盾，如果雙方關系好，就會互相做一些人情化的事情。這樣倉管員會要求采購人員多采購一些，防止缺料。公司總監雖然要求倉庫員控制好發料數量，但是缺乏信息對倉管員的工作進行監督和檢查，只能事后分析，一旦事后分析就會出現糾紛，互相推諉責任。在實施ERP軟件之后，倉管員只需要按照ERP運算結果發料，使得倉管員信息模糊性大大降低，這樣既降低了倉管員的工作難度，又防止了原材料庫存的積壓。

（2）象征符號性。國際上對于ERP軟件社會物質性的最新研究是從象征符號性角度闡釋ERP軟件，布爾迪厄提出了符號資本的概念，認為符號資本是一種象征權力，即通過占有符號資本而取得支配社會資源和他人行為的象征權力。擁有符號資本可以獲得社會和他人的欣賞、尊重、敬意等，并進而可以獲得其它服務。課題組調研了惠州一家化妝品生產企業的ERP二次選型過程，該公司于2005年實施了一家小型ERP軟件提供商的軟件，已經成為該公司在該行業的樣板用戶，2012年公司因集團信息化發展的要求，需要重新選型，經過考察原來的ERP軟件提供商已經開發出了集團ERP軟件，并且在功能上可以滿足該企業應用，但是該企業領導在調研了本行業企業采納的主流ERP軟件提供商后，最終選擇了另外一家國內排名第一的ERP軟件，盡管在功能上與企業管理有差異，但是選取與同行業典型企業相同的ERP產品，目的也是為了追求合法性，獲得合作伙伴的認同，從而提升自我的聲譽和符號資本。

四、結論

從國內外ERP軟件的理論研究和實踐中可以看出，ERP軟件作為人工器物，在其核心本質的理解和應用上，經歷了“物質決定論”，“社會決定論”和“社會物質性”三個階段。“物質決定論”過分強調ERP軟件的物質性，SAP的ERP軟件最先引入中國時，強調“世界500強企業中80%都是SAP的客戶”，“SAP的ERP是世界級的管理軟件”，在實施時強調SAP的軟件嵌入的是行業的最佳業務實踐，因此拒絕二次開發，導致企業管理和ERP軟件難以契合，軟件只是起到走賬的作用，很難起到支撐企業管理的作用，此外用戶基于象征符號性的考慮，不愿意承認軟件實際應用中的問題。“社會決定論”則反映了國內的中小型ERP軟件廠商，過分強調客戶的個性化定制，忽略了ERP軟件本身的物質性，課題組調研了一家佛山的企業，在實施ERP過程中，過分強調企業個性，實施過程中打了一千多個補丁，最終導致無法上線。“社會物質性”對于ERP軟件采用技術二重性的觀點，既強調ERP軟件的物質性建構，也重視其社會性建構，需要在ERP軟件與行動者、組織的交互過程中理解其本質特性，本文結合中國企業ERP軟件的應用實踐，對這些本質特性進行了深化研究，總結出ERP軟件與行動者交互的動力機制作用，與組織交互的反饋減熵性和象征符號性，ERP設計人員應該將這些要素融入到ERP軟件的物質性中，同時提高軟件的軟性，即對企業業務變化的適應能力，能根據企業管理要求隨需而變，ERP軟件應用企業應理解軟件的業務場景提供能力，根據軟件的特性進行適當的配置和二次開發，以保證軟件的最佳應用效果。

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