關(guān)于電子檔案整理與保護(hù)的探討

王丹丹

[摘 要]當(dāng)今社會(huì)是信息化時(shí)代，社會(huì)各行各業(yè)都將先進(jìn)的信息化技術(shù)應(yīng)用在工作中，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化與數(shù)字化。在檔案管理工作中，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的使用，檔案載體已經(jīng)從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，需要管理人員更新傳統(tǒng)的檔案整理方式與保護(hù)方式，這樣才能夠提高電子檔案的管理水平。本文就電子檔案的整理與保護(hù)措施進(jìn)行分析，以供參考。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；整理；保護(hù)措施

一、概述

所謂電子檔案也就是采用計(jì)算機(jī)、磁盤(pán)、光盤(pán)等多種設(shè)備將信息數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)。這種載體的檔案與紙質(zhì)載體的檔案相對(duì)應(yīng)，其單位為案卷。虛擬檔案也就是將檔案實(shí)體通過(guò)多種錄入方式將其轉(zhuǎn)變?yōu)樽止?jié)存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)或者磁盤(pán)當(dāng)中，并且通過(guò)顯示屏，用戶也就能夠?qū)@些信息進(jìn)行查閱。隨著現(xiàn)代化社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)中的信息越來(lái)越多，這就需要我們對(duì)信息加強(qiáng)管理，但是如果采用傳統(tǒng)的管理方式，必然無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的要求，不利于電子檔案的管理。因此我們?cè)趯?shí)際工作中必須要加深電子檔案整理與保護(hù)的認(rèn)識(shí)，采用最科學(xué)有效的管理方法，提高電子檔案的管理水平，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

二、電子檔案的整理方法

1、對(duì)于文書(shū)電子檔案的整理

在對(duì)文書(shū)類電子檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中，管理人員需要做到以下幾點(diǎn)工作：1）采取措施對(duì)文書(shū)類電子文檔進(jìn)行規(guī)范化整理，并將這些電子檔案進(jìn)行集中組盤(pán)；2）建立一個(gè)健全的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)這一數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)電子檔案進(jìn)行全面處理，并將其進(jìn)行分類，并且在還可以在其中建立一個(gè)文件目錄，這樣也就有利于用戶查閱信息提供了方便。另外，在對(duì)一些本身為紙質(zhì)載體的檔案，若需要進(jìn)行電子整理，這就要求管理人員采用相應(yīng)的設(shè)備將文字錄入計(jì)算機(jī)中，再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)這些文件進(jìn)行傳遞與整理。當(dāng)管理人員將這些文書(shū)類電子檔案整理完畢之后，還需要根據(jù)其重要程度將電子檔案進(jìn)行分類管理，最后通過(guò)審查之后直接放到電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。

2、對(duì)于人事檔案的電子歸檔

針對(duì)于人事電子檔案，管理人員需要根據(jù)這些信息內(nèi)容建立一個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并在建立過(guò)程中應(yīng)當(dāng)附加一些文字與多媒體信息，附加的文字一般是對(duì)于人的綜合信息，而多媒體信息則是附加一些視頻、音頻、圖像等信息。

3、對(duì)于科技類電子檔案的整理

一般來(lái)說(shuō)，科技類電子檔案的類型相對(duì)較多，其中主要包括設(shè)備、聲像等。在對(duì)這一類電子檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中，相關(guān)工作人員首先應(yīng)當(dāng)對(duì)這些信息進(jìn)行掃描，然后再將信息按照一定的方式進(jìn)行連接，這樣也就方便對(duì)其整理以及后期用戶的檢索。針對(duì)一些設(shè)備類的電子檔案，隨著現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，許多商家在所提供的技術(shù)大多從圖紙逐漸轉(zhuǎn)向電子化，那么管理者在對(duì)其進(jìn)行整理的過(guò)程中，管理人員不僅要采用普通的整理方法，還需要根據(jù)實(shí)際情況建立一個(gè)特定的工作平臺(tái)，并嚴(yán)格按照設(shè)備檔案整理的注意事項(xiàng)進(jìn)行整理。

三、電子類檔案的保護(hù)

1、電子檔案的保護(hù)

