從高校檔案管理法規視角談高職院校檔案工作現狀及發展對策

王韶頻

[摘 要]本文從高校檔案管理法規視角，以蘇州高校檔案工作協作組的高職院校檔案工作為例，對其現狀進行了調研，闡述高職院校檔案工作總體情況，分析了目前高職院校檔案工作中存在的問題及原因，并提出了具體發展對策，希望能為高職院校檔案工作發展提供可行的方向和有益的借鑒。

[關鍵詞]管理法規；高職院校檔案；現狀；問題；發展對策

2008年教育部頒布的第27號令《高等學校檔案管理辦法》為高校開展檔案工作提供了法規保障。2012年江蘇省教育廳、江蘇省檔案局頒布《江蘇省高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），進一步深化了高校管理工作內涵建設，指明了高校檔案工作的方向。高職院作為專科學歷教育層次的高校，理應依據《辦法》開展檔案工作，筆者從高校檔案管理法規視角，以蘇州高校檔案工作協作組五所高職院為例，對現狀進行調研，闡述高職院校檔案工作總體情況，分析存在的問題及原因，并提出發展對策。

一、總體情況

蘇州高校檔案工作協作組五所高職院檔案工作都在上級相關行政部門指導下，規范有序開展檔案管理工作。各院校以蘇州高校檔案工作協作組活動為依托，加強檔案工作業務交流學習；以江蘇省高校檔案研究會為平臺，以檔案年會為契機，積極開展檔案學術研究。總體來說檔案工作開展較好，具體體現在以下三點：一是都設有檔案工作專門機構負責檔案工作，管理規章制度健全規范，都取得一定成果，目前80%檔案室獲江蘇省三星級檔案室及以上稱號；二是均有檔案專業人員負責檔案管理工作，軟硬件設施滿足檔案工作需求，目前80%檔案室實現統一管理各種門類檔案；三是檔案信息化水平較高，全部采用計算機系統管理，全部建成文件（案卷）級目錄數據庫，部分學校還建成了照片、音頻、視頻等多媒體數據庫。

二、存在的問題

1.檔案機構設置附屬化

《辦法》規定：“高校檔案館或綜合檔案室”兩種形式，要求具備“建校歷史在50年以上；全日制在校生規模在1萬人以上；已集中保管的檔案、資料在3萬卷或排架長度300延長米以上”三個條件中的任何一項，就應設立檔案館，未設立檔案館的高校應該設立綜合檔案室。目前，蘇州高校檔案工作協作組中的高職院都滿足上述三個條件中的至少一條，但均未建立檔案館，只設立了綜合檔案室，且都隸屬于學校黨委辦公室/院長辦公室。檔案工作和辦公室工作混在一起，檔案工作的附屬化、邊緣化，限制了檔案工作人員工作積極性和創造性的發揮，導致檔案基礎業務工作效率和質量不足，從而進一步導致檔案開發利用服務工作的缺失或薄弱。

2.檔案人員配備不足

《辦法》中規定“高校專職檔案工作人員列入學校編制序列，其編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定”。目前這些高職院辦學規模在5000～9000人不等，均超過50年辦學歷史，每年檔案收集整理的量較大且有不斷增加的趨勢，檔案基礎業務工作繁雜，檔案工作任務實為不輕，而實際情況是40%的檔案室只有1個專職檔案員，60%的檔案室有2個專職檔案員，且這些檔案工作機構因是隸屬部門，部分檔案專職人員還承擔黨委辦公室/院長辦公室其他工作任務。人員配備不足成了共同問題。另外，由于檔案機構附屬化，擔任檔案室主任的往往由辦公室主任兼職，并無檔案專業技術職稱，缺乏專業的培訓，也在一定程度上限制了檔案工作的發展。

3.檔案管理方法和水平存在差異

高職院校檔案工作管理水平存在差異，如絕大部分高職院已實現了集中統一管理各種門類檔案，但個別高職院沒有實現全校檔案集中統一管理，有些類別的檔案還散存在各個職能部門；絕大部分高職院都采用《辦法》中的分類方法，但個別高職院沒有按此分類方式分類；絕大部分高職院實現部門立卷，但個別高職院并沒實現真正部門立卷。目前，40%的高職院有檔案工作考評體系，以此為抓手提高檔案工作質量，但60%的高職院沒有相應的機制。總的來說在管理模式和方法上各高職院還存在一些差距。同時檔案信息化水平也參差不齊。

4.檔案開發利用和文化功能待提高

《辦法》中明確把“編研、出版檔案史料、開發檔案信息資源”列為高校檔案機構的管理職責，但是在實際工作中，檔案機構受制于人員、經費等的約束，深層次編研和開發檔案信息資源水平偏低。目前，這些高職院檔案機構都編有大事記、組織機構沿革和發文匯集，60%高職院編有其他檔案二次編研成果，只有40%的高職院近三年內每年至少有一種三次加工編研成果。由此可見，檔案深層次編研、檔案信息資源的進一步開發利用還有待加強。

《辦法》中明確指出“高校檔案機構應當采取舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等多種形式，積極開展檔案宣傳工作，充分發揮檔案的文化教育作用”，但是目前檔案部門進行檔案展覽宣傳校園文化的舉措甚少，80%高職院無校史館或校史館不屬于檔案部門管理，全都沒有檔案工作獨立網站，60%高職院沒有在學校網站上開設檔案工作專欄，而在開設檔案工作專欄的高職院中，也只有宣傳檔案法規的規章制度，而沒有切切實實宣傳高職院檔案工作本身的一些成果，并沒有發揮好檔案工作所應有的文化功能。

