企業辦公室文件管理

王曉乾

隨著現代化、信息化建設步伐的加快，電子文件大量出現，文件記錄方式發生了根本性變化， 電子公文作為辦公自動化的一個主要手段，在企業中已得到了廣泛應用。該文以企業辦公室為例，分析了目前電子公文在企業中的應用現狀及存在的主要問題，為了提高工作效率，降低成本消耗，“電子文件、信息化管理”勢在必行。

由于信息技術和網絡技術的迅猛發展，使辦公自動化系統（Office Automation System，簡稱OAS）增加了新的手段和途徑，文件處理的現代化也在加快。辦公自動化運用的結果，產生了兩類需要歸檔的文件，即紙質版文件和電子版文件。電子版文件在存儲、輸出、處理等方面具有優越性， 通過計算機手段實現公文的擬制、排版，并通過網絡手段實現公文的分發和流轉，有效地提高了公文處理和傳輸的速度，極大地提高了工作效率。那么，電子文件能否完全取代紙質文件呢？值得深入探討。就目前實際情況來說，如何使兩套歸檔方法相互利用、取長補短、相輔相成，協同發揮作用，值得重視和實踐。

一、各式各樣的文件管理在企業中的應用現狀

在企業里發生著各種各樣的文件往來，隨著電腦、網絡的普及，發現辦公室文件在制作、編輯、修改等過程中，手工操作的紙質文件是低效的。因此，“信息交流”的模式逐步發生著紙質文件向電子文件方面的轉變。下面從單個方面以辦公室文件應用的調查統計作為基礎，分析企業辦公室文件管理的現狀。

1. 電子版文件和紙質版文件的優缺點

通過對4687人次的企業員工調查問卷的測試結果，發現紙質版文件的管理存在著諸多問題。體現出三個缺點，即（1）為了保證紙質版文件的管理所需空間，需要成本；（2）紙質版文件所需大量紙張等，造成資源浪費；（3）查詢紙質版文件時，耗時過長。

而電子版文件所涉及的文件管理，也有三點不盡人意，即（1） [是誰，何時，涉及此文件不清楚]，[最終文件是什么不明確]；（2）[電腦、版本出現故障，無法開啟]。（3）多數員工一起操作，比較困難。上述問題說明紙質版文件和電子版文件相差較大，不盡相同。紙質版文件比起電子版文件穩定性高，不受外界因素干擾，有些情況唯有使用“書面表達”，才能“利多弊少”；紙質版文件可以復印，多數人能夠一起作業，這些是紙質文件的優點。

電子版文件的應用，能夠克服紙質版文件的缺點；而電子版文件的缺點，能有辦法加以解決；大量使用電子版文件，即能提高工作效率，又能降低成本消耗，這些事電子版文件的優點。

2. 電子版文件推廣的有利因素

據統計，電子化使用率約占60%，可參考圖1及其說明

3. 電子版文件使用的最大優勢-增強企業實力

如圖2所示，辦公室的許多業務，通過IT數字化處理，達到了提高效率、降低成本的目的。見圖2及其說明。

然而，辦公室文件管理的IT數字化，它所帶來的“效果”不甚理想，其原因是：企業團隊效率的提升，缺乏專業對口的改善，未能有效地做到電子化的緣故。

實踐表明，企業辦公室80%的員工通過對電子版文件的制作、修改、在一定范圍內進行，哪怕只是一個人稍作改變，其結果就會出現相應的效率提高，就會促進整個企業的成本降低，效率提高。

4. 紙質版文件相對“費時低能” ，卻能存在的思考

關于這個問題，恐怕與下列原因有關。

（1）對電子版文件“不習慣、不適應”（2）「不以書面表達，容易出現障礙」，抱有這種心態的員工較多（3）即使最終使用了電子版文件，對其圖中的作業，不能推測以電子郵件進行，造成了非效率性，（4）對「靈活運用“業務專長”和“數字化”優勢，就會提高團隊的工作效率認識不足。這些問題，與其說是電子版文件本身，莫如說是使用員工的思想問題和技術有限。

二、克服電子版文件的二個弊端，實行“優勢互補“

靈活運用PDF 閱覽的軟件定位（Acrobat Reader是美國Adobe公司開發的一款優秀的PDF文件閱讀軟件），就能解決「誰，何時加以制作不明白」，最終文件制成不清楚」的問題，即 [說明功能]能夠簡單確認[誰]、[何時]加入了說明，又能開啟「共同閱覽」。第一個PDF文件中復數成員，能同時加入評論意見，被加入了評論意見的PDF文件，可與其他成員共同享用，這樣就能以較高的效率進行文件的修改。

在Acrobat Reader中，關于一個項目資料可匯總為1個PDF文件夾，掃描后的紙質版文件，放入PDF文件夾中進行OCR（Optical Character Recognition）處理，能夠簡單進行文件的檢索，加速了文件的管理效率，其機能也可疊加起來。

另外，由于部門可以抽樣調查等，收集各個方面的意見，這樣的業務如使用[PDF格式]的話，從調查報告的分布到收集回答，集中計算，可用Acrobat Reader進行。為此，低效率的手工作業（紙質版文件）將被電子版文件所取代。

此外，動畫及音響的PDF文件方面的加入，印刷、復印、閱覽等細微的安全保護設計等，對Acrobat Reader來說，在工作單位，可高效的進行文件的制作、修改、資料共享等，使之成為多功能的操作，從而有利管理水平的提高。

在日常的團隊工作中，必須以書面表述，才能有效開展業務時，如果采用最合適的工具加上專業業務的稍事改進，也能使效率提升，成本降低?？傊?，兩者相輔相成，相得益彰。

三、電子文件推廣的前景與展望

從某種意義上說，電子文件管理是企業辦公室工作中的一個新課題，需要掌握新的知識理論與技術手段。因此，必須通過組織業務學習與技術能力培訓等活動，盡快提高工作人員對電子版文件管理的基本知識水平、掌握實際操作的技能，使其盡早擔負起電子版文件管理工作的重任，發揮其重要作用。

目前電子公文在企業中的應用還存在著諸多問題，可是隨著辦公自動化、政務信息化和電子商務化的進展，公文處理電子化已彰顯出勢不可擋的必然趨勢，這就要求我們從思想上、技術上、硬、軟件上、社會大環境上做好一切準備，努力學習新知識、新方法，迅速提高駕馭現代化技術的能力，不斷加強對電子公文方面的研究，使“電子文件”向著制度化、規范化、標準化的方向邁進。

綜上所述，只要企業辦公室文件管理水平大幅度的提升，就能使成本消耗降低，提高工作效率，進而有利于企業的更快發展，使企業在競爭激烈的社會大潮中脫穎而出，將企業“做強、做大”，并具有抵抗各種風險的實力。

（作者單位：中國寰球工程公司）