淺談合并高職院校干部人事檔案管理的現狀與對策

彭淑蘭

[摘 要]自本世紀初開始的近十年，中國數百所高校走向合并。合并后的高職院校干部人事檔案管理至今仍存在著一些問題，作者結合自己的崗位工作實際，針對這些問題，提出了全面加強合并高校人事檔案管理工作的一些做法和建議。

[關鍵詞]合并；高職院校；干部事人檔案；現狀；對策

自本世紀初開始的近十年，中國數百所高校走向合并。干部人事檔案在學校的干部晉升、職稱評定、工資改革等方面發揮了重要作用，同時也存在諸多問題。特別是有些合并高職院校，合并時間短，大多是由一些不同學科、不同層次的學校合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導的足夠重視，從而出現了諸多問題。

一、合并高職院校干部人事檔案管理的現狀

（一）檔案意識淡薄

長期以來，相當一部分人對高職院校人事檔案工作認識不足，認為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務工作，與教學和科研沒什么關系，也不能為學校創造經濟效益，只要不丟失、不泄密，能應付干部調動或提拔時的查檔工作就行。部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，很少有領導過問，使人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。

（二）檔案存放分散

受校區分散的制約，高校合并中有的是相鄰學校的合并，有的是距離較遠的數校合并，客觀上導致了合并后人事檔案的分散性。我們學校是由四所學校合并而來，校區跨瀏陽、長沙、望城兩市一縣，合并后的前兩年，人事檔案分散在幾個不同的校區存放。管檔員因為工作的需要，常常不得不奔走于幾個校區之間。

（三）管理設施較差

合并后的高職院校檔案館大多基礎設施差，庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。檔案的收集、整理、歸類等工作還主要依靠手工操作，無紙化、電子化、信息化程度低。

（四）管理制度不規范

合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致人事檔案管理的相關制度不健全、落實不到位。有的學校沒有明確制定管理人員的崗位職責，缺乏系統、完備的規章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規范，在工作中無法落實。比如由于管理規范不一，導致歸檔材料規格不一，我們學校合并前材料規格就有三種。檔案材料收集過程中紙張大小不一，沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂。

（五）材料收集較難

高職院校合并后，機構、院系領導班子和教職工都做了適當調整，有些需歸檔的材料難以收集齊全，認為以往的資料沒有多少用處，隨便丟棄；或將一些珍貴資料留在個人手中，不按正常手續移交，給檔案收集工作帶來一定的難度。如教職工的年度考核表，以為沒什么用，合并時隨便丟棄，等通知歸檔時，有的不完整，有的根本找不到。我們學校南校區就是這樣，2002-2005四個年度的教職工年度考核表很多都找不到了，以前的也只能部分找到。又如有的教職工參加學歷和其他短期培訓后，認為有了畢業證或結業證就能證明自己達到了某種學歷或參加了某種培訓，而將培訓過程中的學籍和成績材料仍放在培訓單位或自己保管，造成檔案材料中學歷學籍資料、培訓資料不完整。還比如，有的專業技術人員職稱評審后，認為只要取得了資格證，加了工資就行，而真正反映他職務晉升的材料，如《專業技術人員職務評審表》等卻沒有歸檔，給學校平時查閱及以后的職務晉升帶來很大難度。

二、解決合并高職院校干部人事檔案管理問題的對策

（一）爭取領導的重視與支持

干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，在機構設置和人員編制上給以充分保證；還要主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，要讓他們享受同等的升遷機會，這樣可以促進人事檔案工作績效的提高。

（二）檔案集中統一管理

高職院校合并后由于人員情況不熟悉，因此查閱、利用檔案較為頻繁，特別是涉及領導干部任免、職稱評定、工資制度改革時，需要大量查閱教職工的檔案材料，因此合并后應盡量將分散在各校區的檔案集中統一管理。只有這樣，才能更好地實現人事檔案為學校工作服務的功能。我們學校在合并后的第三年實現了三個校區的人事檔案集中統一到主校區管理。

（三）加強基礎設施建設

要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，設立專門的檔案館，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護設備，確保人事檔案的完好保存。

（四）完善檔案管理制度

明確檔案管理部門的職責范圍，規范管檔人員的工作職責，加強行業指導和管理，規范統一紙質檔案規格和要求。規模較大的高職院校還可以根據單位具體情況以及短期、中期、長期發展目標，合理制定考核制度，并確保各項制度全面落實。

（五）提高管檔人員技能和素質

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于管檔人員的業務素質水平。應加大對管檔人員的繼續教育培訓的力度，鼓勵支持管檔人員參加學歷教育、技術學習和業務培訓。通過在職學習、短期培訓等方式，有計劃、有針對性地對管檔人員進行全面系統的業務培訓，提高他們的自身素質，增強工作責任感，更好地為社會和公眾服務。

參考文獻：

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