我國高校檔案信息化建設存在的問題及對策

薛斌++馬歡++薛文

摘 要：隨著我國科技日益發展，高校檔案信息化成為國家信息化建設的重要內容和必然要求。本文通過分析高校檔案信息化存在的問題，為充分共享、開發館藏檔案信息及辦公自動化提出相關實施措施。

關鍵詞：高校 檔案 信息化建設

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）09（a）-0216-01

高校檔案客觀反映和記錄著高校教學、科研、黨政管理等各方面的改革發展過程，隨著網絡信息技術的廣泛應用及飛速發展，高校檔案信息化建設勢在必行。采用什么樣的改進措施，來推進高校檔案信息化水平，為學校、教師及學生更好的服務，是檔案信息化需要面對的重要課題。本文試以檔案信息化建設相關的幾個基本問題進行分析，并提出改進措施。

1 檔案信息化建設存在的問題

1.1 資金投入不足，基礎設施不夠完善

檔案信息化建設必須以高性能的軟硬件基礎設施來保證。目前網上的檔案機構主要用于宣傳檔案法律法規，以擴大檔案業務信息交流，網上檔案業務還沒有真正開展起來，檔案網站存在許多技術上的缺陷和不足。在檔案信息化建設過程中，需要投入大量的資金購置計算機、掃描儀、路由器、復印機、縮微器等設備，連接內外部網絡，進行信息安全防護等，后期檔案軟硬件設備的維修、更換、升級也需大量資金的支持，資金投入不足已成為制約我國高校檔案信息化建設的最大障礙。由于高校更看重教學及科研，無暇顧及檔案軟硬件的配置及更新，學校大量經費多數都用于科研項目的支出，有時經費還會被一些緊急的工作臨時挪用，因此無法配置好的檔案軟硬件設備，這些都嚴重制約了檔案信息化建設的速度。

1.2 信息化標準規范體系不夠健全

檔案信息化是一項系統工程，具有文件異構性、信息高度分散性等特征。高校檔案館接收的紙質及電子檔案來自學校不同的學院及部門，相關資料也在各單位間共享，比如研究生部有學生處理文件，學生部也有學生處理文件，這樣移交入館時出現了重復的無差異化文件，檔案館面對巨大的信息量，需要迅速的篩選出有價值的信息，這就需要建立一套適合本校實際情況的信息花標準規范體系。目前雖然已有一些規章制度出臺，但還不能滿足檔案信息化快速、有效的進行及發展。如電子檔案與紙質檔案共用的標準，電子檔案具體操作規范亦處在起步階段，針對各學校檔案信息化建設的規范體系也需依據具體管理情況建設。

1.3 建設任務繁重，人員專業化程度不高

在檔案信息化建設過程中，首先要對現存檔案進行數據化處理，通過縮微、掃描等手段，將照片、音像、文書、書籍等轉換成電子文件。然后根據檔案管理規范，便于檢索利用，對其歸類，并根據電子信息技術的進步，更新軟件，設置防火墻，進行數據備份、數據加密等防范措施。信息化時代需要檔案管理人員具備較高的綜合素質及專業能力，檔案管理員需熟練使用計算機同時又精通檔案業務知識。但在目前高校重視教學、科研的情況下，學校很少會把檔案管理視為重點，去培育優秀的檔案管理人員，人才的匱乏已成為制約高校檔案信息化建設的瓶頸。

2 對策及措施

2.1 加快信息化建設規章制度的制定及推行

檔案信息化建設能否正常發揮其功能離不開檔案管理部門規章制度的建立。制定出符合檔案信息化運行的具體措施和辦法，明確檔案信息化建設的任務和重點，指導高校檔案管理規范的建設、運行、管理及維護工作，使高校檔案信息化建設有規可守，有章可循，保障高校檔案信息化建設朝著制度化、標準化和規范化的方向發展。檔案信息化建設的制度一般包括：保密制度、查閱利用制度、網絡安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標責任制等。各項規章制度隨著工作實踐不斷完善，以保證檔案規章制度的權威性。

2.2 增加資金投入，加強軟硬件基礎設施

高校檔案業務要正常運行需要配置計算機、網絡軟硬件、復印機及掃描儀等設備，這是一項投入大，累積長、見效晚的工作。爭取領導重視和支持，加大資金投入力度，是實現、加速檔案信息化建設的基本保證。首先，教育主管部門要依法增加高校教育經費投入，使高校有可靠的資金投入檔案信息化建設中。其次，高校自身要多方籌措資金，加大檔案信息化建設方面的投入力度，以此提高檔案信息化軟硬件設備。最后，檔案管理部門自身也可以通過合理的渠道增加收入，堅持爭取財政支持與積極自籌相結合，使高校數據庫資源能夠發揮其應有的作用。

2.3 加強檔案信息源建設，完善檔案管理應用系統

充分利用檔案信息化管理軟件，在檔案管理應用系統中給與各部門權限，使全校各部門可根據自己的權限范圍在應用系統中分類傳閱相關文件，并注明處理意見，只需在年終歸檔時向檔案館移交一份歸檔清單，從而減少了檔案館數據錄入工作。或者檔案管理部門組織大量人力，以人工輸入的方式錄入檔案數據，有重點、分步驟地將現有檔案信息數字化，保證所有保存的電子文件的真實性、安全性和完整性。加強檔案信息源建庫入網工作，把檔案數據庫作為學校重要信息資源，構建全校檔案文獻數據庫。同時充分利用并發揮網站的作用，使檔案部門網站成為宣傳檔案工作、開展檔案業務的服務窗口。

2.4 加強人才培養，提高隊伍素質

檔案管理部門要堅持以人為本，一方面充分調動管理人員學習的積極性，既要熟練掌握檔案方面的專業知識，還要熟練操作計算機技術，包括檔案數據的錄入、校內外網絡的連接、圖像處理、數據庫使用、網頁制作等。另一方面，引進既具備檔案業務能力又能熟練操作計算機的復合型人才，同時選送檔案管理人員定期進行檔案業務培訓，通過繼續教育、專題講座等形式鞏固管理人員的檔案知識，使其不斷更新、擴展檔案業務知識，提高管理人員檔案業務能力和水平。

參考文獻

[1] 何玲.檔案信息化建設相關問題的探討[J].檔案學通訊，2004（5）：37-40.

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