用友軟件總賬管理日常業(yè)務處理探討

張自廣+孔亞平

[提要] 用友財務軟件總賬管理的日常賬務處理主要包括憑證管理、出納管理和賬簿管理。本文對憑證管理和出納管理經常出現(xiàn)的一些問題進行分析，并提出相應的解決方法。

關鍵詞：用友軟件；總賬管理；日常業(yè)務處理；憑證管理

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A

收錄日期：2014年8月26日

一、引言

總賬管理系統(tǒng)在用友財務軟件中處于核心地位，它既接受來自薪資管理、固定資產等其他子系統(tǒng)傳遞的記賬憑證，同時又向UFO報表等提供會計數(shù)據(jù)。總賬管理系統(tǒng)包括總賬管理系統(tǒng)初始設置，總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理和總賬管理系統(tǒng)期末處理。其中，日常業(yè)務處理是總賬管理系統(tǒng)經常性和重要性工作，主要包括憑證管理、出納管理和賬簿管理。賬簿管理主要是進行會計賬簿及輔助賬的查詢和輸出工作。在會計電算化環(huán)境下，賬簿登記環(huán)節(jié)是由計算機自動完成的，只要之前的賬務處理環(huán)節(jié)沒有出錯，賬簿就不會存在錯誤。所以，本文主要探討憑證管理和出納管理操作中的常見問題，并提出相應解決辦法，以供初學者或同行進行參考。

二、憑證管理

憑證管理主要包括填制憑證、憑證審核、憑證匯總和憑證記賬等功能。其中，憑證填制是軟件操作過程中出現(xiàn)問題最多的環(huán)節(jié)。

（一）不滿足貸方必有條件、借方必有條件或憑證必無條件。在填制憑證窗口，憑證填制完成后單擊“保存”按鈕，出現(xiàn)不滿足貸方必有條件、不滿足借方必有條件或不滿足憑證必無條件提示窗口。出現(xiàn)這類錯誤的原因：一是總賬初始設置時憑證類別設置錯誤；二是填制憑證時憑證類別選擇錯誤。出現(xiàn)這類錯誤時，制單人員應首先檢查選擇的憑證類別，如果憑證類別選擇無誤，再檢查憑證類別設置是否正確。例如，總賬初始設置時憑證選擇的收付轉格式，一筆收款業(yè)務發(fā)生時，借方涉及到銀行存款科目，填制憑證時應選擇收款憑證，但如果誤選成付款憑證或轉賬憑證，保存憑證時會出現(xiàn)不滿足貸方必有或不滿足憑證必無的提示窗口。但如果經過檢查憑證類別選擇無誤，但仍然出現(xiàn)不滿足貸方必有的提示窗口，原因在于設置憑證類別時出錯了，收款憑證的限制類型應該是借方必有銀行存款或庫存現(xiàn)金，但是卻設置成了貸方必有銀行存款和庫存現(xiàn)金。

（二）要求現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目。填制憑證時，如果涉及到現(xiàn)金流量科目而不進行現(xiàn)金流量項目錄入時，出現(xiàn)提示窗口，要求現(xiàn)金流量科目必須輸入現(xiàn)金項目，如果不輸入現(xiàn)金項目，則無法成功保存憑證。出現(xiàn)這個提示信息的原因在于進行總賬初始設置時，選擇了憑證控制下的“現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目”參數(shù)。如果現(xiàn)金流量科目不是必須要輸入現(xiàn)金項目，可以取消這個參數(shù)設置，取消參數(shù)設置后填制憑證時對于現(xiàn)金流量科目錄不錄現(xiàn)金流量項目都可以成功保存憑證。取消步驟為，以賬套主管身份進入企業(yè)應用平臺，執(zhí)行業(yè)務頁簽/總賬/設置/選項命令，進入“選項”窗口，找到憑證控制下的“現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目”參數(shù)，取消前面的選中按鈕“√”。

（三）非現(xiàn)金流量科目不能錄入。對于現(xiàn)金流量科目在填制憑證時如果要求錄入現(xiàn)金流量項目，但現(xiàn)金流量窗口在錄入現(xiàn)金流量科目后卻沒有自動出現(xiàn)，單擊填制憑證窗口的“流量”按鈕進行現(xiàn)金流量項目的錄入，卻出現(xiàn)“非現(xiàn)金流量科目不能錄入”的提示窗口，出現(xiàn)這個錯誤的原因是沒有將庫存現(xiàn)金和銀行存款科目指定為現(xiàn)金流量科目。

解決方法：以賬套主管身份執(zhí)行企業(yè)應用平臺/設置頁簽/財務/會計科目/編輯/指定會計科目命令，進入指定科目窗口，單擊“現(xiàn)金流量科目”按鈕，將庫存現(xiàn)金和銀行存款科目從待選科目選到已選科目后單擊“確定”按鈕。

（四）錄入銀行存款科目時，無外幣核算信息。有外幣核算要求的企業(yè)在填制憑證錄入銀行存款科目時，沒有出現(xiàn)相應的外幣核算信息（假設中行存款需要錄入外幣核算信息），原因有三個方面：一是沒有對中行存款科目設置“外幣核算”的輔助核算類型；二是設置了外幣核算的輔助核算類型，但沒有設置外幣的記賬匯率；三是創(chuàng)建賬套時，在基礎信息設置時沒有選中“有無外幣核算”前的復選框，導致銀行存款科目下“外幣核算”前的復選框呈灰色，無法設置。

