談加強檔案信息資源的開發與利用

周小美

摘 要：檔案作為人類社會活動的真實記錄，是人類文明進步的接替，也是世界文化遺產的重要組成部分。怎樣保存和利用好前人留下的歷史月毫厘時秒年，又為子孫后代留下真實的歷史記載，是需要國際檔案界認真思考和解決的問題。本文作者結合檔案工作的時間，談點粗淺的看法。

關鍵詞：檔案；信息資源；開發利用

檔案作為人類社會活動的真實記錄，是人類文明進步的接替，也是世界文化遺產的重要組成部分。怎樣保存和利用好前人留下的歷史月毫厘時秒年， 又為子孫后代留下真實的歷史記載，是需要國際檔案界認真思考和解決的問題。如何利用好前人留下的歷史遺產，為人類做貢獻，現已成為檔案工作者關注的課題，筆者結合檔案工作的時間，談點粗淺的看法。

1 提高對檔案信息資源開發利用重要性的認識

檔案工作之所以存在和發展，是由于檔案有利用價值決定的。檔案是人類社會實踐活動的記錄，它記錄了人們在生產斗爭、政治斗爭和科學實驗等項活動中所積累的正反兩個方面的經驗與教訓，這些經驗是進行現代化建設、科學研究和歷史研究的必要條件和寶貴的信息財富。有人說信息是知識經濟發動機的燃料，日本人把信息視為僅次于糧食和能源的經濟資源。可見，信息已成為現代化社會的戰略資源，成為人類社會共同的巨大財富。在今天，發展社會主義市場經濟，需要充足的信息資源。通過科學的社會預測，以嚴肅認真的態度，準確即使的為社會輸送檔案信息，做到適時有效，萬無一失。因此說，開發檔案信息資源是時代的需要，也是檔案工作這的神圣使命。

2 檔案信息資源開發利用的措施

2.1 豐富優化館藏，是開發檔案信息資源的基礎

豐富的館藏，是檔案工作為經濟建設服務的物質基礎。要豐富館藏不是無原則的收集，它不僅有數量上的要求，而且還有質量意義上的規定，必須是數量多、含面寬、質量高，能反映出一個地區的基本歷史面貌和經濟活動情況。如在歷史上的重要朝代，在全國或較大范圍內有重要影響的名人檔案。推動社會和科學進步的重大發明、對全國有重要影響的重大時間、名優品牌檔案等等。豐富優化館藏起目的就是為了更好的為利用者服務，使檔案信息在為社會各項事業服務中發揮更大作用。

2.2 培養高素質的檔案人才，是檔案信息資源開發利用的保證

培養和造就一批高素質的檔案人才，是我們檔案事業興旺發達的關鍵所在”。充分發揮檔案信息資源的作用，其中一個重要的問題就是要培養和造就一支具有較高政治素質和業務素質的跨世紀的檔案干部隊伍。檔案人員素質的高低，決定著檔案信息資源開發利用的程度。因此，第一要提高檔案工作者的政治素質，檔案干部要講政治、講學習、講正氣，樹立正確的人生觀，要有強烈的責任感和敬業精神，甘于在平凡的工作中默默奉賢自己的光和熱。第二要精通業務。扎實的專業理論知識是做好檔案工作的基礎。因此，檔案工作者在鞏固原有的檔案專業知識基礎上，還要不斷加強繼續教育，更新知識，熟悉和掌握本專業的新理論，新知識、新技術，研究檔案領域的新情況、新問題，從而獲得開發檔案信息資源的“金鑰匙”。真正成為檔案專家。第三要掌握多學科知識。隨著社會的發展，檔案從門類到載體，從管理手段到提供利用方式都發生了巨大變化。這就要求檔案人員不僅要有扎實的專業知識和豐富的實踐經驗，而且還要有廣博的相關學科知識、有較強的分析、綜合、概括和解決問題的能力，掌握電子計算機知識和操作技能，掌握外語，以事業開發檔案信息資源的需要。

2.3 檔案工作現代化，是檔案信息資源開發利用的條件

《中華人民共和國檔案法》頒布以來，人們越來越認識到檔案在政治、經濟、科學研究等活動中的重要性，更加注意檔案的形成和積累，從而造成了檔案信息資源的集聚增加和社會利用越來越頻繁。傳統的手工操作已難以適應社會利用檔案的需要和檔案信息資源再加工的需要，目前檔案信息資源的開發利用，要求做到快速、準確、系統的將檔案信息資源進行有效濃縮、輸出和儲存，以便于廣泛的提供利用，以計算機為核心的信息處理技術的發展，為檔案信息資源開發利用現代化提供了必要條件。努力實現檔案信息資源開發網絡化。

3 開發檔案信息資源的方式、方法

3.1 建立檔案檢索目錄中心

建立檔案檢索目錄中心是檔案利用工作發展的必然趨勢，也是最大限度發揮檔案信息資源的社會效益和經濟效益的重要途徑，從而實現檔案信息共享。檔案檢索目錄中心是開發檔案信息資源，服務四化建設的鑰匙，是利用者獲取檔案信息的媒介。除各檔案館（室）建立完善的檔案檢索目錄體系外，還應按地區建立檔案檢索目錄中心，使管理者在中心就可以知道哪些單位保存著利用者所需要的檔案，從而在更廣泛的范圍內發揮檔案信息資源的作用。

3.2 強化檔案編研工作

檔案編研工作是較高層次和具有較高效能的開發檔案信息資源的方式。記載在案卷中的檔案信息往往是單一的、零碎的，大多數檔案是“孤本”，不能完全滿足利用者的需求，由于檔案信息具有分散性的特點，而經濟建設需要系統的、完整的檔案信息，這就要求檔案工作者，根據工作需要，對檔案資源進一步分析研究，濃縮和提煉。只有對檔案進行再加工，才能把對檔案的實體管理轉移到信息管理上來。在編研中，我們可以圍繞某個專題，把多個信息有機結合，變單一的信息為組合信息。將檔案信息分類匯編成資料，使檔案信息資源更好的服務于四化建設。

總之，檔案信息資源開發利用是檔案工作的中心任務，雖然這項工作不是直接的生產活動，但是當檔案信息被推向市場時，就受到市場的檢驗，就有個優勝劣汰問題。因此檔案工作者必須打破一切陳規陋習，突破傳統的思維方式，樹立市場觀念、競爭觀念、效益觀念、樹立“參與”意識。要勇于探索，不斷創新，緊緊把握檔案工作為經濟建設服務這個中心，認真做好檔案信息資源的開發利用工作。endprint