淺析高校基層檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

關(guān)效東

摘 要：高校檔案管理是學(xué)校發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一，而高校基層單位的檔案是高校檔案的重要組成部分，因此必須高度重視基層檔案工作。要針對(duì)基層檔案工作存在的問題，采取相關(guān)措施，提高基層單位檔案工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；管理

高校檔案是指學(xué)校在履行其教學(xué)、科研等職責(zé)工作中形成的具有保存價(jià)值的資料。檔案是歷史的記錄，是歷史的再現(xiàn)。無論它是以任何形式存在，都是歷史的最有價(jià)值的真實(shí)憑證。同時(shí)，它的專業(yè)性、特指性尤為突出。高校基層檔案管理是高校工作的重要組成部分，做好基層檔案管理十分重要。

隨著我國教育事業(yè)不斷地深化改革與發(fā)展，高校檔案管理逐步走向規(guī)范化、系統(tǒng)化和信息化。通過對(duì)高校部分基層單位檔案工作者的走訪和了解，以及學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理知識(shí)，結(jié)合辦公室多年的管理實(shí)踐，筆者對(duì)高校檔案管理有了較為深入的認(rèn)識(shí)與了解，謹(jǐn)對(duì)高校檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行如下分析與探討，以不斷提高檔案工作的管理水平。

一、充分認(rèn)識(shí)基層單位檔案的價(jià)值和作用是做好檔案工作的前提

學(xué)校檔案是直接記錄和反映學(xué)校發(fā)展過程并歸檔保存的各類文件等材料。學(xué)校檔案工作的意義在于：

1.檔案是學(xué)校工作的歷史記錄，是全體教職員工智慧和腦力勞動(dòng)的結(jié)晶。學(xué)校的任何一項(xiàng)工作或活動(dòng)都會(huì)形成一系列的文字、數(shù)據(jù)材料等紙質(zhì)載體或非紙質(zhì)載體。凡按照歸檔制度保存下來的這些材料即所謂檔案。

2.檔案是學(xué)校工作的歷史記錄，具有憑證作用。隨著時(shí)間的流逝、人員的更替，如果沒有檔案，前人的工作就沒有了憑證和記錄，事業(yè)的發(fā)展就缺少了繼承，也不利于后人工作的創(chuàng)新。學(xué)校基層單位辦公室的工作也是在繼承前人工作成果的基礎(chǔ)上不斷發(fā)展的，需要借鑒他人的成果。一項(xiàng)完整的辦公室檔案蘊(yùn)涵著豐富的信息，記載了人們當(dāng)時(shí)的工作思路、方法和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)后人有著重要的工作啟發(fā)和參考作用。時(shí)間越久，憑證作用越大。

二、高校基層檔案的特點(diǎn)

高校日常的行政工作具有輔助性、服務(wù)性、綜合性、協(xié)調(diào)性、隨機(jī)性等特點(diǎn)。從高校基層單位行政辦公室的工作情況來看，大部分工作人員的工作均相應(yīng)地具有任務(wù)重、頭緒多的特點(diǎn)。其中，兼職檔案工作在辦公室工作中也占有相當(dāng)?shù)谋壤ｋS著工作內(nèi)容的增加或管理機(jī)制的變化，目前基本形成了一人多種角色的管理形態(tài)。以基層學(xué)院的檔案管理為例，可分為按專業(yè)分類、按信息分類、按科研成果分類、按教學(xué)分類、按學(xué)生資料分類、按行政工作分類等。由此，可建立一套檔案管理系統(tǒng)，并為學(xué)院教學(xué)、科研與學(xué)科建設(shè)等方面提供有參考價(jià)值的原始信息，為基層單位相關(guān)工作提供幫助，這對(duì)促進(jìn)基層單位的科學(xué)發(fā)展和可持續(xù)建設(shè)與發(fā)展都起著不可估量的重要推動(dòng)作用。

三、掌握檔案知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，是做好學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)

檔案工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)，同時(shí)也是一項(xiàng)帶有“鋪路架橋”性質(zhì)的服務(wù)工作。目前，多數(shù)高校的檔案館在校內(nèi)基層單位都設(shè)有專職檔案員（或兼職檔案員），專門協(xié)助檔案館做好本單位檔案的收集、整理和歸檔工作。這無疑是做好高校檔案工作的重要舉措。兼職檔案員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案基本知識(shí)，掌握有關(guān)檔案工作的規(guī)范，熟悉行政檔案工作的流程。另外，檔案員還要具有默默無聞、無私奉獻(xiàn)的精神和積極主動(dòng)、嚴(yán)謹(jǐn)踏實(shí)的工作作風(fēng)。只有這樣，才能成為一名稱職的、高素質(zhì)的基層檔案管理工作者。

四、注重檔案管理，抓好基礎(chǔ)性工作

1.明確工作內(nèi)容。檔案工作是一項(xiàng)積累性工作，首先需要檔案工作者在日常工作中注重學(xué)校各類材料的收集和整理，全方位收集相關(guān)檔案資料，倡導(dǎo)全體師生支持學(xué)校，積極提供有保存價(jià)值的教育教學(xué)資料，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的知名校友資料等，使檔案內(nèi)容豐富充實(shí)。保存價(jià)值不明確的要及時(shí)請示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門，不能擅自決定。

2.納入辦公室工作體系。基層單位的辦公室要明確檔案工作的地位，形成工作流程與制度，以確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。要配齊基本的檔案工作設(shè)備，提高檔案工作的水平和質(zhì)量，提升檔案工作的效率。

3.提高檔案工作者的素質(zhì)。積極配合是做好辦公室檔案工作的關(guān)鍵。辦公室兼職檔案員是基層檔案工作的主體，只有他們充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，才會(huì)積極、主動(dòng)、有意識(shí)地積累檔案，并做好檔案工作。所以，學(xué)校要采取各種辦法和措施，組織兼職檔案員認(rèn)真開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，自覺地做好檔案的積累工作。

檔案工作是一項(xiàng)永恒的事業(yè)。隨著高校各項(xiàng)工作的深入，高校檔案工作的內(nèi)涵和外延也在不斷拓展，這必將對(duì)高校檔案工作提出新的要求。基層的廣大檔案工作者要主動(dòng)適應(yīng)形勢的發(fā)展，努力學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，不斷提高檔案意識(shí)，堅(jiān)持服務(wù)第一，并由管理型向信息服務(wù)型轉(zhuǎn)變，努力挖掘檔案價(jià)值，積極利用檔案的價(jià)值，為學(xué)校檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展和我國的高等教育事業(yè)的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

李光偉，黃西川.高校現(xiàn)代科技管理概略[M].南京：東南大學(xué)出版社，1996.