現代化檔案管理中檔案管理原理的應用

李新梅

摘 要：想要對檢索信息實施規范型管理，就應該建立一個完整的檔案管理制度。并且加強檔案管理的每個環節的管理力度，對其實施相應的管理和保護。這樣做才能夠適應時代的發展，及時的向社會傳達有利資源信息，在實現節省資源可利用的同時又能推進現代化檔案管理在未來的發展。

關鍵詞：現代化檔案管理；管理應用；檔案管理原理

在經濟全球化的條件背景下，我國的社會經濟也不斷在發展中。現代化檔案管理也在不斷的進步中。現代化管理就是把傳統化的管理觀念逐漸轉變為科學化的管理觀念。在轉變觀念的同時，應該以現代化管理為基本內容，將有所關聯的內容加以分析，促進現代化檔案管理的發展。

1 檔案管理現代化的背景重要性及意義

（一）現代化檔案管理背景及重要性

現代化的檔案管理是由管理者運用現代化的科學管理方法和優越的技術設備相結合，從而使管理員發揮其主觀能動性，并且改變傳統的檔案管理模式，讓檔案管理向現代化邁進，將現代化檔案管理的智能化管理系統得以實現。在社會經濟的不斷發展中，計算機科學也逐漸被人們應用起來，特別是網路信息已經走進了每個行業當中。同時，信息化的逐步提高，檔案管理工作也同樣受到了挑戰，信息檔案的問世，更加增加了檔案管理工作的難度和工作數量，因此對調取檔案提出了更高的標準。

（二）現代化檔案管理的重要意義

加強現代化檔案管理能夠確保檔案收集與管理安全的實施。同時還能及時的查看檔案，將檔案管理的管理環境加以改善，大大減少了存儲空間，方便于對原件檔案的管理。

（三）對現代化檔案管理的保護

在利用管理檔案而進行的檔案管理發展中，不僅要將檔案管理重視起來，還要將管理體系中的組成部分進行規劃，重視其在輸出之后，社會所給的反饋。檔案的使用保護和我國的社會經濟發展關系重大。以此實現檔案管理服務于社會、為國家創建經濟效益的目的。實現國家更好的利用檔案資料以及對檔案資料的保護。

2 檔案管理原理

檔案管理工作是一項需要積累的工作，它在工作中具有緩慢性的特點，因此要重視起對檔案的看管工作。在檔案管理工作進行時，有著不同的時期，每一個工作時期都具有不同的特點。從客觀的角度出發，檔案管理阻礙的檔案在社會中的交際作用，形成了一定的封閉性，導致了檔案管理在使用和看管中出現了差異性。

（一）系統管理

現代化管理其實質就是系統理論，在現代管理的要求中要使管理人員摒棄小生產的管理模式，組建一個較大的管理系統，其基礎內容要突出整體，并相應的管理整個系統。在整體構成中，在分割成獨立的區域之后形成個體，并采用系統工程的理念相應的進行管理，使其發揮最大的能力價值，同時進行相互融合，達成一個有效的應用，來確保工作效率。現代化檔案管理在我國的建設中具有重要的意義，它能夠促進我國的事業發展。

（二）整分合原理以及反饋原理

在完成的工作過后，對其進行詳細了解之后，將其分割成單獨的要素和獨立的前提，并通過適當的安排和解決措施，來提升有效工作效率。在現如今的社會發展中，管理工作能夠達到高效率是指在整體中合理安排分工，從而在分工上進行綜合利用。也就是俗稱的"整分合原理"。"整分合"也就是現代化的管理理念。檔案管理工作可以包含收集、整合、檢測、管理、統籌、查找、編制、提供等八部分。使其發揮自身的優點，每個檔案管理部門每年會依照自身的責任定制相應的工作目標。在規劃完整體目標后，細分每個工作部門的職能，進而提升工作效率。

檔案管理的信息反饋對檔案工作的價值體現給予了肯定。將檔案中所呈現的經濟和社會效益進行反饋，才能夠認識到檔案工作的重要性。檔案在輸出后，不單單要接受社會的檢驗同時還要被社會所利用。在使用檔案的過程中，發現問題所在，并及時反饋回來，那么管理人員就可以依照所需對工作進行相應的改進。

3 對現代化檔案管理中檔案管理的措施

（一）加強對檔案工作人員的專業培訓

現在保護檔案擁有多種多樣的方式。依照現在的管理人員狀態，大多是檔案保護人員并非專業人員，沒有相對的專業知識和技能，隨著現代化進程不斷加深，檔案的保存形式以及表現方法都有所改變，檔案保護人員不能單單憑借現在的技術。因此，檔案保護人員需要定期參加培訓，以此來提升自身的專業技能。

（二）將強對紙質資料的保護

檔案資料的記錄主要分為文字記錄的紙質檔案和以數據代碼記錄的電子檔案。但是就目前來看，大多數的檔案管都以紙質檔案為主要保存途徑。但有些檔案的利用率較高，造成了紙質檔案的老化甚至損壞。通過酸性處理的方法對紙質檔案進行加工，增加紙質的使用期限。加強對紙質檔案管理環境的改善，利用防輻射、防塵的建筑來改變易受潮濕影響的環境。能夠利用先進的電子掃描對檔案進行維修，以恢復檔案所缺內容。

（三）加強電子檔案資料的保護

由于對電子檔案所規劃的界限較模糊，因此電子檔案容易被阻礙性因素破壞，比如在電子檔案傳送和保存的過程中，很容易就遭到病毒的侵襲和認為的損壞。將電子文件進行必要的遷移，將使用中的電子環境復制到另外一種電子環境。或者利用再生保護資源，把電子檔案資料轉為紙質檔案。在使用信息的過程中，對使用的文檔進行密碼加密，防止信息在使用的過程中遭到破壞以及計算機進入病毒。通過電子檔案載體對其進行檔案保護。電子檔案載體其主要形式分為光盤和磁性介質。但是光盤與磁性介質比較容易受到損壞，同時還可能因為保存方法不得當而丟失檔案，因此在保護電子檔案載體的時候，要把握好溫度、相對濕度、還要防止外來干擾物的損壞。

4 結束語

在經濟全球化的今天，做好管理工作有利于我國事業的發展。利用好現代化檔案管理原理中所涉及的科學論點，以此來促進檔案管理的發展。在現代化檔案管理中著重與對檔案資料的保護以及管理，防止外界對于檔案的破壞。檔案管理不但對我國的經濟發展有重大意義，還能促進我國現代化建設的發展。

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