三、原因分析

高職院校檔案工作問題原因主要是沒有受到足夠重視，導致機構設置不合理、人員配備不足等，進而導致具體檔案管理工作中的問題及檔案信息開發利用、服務等應有功能的缺失或薄弱。筆者認為檔案工作沒有受到足夠重視的原因有：

1.高職院校多為中專院校升格而成，在發展的過程中，往往追求學校發展的規模而忽視基礎性管理工作，這就好比經濟落后的發展中國家，首先追求物質發展而忽視精神層面的追求，只有在經濟發展到一定程度才會考慮精神層面建設，這是事物發展的一般規律。

2.檔案利用作用發揮不明顯，體現在：一是領導直接利用檔案不頻繁，檔案發揮憑證作用多而發揮參考作用少，領導的直接利用感受會影響其重視程度；二是檔案發揮作用的非短期性和檔案發揮效益的非直接性，比如學生學籍材料，會在十年甚至更長時間后再作為憑證發揮作用，且不會產生直接的經濟效益。

3.高職院校側重培養熟練掌握主干技術、實際應用的人才，在校園文化建設、文化育人等方面較為薄弱，檔案被開發利用發揮文化功能的可能性相比本科類院校小很多。

四、發展對策

1.厘清關系準確定位，找準檔案機構發展方向

“受到重視”和“開展好檔案工作”，看似前者是后者的必要條件，但實質兩種是互為因果，相互促進的關系。應該在現有條件下積極開展檔案工作，扎實做好基礎工作，加大檔案信息開發利用，提高服務意識，尋求領導重視和多方面的支持；另一方面，由于高職院校本身的發展，檔案工作規范化程度越來越高，“精神層面”追求越來越多，為檔案工作發展提供更多有利條件，同時，《辦法》等高校檔案工作法律法規為高職院校開展檔案工作提供了法律法規保障，檔案工作機構要充分利用發展的良好機會加強“作為”。在具體的工作中，要不斷充實館藏資源，扎實做好基礎業務工作，圍繞學校中心工作，主動尋找服務機會，采用多種服務方式，注重發揮檔案在校園文化建設中的作用，注重發揮在學校重大活動中的作用，注重發揮檔案在學校各階段中心工作中的作用。檔案作用發揮的越多，學校的支持就會越多，檔案工作即可得到良性發展，檔案機構的附屬化、人員配備、信息化水平等問題就能得到解決。

2.充實檔案工作人員，扎實做好基礎業務工作

穩定專兼職檔案人員隊伍是提高檔案工作質量的基礎，增強檔案管理技術能力是提高檔案工作質量的關鍵，而這兩點都基于檔案工作人員的業務素質和管理水平。在目前檔案人員配備普遍不足的情況下，一要穩定好現有的一支專兼職檔案人員隊伍，在建立人員隊伍的時候，要考慮到檔案工作是一項工作細致、責任重大的工作，需要綜合考慮人員的責任心和業務水平，要加大兼職檔案管理人員檔案管理實用知識的培訓力度和創造條件激發他們的工作熱情。二要加強對專業檔案管理人員隊伍能力建設和檔案機構負責人的專業水平，注重加大他們學歷提升和學術研究的機會，注重他們檔案管理專業新技術和新理論等方面的學習，以適應檔案工作在信息時代的發展。

3.加強信息化和制度建設，提高檔案工作效率和質量

目前高職院校檔案工作水平存在差異，檔案工作相對薄弱的高職院應該要不斷加強制度化建設，以制度建設來科學規范管理，提高檔案管理工作質量；以加快信息化建設來提高檔案管理工作效率，從而讓相對編制緊張的專職檔案人員有更多的時候來做檔案信息資源開發工作。具體的來說，首先要實現集中統一管理各種門類的檔案，能防止某一類檔案因部門變動而保存不全的問題，以確保學校整個檔案資源體系的完整性，這是保證學校檔案保存完整的重要前提。其次檔案管理工作每個步驟都要有相應規章制度，大部分高職院已有較完整的制度體系，但還應加強檔案工作考核體系或制度的建立，合理規范的考核體系是檔案工作人員的動力，也有利于檔案工作質量的提高。再次要加強檔案信息化建設，利用網絡版檔案管理系統已是檔案管理一種趨勢，且要努力把系統整合到學校數字化建設大平臺，進行網絡信息的收集、整理工作，適時開發檔案信息資源并提供利用。

4.廣謀思路開發檔案信息，努力發揮檔案文化功能

檔案提供利用是檔案管理工作的目的，除了現有檔案的利用外，更應注重室藏檔案的信息資源開發，做好檔案編研工作，主動尋求服務機會。如何在有限的條件下做好檔案編研工作特別是深層次高質量編研是很多學校的一個難題。可以從以下幾方面入手：一是培養好兼職檔案員業務水平及提高信息化水平，以求檔案工作效率提高，專業檔案人員能有更多的時間精力用入編研工作；二是可以聘請資歷深文筆好的老師有針對性地選擇題材，利用學校檔案資源來擔任深層次編研工作；三是可以邀請相關專業學生或是感興趣的學生選擇相應題材，利用學校檔案資源來承擔一些多樣化的課題研究。

黨的十八大提出加強文化建設，高職院檔案應該大力發揮文化功能，結合編研，積極開展被動與主動相補充、多種利用方式相結合的檔案利用，可通過校園網上展示、實體檔案展覽、圖片檔案展示等大家喜聞樂見的方式，讓大家多了解學校的“歷史”，增強愛校之心，發揮檔案文化功能。

參考文獻：

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[2]江蘇省教育廳、江蘇省檔案局.江蘇省高等學校檔案管理辦法[Z].2012年

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