出現(xiàn)這種情況后，經檢查如果是因為沒有對中行存款科目設置外幣核算的輔助核算類型，則需要以賬套主管身份執(zhí)行企業(yè)應用平臺/設置/財務/會計科目/中行存款命令，進入中行存款窗口，選中“外幣核算”前的復選框，設置外幣種類后單擊“確定”按鈕。沒有設置外幣的記賬匯率，需以賬套主管身份執(zhí)行企業(yè)應用平臺/設置頁簽/基礎檔案/財務/外幣設置命令，進入“外幣設置”窗口，對匯率進行設置。但如果“外幣核算”前的復選框呈灰色，無法選中，就要以賬套主管的身份執(zhí)行系統(tǒng)管理/賬套/修改/基本信息命令，進入“基本信息窗口”窗口，在“有無外幣核算”前的復選框打上對勾，然后再對中行存款科目設置外幣核算的輔助核算類型和匯率。

三、出納管理

出納管理是總賬管理系統(tǒng)為出納人員提供的一套管理工具，主要內容有：出納簽字，庫存現(xiàn)金和銀行存款日記賬的查詢和輸出，支票登記簿的管理，銀行對賬以及對銀行長期未達賬提供審計報告。其中，出納簽字和銀行對賬的相關操作容易出現(xiàn)問題。本文將對這兩個方面經常出現(xiàn)的問題進行總結，分析其原因。

（一）沒有符合條件的憑證。如果在總賬控制參數(shù)下的“權限”中，設置了出納憑證必須經由出納簽字，而出納人員對出納憑證進行簽字時，卻出現(xiàn)“沒有符合條件的憑證”提示窗口，但是填制的憑證當中確實有需要出納簽字的收款或付款憑證。出現(xiàn)這類提示信息的原因是沒有將庫存現(xiàn)金和銀行存款科目指定為現(xiàn)金總賬科目和銀行總賬科目。則需要以賬套主管身份執(zhí)行企業(yè)應用平臺/設置頁簽/財務/會計科目/編輯/指定會計科目命令，進入“指定會計科目”窗口，將庫存現(xiàn)金和銀行存款科目指定為現(xiàn)金總賬科目和銀行總賬科目后，單擊“保存”按鈕。

（二）此操作員無1001科目編碼的權限。出納管理提供了現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的查詢和輸出功能，但出納人員在查詢日記賬時，如果出現(xiàn)提示窗口顯示“此操作員無1001科目編碼的權限”這類信息，則說明在總賬控制參數(shù)的權限設置時，要求明細賬查詢權限控制到科目，而此出納人員沒有被賦予查詢庫存現(xiàn)金或其他科目的權限。這就需要查詢日記賬的相關人員要求賬套主管賦予他們相應會計科目的查詢權限。賬套主管需執(zhí)行企業(yè)應用平臺/設置頁簽/數(shù)據(jù)權限命令，進入“權限瀏覽”窗口，單擊需要賦予查詢權限的用戶，執(zhí)行操作/授權命令，調出“記錄權限設置”窗口，在“記錄權限設置”窗口，業(yè)務對象選擇“科目”，將要賦予相關人員的相應科目從禁用一欄選到可用一欄，在“查賬”前的復選框中打上“√”后，單擊“保存”按鈕。如果需要對一些操作人員設置會計科目的制單權限，操作步驟和設置查詢權限的步驟相同。

（三）憑證中無出納簽字功能。出納人員執(zhí)行企業(yè)應用平臺/業(yè)務頁簽/總賬/憑證命令，卻在憑證項目下找不到出納簽字功能，出現(xiàn)這種問題的原因是在系統(tǒng)管理中沒有賦予出納人員出納簽字的權限。賦予出納人員出納簽字權限的方法是，以系統(tǒng)管理員或賬套主管的身份執(zhí)行系統(tǒng)管理/權限/權限命令，進入“操作員權限”窗口，單擊需要賦予權限的出納人員后調出“增加和調整權限”窗口，在“增加和調整權限”窗口執(zhí)行總賬/憑證下的出納簽字前面的復選框中打上“√”后，出納人員就被賦予了出納簽字的業(yè)務權限。

四、結語

在會計電算化發(fā)展越來越繁榮的今天，財務軟件操作的熟練程度對會計人員的重要性不言而喻。會計人員不僅要能夠對財務軟件進行操作，還要能夠及時解決軟件操作過程中存在的問題。軟件的前后操作具有一定的關聯(lián)性，前面設置有誤將會導致后面相關操作無法進行或操作結果錯誤。憑證管理和出納管理是日常業(yè)務處理的核心環(huán)節(jié)，也是操作最頻繁的環(huán)節(jié)，快速找到操作中出現(xiàn)問題的原因并及時解決問題，對于賬務處理的順利完成非常關鍵。

主要參考文獻：

[1]王新玲，汪剛.會計信息系統(tǒng)實驗教程[M].北京：清華大學出版社，2009.