試分析電子檔案與紙質檔案的融合

周麗紅

摘 要：在信息技術不斷發展的今天，現代化的辦公手段逐漸向辦公自動化、智能化、網絡化等方向發展，電子檔案也順應時代的潮流產生和發展。它的出現為文件的保存及瀏覽帶來了極大的便利，但電子檔案在技術上以及管理方式上與紙質檔案相比有著明顯的不同，它的出現給紙質檔案的管理帶來了強力的沖擊，這使得檔案管理將向著紙質檔案與電子檔案相互融合、共同發展的方向發展。本文通過對紙質檔案以及電子檔案的優勢進行分析，提出將電子檔案與紙質檔案進行融合管理，旨在發揮兩種檔案信息各自的長處，從而促進檔案管理事業的發展。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；融合

隨著計算機信息技術的不斷發展，各種信息手段相繼出現，大量的電子文件也接踵而來，伴隨而來的是電子檔案的產生。目前，大部分的企業或工作單位對信息的收集與管理都是采用電子檔案管理或紙質檔案管理的這兩種方法，但隨著時代的發展，紙質檔案管理與電子檔案管理不斷的進行融合，這將為企業以及工作單位檔案管理帶來一個大的飛躍。基于此，筆者結合自身經驗，就電子檔案和紙質檔案各自的優勢特點以及電子檔案與紙質檔案的融合做出了如下的分析與探討。

1 紙質檔案的優勢特點分析

1.1 對紙質檔案的管理分析

紙質檔案是指將紙張作為信息記載的一種載體而形成的一種檔案形式。在企業或者工作單位中，紙質檔案一般包括公司工作的圖紙、賬目管理、工作筆記以及會議記錄等內容。但紙質檔案具有不易保存，易毀壞等特點，這使得企業的管理高層要對紙質檔案管理的優點及缺點做出正確的認知。

1.2 紙質檔案的優勢特點

1.檔案信息具有原始憑證性

紙質檔案是從之前所使用過的紙質文件直接轉化來的。它具有客觀性、真實性的特點，真實具體的記錄了企業或者事業單位以往的歷史情況，具有令人相信的憑證功能。紙質檔案在一定的程度上體現著特定責任人的意志，從檔案制作的材料以及到各種不同檔案的印記或標志，比如：圖標、文字、圖表、印章以及法定效用的簽署等，這些都體現著紙質檔案從一開始就形成的真跡。而在電子檔案的使用途中，如果不采取合適的管理與控制措施，將極易且不留痕跡的改動檔案資料，使檔案信息缺乏了其真實性。因此，紙質檔案的原始憑證性，是電子檔案無法超越的優越性。

2.紙質檔案具有耐久性

紙質檔案具有耐久性與安全性的特點，這決定了紙張將永遠是紙質檔案歸檔保存的載體。紙質檔案在書寫時必須使用碳素墨水或者藍黑墨水，印刷時必須通過一體化油印機進行印制，這些要求滿足著永久保存的載體需求，易于紙質檔案的保存。只要保存方法恰當，注意電解與氧化這兩大化學反應的發生，將可以使紙質檔案保存上百年甚至上千年。但電子檔案儲存載體的壽命遠遠地低于紙張，例如：唱片、機讀磁帶等載體的壽命只有幾十年，磁性載體的氧化以及磁場變化的影響都極易造成電子檔案磁介質上所保存數據的損失。可見，紙質檔案的安全性和耐久性都遠遠高于電子檔案。

3.紙質檔案具有法律憑證作用

紙質檔案一旦完成，如果進行任何的更改都會在紙張上留下篡改的痕跡。對此，在法律界把紙質檔案認作最佳的證據類型。在生活中，當人們需要尋求法律保護時，除了一些可以在網絡上收集到的有利證據外，還要獲得不易被修改的紙質檔案的原件作為有效證據，以保證事實的真實性。而電子檔案由于可以隨意的篡改、復制甚至刪減并且不留痕跡，它的原始性及合法性將不易保證，這使得電子檔案的法律憑證作用無法得到發揮。

2 電子檔案的優勢特點分析

2.1 對電子檔案的管理分析

隨著科學技術的不斷進步與發展，電子檔案應運而生。它的主要特點是將相關的信息資源輸入電腦中保存下來，并進行相關的記錄。電子檔案所收集到的信息資料比較完善，大多以U盤、磁帶、光盤等形式儲存下來，并且可以進行遠距離信息資源的傳輸，實現資源共享。