從當(dāng)前我國(guó)發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，管理者對(duì)電子檔案的保存依然處于脫機(jī)保存階段，因此，人們?cè)诒４鏀?shù)據(jù)的過(guò)程中一般都會(huì)將軟盤(pán)應(yīng)用在其中。而在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展推動(dòng)了光盤(pán)的發(fā)展，由于光盤(pán)在實(shí)際使用過(guò)程中具有抗干擾能力好、結(jié)構(gòu)穩(wěn)定、保存時(shí)間長(zhǎng)等優(yōu)點(diǎn)，因此人們將其代替了軟盤(pán)應(yīng)用在電子檔案的保護(hù)當(dāng)中。如今，隨著各種電子檔案的不斷增多，檔案管理部門(mén)都已經(jīng)將光盤(pán)應(yīng)用在了其中，但也受到一定的限制，軟盤(pán)并沒(méi)有得以徹底改革。因此在實(shí)際工作中，管理者必須要采取最有效的措施對(duì)軟盤(pán)電子檔案以及光盤(pán)電子檔案進(jìn)行保護(hù)，以保證電子檔案的安全性。

2、軟磁盤(pán)的保護(hù)

首先，規(guī)格要統(tǒng)一，最好使用3.5的高保密軟盤(pán)，另外，軟盤(pán)的質(zhì)量也非常的重要，這直接關(guān)系這數(shù)據(jù)的安全和電子檔案的保存時(shí)間。軟盤(pán)的保管條件要做到規(guī)范統(tǒng)一，不允許把磁盤(pán)放在有強(qiáng)的磁場(chǎng)、震動(dòng)、有腐蝕氣體、有灰塵的地方。環(huán)境的濕度最好控制在百分之五十左右，溫度最好控制在20度左右。另外各部門(mén)還要加強(qiáng)病毒檢測(cè)，確保電子文件保存的磁盤(pán)沒(méi)有病毒。有的電子文件在存盤(pán)時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開(kāi)。所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。最后如果條件允許，我們應(yīng)該把軟磁盤(pán)載體換成光盤(pán)，這樣才能存放的更加的長(zhǎng)久。

3、光盤(pán)的保護(hù)

（1）排放、使用要規(guī)范

我們?cè)诖娣殴獗P(pán)的時(shí)候要把光盤(pán)放在盒子里然后直立放置，不讓光盤(pán)堆疊，防止翹曲，在光盤(pán)使用的過(guò)程，我們也要盡量的避免劃痕、摩擦。

（2）溫度、濕度良好

如果光盤(pán)放置的溫度過(guò)高或者太潮濕，光盤(pán)就很容易氧化、變形甚至片基霉變。所以我們要把光盤(pán)放在l4—24℃，濕度40%一65%的環(huán)境里面。

（3）做好避光工作

由于光盤(pán)的保護(hù)層是塑料的，所以會(huì)受到紫外光的傷害，如果陽(yáng)光直射光盤(pán)就會(huì)提前老化。所以，我們要注意光盤(pán)的避光。做好是定期復(fù)制，一般來(lái)說(shuō)磁盤(pán)是2年，光盤(pán)是5年，這些年過(guò)后最好轉(zhuǎn)儲(chǔ)，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后使用原載體編號(hào)繼續(xù)保存。

四、總結(jié)

電子檔案的儲(chǔ)存介質(zhì)作為多媒體光盤(pán)能夠極大地縮小檔案的存儲(chǔ)空間，也有著很好的存儲(chǔ)擴(kuò)展能力，可以更好的保存、管理檔案，并促進(jìn)檔案信息載體向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展，從而使檔案信息資源共享成為可能，信息傳輸迅速、廣泛，便于查詢與管理，方便快捷，電子檔案有著非常光明的前景。

電子檔案的整理和保護(hù)隨著科技的發(fā)展會(huì)越來(lái)越普遍，對(duì)于整理和保護(hù)的技術(shù)要求也會(huì)越來(lái)越高，所以，我們應(yīng)該深入的研究，認(rèn)真的對(duì)待，最好電子檔案的整理和保護(hù)，為以后的電子檔案發(fā)展做好鋪墊。除了做好對(duì)電子檔案整理和保護(hù)的基本認(rèn)識(shí)和注意事項(xiàng)，我們還要做好相關(guān)法規(guī)的完善，建立健全合理、科學(xué)、嚴(yán)密的制度，只有這樣才能更好的規(guī)范和維護(hù)電子檔案的安全。

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