電子醫療檔案科學管理探究

馮哲

摘 要：文章主要列舉了基層醫療單位新時期電子檔案管理中存在的問題，分析認為，要正確對待所存在的問題，加強科學管理，唯有如此，才能確保醫患雙方利益，提升為群眾服務水平。

關鍵詞：新時期；高校；電子檔案；策略

隨著我國經濟的快速發展以及醫療衛生水平的提高，社會各階層對醫學檔案尤其是電子醫療檔案的要求也不斷提高。但是也要看到，在不少基層醫療單位，對電子醫療檔案的管理過程中，還存在著管理不夠專業、檔案缺乏安全性等問題，如何加強基層醫療單位電子檔案管理的有效性和科學性，成為檔案管理工作者重點考慮的問題。

1 醫療電子檔案管理存在的問題

1.1 專業機構與人才的匱乏

毋庸諱言，不少基層醫療單位時至今日仍然缺乏專門的醫療電子檔案管理機構，加之管理者不太重視檔案辦公自動化網絡建設，使得醫療電子檔案管理遠遠比不上傳統的紙質檔案管理嚴格。如果對電子檔案沒有嚴格的管理，有可能造成醫療電子檔案流失和泄密；不少醫療檔案管理者不熟悉專業信息技術，對電子檔案知識不能及時更新，操作上不能勝任，經常出現一些不經意的誤操作。如新文檔替代了舊文檔，形成文件的丟失，導致文件缺失準確性和真實性，影響了電子檔案的信任度；時常出現的計算機病毒也對醫療電子檔案管理提出了嚴峻挑戰，這些都亟需加強對專業機構個人才的建設。

1.2 操作與管理不規范

許多醫療機構在進行辦公自動化建設時要么沒有醫療檔案管理者參加，或因醫療檔案管理者計算機信息技術欠缺，這就讓醫療電子檔案管理從硬件上先天不足。與傳統紙質檔案管理相比，電子檔案管理無論是在管理原則、歸檔范圍、歸檔時間、組卷方式、保管條件和著錄格式上缺少一整套完善統一的國家和地方部門的標準和制度，如果沒有規范化的醫療電子檔案管理制度，就會造成嚴重的檔案質量問題。

1.3 存儲方式不安全

不少醫療機構電子檔案管理松散，防火墻技術比較低，還有的單位存儲器容量小，新檔案有時會替代以前的舊檔案。造成醫療電子檔案的不完整性。如果在存儲過程中無意間的刪改或電腦黑客攻擊，就會造成電子檔案的改動、泄密甚至丟失，給電子檔案的管理留下安全隱患。

2 醫療電子檔案管理的原則及策略

2.1 醫療電子檔案管理的原則

（1）全程管理的原則，要建立起一個包括電子檔案從生成流程、管理制度、管理方式和檔案質量特點的技術方法體系、程序體系和目標管理體系，把各個環節管理系統化，做到無縫銜接。（2）前端控制原則，把醫療電子文件生成過程看作前端，對電子系統的前端進行設定，建立起有效的前端控制，從而確保對全程進行有效管理。（3）完整性保障原則，醫療電子檔案的完整性是指醫療電子檔案全部的內容信息，背景信息和元數據等內容全部完整無缺。醫療電子檔案只有是完整的，它才具有價值，一旦電子文件缺失就會造成內容的不全面。（4）真實性保障原則，醫療電子檔案的真實性是指文件的內容、背景和結構經過傳輸、分類、遷移等處理過程后內容保持依舊不變，與初始形成時的形態完全一致。維護醫療電子檔案的真實性很難，因為醫療電子文件更改方便，增減過程沒有痕跡，這給真實性的維護帶來一定的難度。

2.2 醫療電子檔案管理策略

第一，統一歸檔標準 事實上，基層醫療機構的醫療電子檔案歸檔可以參照紙質文檔的歸檔標準來制定。不論是管的原則、歸檔范圍，還是著錄的格式都要有具有自身獨特性的標準。如醫療電子檔案的歸檔范圍要注重歸檔時對電子文檔的有效性和完整性進行管理，醫療電子檔案一旦建立就不能隨意的進行修改、調閱和復制，以保證醫療電子檔案的完整性和嚴肅性。

第二，提升管理素質 要對醫療電子檔案實施有效的信息化管理，就必須有專業化的管理人員。各級醫療機構都必須建立起具有專業素質和優秀政治素質的管理員隊伍，以保證其既具有專業的檔案業務技能，也具有專業的信息管理技術。專業的醫療電子檔案管理人員，除有一定專業技能之外，還要注重自身及時的自學和培訓，以掌握電子檔案各環節的基本要求，及時理解檔案管理的新要求和新方法，以提高工作效率，保證檔案質量；不斷探索檔案管理的新模式，使醫療電子檔案管理更加科學、實用。

第三，資源共享 電子醫療檔案記錄著大量的、可利用的醫學信息，是一種具有極大利用性的醫學信息資源。醫療機構電子檔案信息資源開發和利用越來越受到社會各個方面的關注。不斷強化醫療電子檔案信息的開發和利用，不僅有利于提升醫療機構的醫學治療管理水平，更有利于醫療機構對人才培養、創建新型人才創新模式的科學、有序的管理。信息技術時代，醫療機構的檔案管理工作將以電子檔案為主，紙質檔案為輔，在各個醫療機構之間應建立起統一的軟件，形成各單位之間的醫療檔案有效交流，以發揮醫療電子檔案的資源共享性。

第四，做好存儲 醫療機構各部門向檔案管理部門上交檔案時通常會上交紙質和電子兩份檔案。這就是同步歸檔“雙軌制”，這時紙質醫療檔案和相對應的電子醫療檔案的著錄、內容、簽署、編號應相統一。保存的醫療電子檔案，要按照原有的檔案分類進行管理和處理，并保存在可耐久的載體上，一套提供利用，一套封存保管，一套異地保定；要注重防磁，防濕等，以保證信息的完整性和安全性；對電子檔案進行加密管理，采用檔案備份、簽署技術、防寫措施、身份驗證、消息認證、加密技術，確保醫療電子檔案安全可靠。

醫療電子檔案的使用和管理對基層醫療機構的檔案管理是一個新的挑戰，利用現代化的電子信息技術對醫療檔案進行科學化的管理是檔案管理的必由之路。基層醫療機構檔案管理工作者要掌握現代化的信息技術，不斷強化醫療電子檔案管理手段，更好的服務于人民群眾。endprint