高職院校系部教學檔案管理的研究與實踐

吳文英

摘 要：高職院校系部的教學檔案在人才培養工作水平評估和骨干校建設驗收中具有重要作用，但其目前普遍存在檔案收集難以全面、管理制度不完善、經費投入不足等諸多問題，本文就這些問題進行了分析，并對如何解決檔案管理的問題進行了研究，提出了改進措施。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；問題；措施

隨著高等職業教育的迅速發展，系部逐漸成為相對獨立的，集教學、科研和管理為一體的教學單位，是教學檔案的主要生產者和保管者，是反應學校各項教學運作的許多數據和一手資料的來源基地，是高校人才培養工作水平評估的重要參考部分。實現系部教學檔案規范化管理，使教學檔案管理既適應教學的需要，又適應專業教育的需要，是各高職院校日常教學管理中不斷探索的重要問題。中山火炬職業技術學院電子工程系將于2015年4月迎來骨干校建設的評估與驗收，對如何做好系級教學檔案管理進行了不斷研究與實踐。

1 系部檔案管理的特點

內容的原始性與專業性。系部教學檔案是教學工作和各項實踐教學活動進行中自然形成的歷史記錄。通過這些記錄可以了解系部工作的內容、方式和效果，了解系部的歷史和現狀，同時可以反應系部的教學水平和教學質量。由于系部專業設置和學科劃分比較細致，各專業的課程設置和教學方式上有所不同，因此這些教學檔案資料還表現出很強的專業性。

來源的分散性和形式多樣性。系部的檔案集結了系部所有教學人員、教學管理人員和學生的勞動成果。并且除了紙質的各項教學文檔以外，還有照片、課程錄像、電子課件、計算機軟件等各種記錄材料。要收集這些各種來源和各種形式的檔案材料需要投入大量的勞動力和相關人員之間的緊密配合。

運行的周期性。高職院校學生的學制為三年，三年又劃分為六個學期，每個學期一般又由20周構成，每個學期和周數都有相應的教學計劃和課程設置。在各個區間里形成了一些周期性的檔案，例如學生從入學到畢業要走完軍訓、必修課、選修課、課外實踐、實習和實訓等一系列的培養程序；課程的教學大綱、教案、教學計劃以及老師的任務書、工作量統計是以學期為單位；一個學期的課表以周數的形式重復，不同的課程開設的周數和每周的課時又會有差異。

2 當前高職院校檔案管理現狀

2.1 教學檔案收集難以全面

高校教學檔案來源具有分散性，內容龐雜，形式多樣。上級教育主管部門和學校下達的指導性文件材料，如教育改革、專業設置等方面的計劃和指示等。各種教學規章制度、教學計劃、教學大綱、教學任務書、課表等。學生的實驗實訓記錄、考試考查材料、成績登記表和分析表。教研室的活動記錄、各專業考證和獲獎材料等。教學質量檢查、教學評估及高職示范校建設等材料。教師師資培訓，教材編寫，個人業務檔案等。對于高職院校來說實踐教育環節是一個重要組成部份，要求有一定比例的兼職教師來進行實驗課的教授，將企業的前沿知識帶入課堂。兼職教師的材料收集也是一大難題。以中山火炬職業技術學院電子系為例，每年兼職教師的教學資料，如聽課記錄本、教學大綱、教案等的收集都難以全面。對兼職教師要求太多反而會造成兼職教師的流失。

2.2 教學檔案管理制度不完善

在高職院校的管理體制上，檔案機構不健全，人員少，流動性大。同時校檔案機構與其它部門、院系之間聯系不密切，分工不夠明確，職責劃分不清。導致很多資料管理混亂和流失。同時，高職院校的各部門很少設立專門的有專業背景的檔案管理人員，系部檔案大多是由教學秘書和行政秘書兼任。同時在這些人員入職的時候沒有進行統一規范化的培訓，致使這類人員普遍缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本知識和基本技能。高校檔案工作往往存在各部門各行其是，工作隨意性大，基本上是靠基層工作人員的主觀理解去開展工作。最后出現了什么都入檔的繁雜現象和重要原始資料缺失的不完整現象。

2.3 教學檔案管理經費投入不足，管理設施落后

由于很多高職院校都是由以前的中等專業學校發展而來，在辦學條件、辦學規模、教學儀器裝備設置上資源都很有限。檔案工作被普遍認為是對學校大局和發展影響不大的方面，因此往往不能得到合理的資金和設備投入。很多學校的各種檔案資料直接扔在兼職檔案管理人員辦公室的角落里，連專門的檔案柜或者檔案箱都沒有，往往很快被蟲蛀和潮氣侵蝕，變得面目全非。同時，大部分學校檔案的管理和利用普遍停留在原始的手工操作上，缺乏現代化的技術手段管理，從而出現管理工作量繁重，文檔查閱追溯困難等現象。

3 高職院校系部檔案規范化管理的措施

（一）加大宣傳，增強各部門之間的溝通聯系和全體人員的檔案意識。學校領導要高度重視檔案管理工作，把其列入學校工作的重要議事日程。通過各種形式和渠道廣泛宣傳，使全體教職工能增強檔案意識，支持并自覺配合各部門檔案管理人員的工作。以中山火炬職業技術學院電子工程系為例，通過宣傳和學習，教師們對常規教學文件的收集工作非常支持和配合。每學期學初老師們主動上交開課計劃、教學大綱、教案，做好學初的教學準備工作；期中教師們上交教學記錄本、聽課記錄本、教學情況自查表以備質量監控中心檢查；學期末老師們要上交作業本、考試試卷、考查資料、成績分析表、實驗報告、實習實訓記錄本等材料存檔。形成上下齊心協力的良好氛圍。

（二）健全管理體制是檔案工作的基本保障。各高職院校根據實際情況，對現有的管理制度進行逐步改革，建立科學的管理制度。在實際工作中做到有法可依，有章可循。實行高職院校各部門檔案管理工作人員責任制，并參照《高校檔案工作規范》制定考核細則，把檔案工作與相關人員的考核、晉升、獎懲掛鉤。各部門和科室要職責明確，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱查看有規定，檔案室管理有條例。各部門領導要督促檔案管理人員做好檔案收集、管理和歸納工作，學院要定期進行檢查、驗收、評比和總結，實現檔案管理工作細化和管理統一。

（三）加大檔案管理的經費投入，從軟件和硬件方面都為檔案管理創造良好條件。檔案管理工作量較大并且單調乏味，許多人不愿意干，要落實檔案管理人員的職稱、待遇，使他們工作有動力，避免人員流動頻繁。系部的檔案經費要單獨列入學院的財務預算，根據各專業實際需要為檔案歸檔部門添置專門的儀器設備，如計算機、空調、吸塵器、抽濕機、復印機、文件柜等。創造條件購置網絡版的計算機管理軟件，實現相關檔案的計算機管理。運用高新技術手段保護各種電子版的檔案資源，同時實現檔案管理、信息處理和檢索自動化。

總之，高職院校系部教學檔案管理是一項基礎性和綜合性的工作，對高校的教育管理工作有著重要的反饋作用。通過高等職業院校教學評估，對相關檔案材料進行審閱和分析，對學院辦學情況可以做出客觀評價，為改進學院的各項工作提供依據。只有進一步加強檔案管理，形成規范化制度化的管理模式，積極推進檔案的信息化建設才能更好地為高等職業教育服務，提高辦學水平。

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