2.2 電子檔案的優勢特點

1.電子檔案的存儲空間大

紙質檔案與電子檔案相比，雖然紙質檔案更為的穩定、耐久、直觀，但是紙質檔案的占用空間范圍大，信息儲存量較少，如果頻繁使用將會使紙張受到極大的損壞。而電子檔案具有高密性的保存特點，可以使電子檔案的信息收集對象更廣泛、收集范圍更寬、收集空間更為的壯大，并且能使檔案的信息資料科學合理、及時的服務于受眾，達到資源的共享效果。而電子檔案的載體包括磁帶、光盤、磁盤等的信息存貯量是紙質檔案無法進行比較的。以普通光盤為例，一張普通的光盤容量為600MB至4000MB，60張光盤可以儲存30萬卷信息資料，而60張光盤可以用書包裝完，而紙質檔案則需要一個600立方米的空間才可以裝滿放好。

2.電子檔案能提升管理效率

電子檔案的使用使檔案信息資料能夠迅速的查詢和瀏覽，加快檔案信息的管理效率。傳統的紙質檔案信息的保存、交流就是指通過載體的保存與交流。這使得不管在檔案的體制還是管理的方式上，都給檔案信息的聚集和管理帶來了諸多不便，因此，檔案信息的連續性、完整性以及聚集性就難以實現，使得紙質檔案的信息資料容易分散，不易管理。而電子檔案可以將人類的生活活動做到圖文并茂，且具有連續性、完整性，并通過磁帶、光盤等進行保存，這樣不僅可以做到信息的傳遞和遷移，還可以使管理人員對檔案的管理效率得到極大的提高。

3.電子檔案可實現資源共享

紙質檔案如果使用頻繁將極易損壞，這使得檔案信息資源的傳遞受到極大的限制。而電子檔案以信息化、數字化的形式存在，可以突破地域、行業、國界等限制，縮小各地區以及不同國家之間的差距，使全世界的不同人們能夠暢通無阻的交流，從而實現檔案信息資源的共享。以前，人們查閱資料需要去圖書館、書店，有時在高峰期還得排隊等候。而電子檔案的出現，使得受眾可以利用互聯網查閱同一份資料，這不僅加快了資料的查詢速度，還使得互聯網用戶的人數逐漸增加，帶動了社會經濟的進步。

3 電子檔案與紙質檔案的融合

紙質檔案具有耐久性、穩定、靜態的特點，而電子檔案則是非永久的、不穩定的、動態的。電子檔案與紙質檔案不同的特點決定著這兩種檔案相互融合、同時存在。

1.電子檔案與紙質檔案的融合可以解決電子檔案依賴于計算機所造成的弊端。當電子檔案的存儲受到其他電子設備的制約而無法正常工作時，可以及時使用相對應的紙質檔案來解決這一問題，做到順利完成工作。

2.電子檔案與紙質檔案的融合可以彌補電子檔案無法實現原始憑證性的不足。當生活中發生了難以確定的糾紛時，電子檔案無法成為證據加以輔助，這時候，如果提供了相應的紙質檔案，將減少諸多不便的產生。

3.電子檔案與紙質檔案的融合可以解決紙質檔案無法達到的便利性和復用性。紙質檔案是唯一的，不利于復制和共同使用。而電子檔案則可以進行多次復制，并傳輸給不同的受眾，滿足他們的需求，實現資源的共享。

4.電子檔案與紙質檔案的融合還可以保證檔案的安全和永久。電子檔案的儲存載體保存期有限，可以保存相應的紙質檔案以防止電子檔案的損壞。因為，紙質檔案的保管技術相對成熟，有安全保證。

4 結束語

綜上所述，隨著時代的不斷進步與發展，電子檔案與紙質檔案需要進行合理科學的融合，二者發揮各自的優勢，取長補短。電子檔案發揮存儲、傳輸、查詢等優勢，紙質檔案保持著耐久性、原始憑證性等作用。這使得電子檔案與紙質檔案互為補充、相輔相成，為社會的檔案管理服務發揮各自的長處，促進社會的發展。

參考文獻

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