電子醫(yī)療檔案科學(xué)管理探究

馮哲

摘 要：文章主要列舉了基層醫(yī)療單位新時期電子檔案管理中存在的問題，分析認為，要正確對待所存在的問題，加強科學(xué)管理，唯有如此，才能確保醫(yī)患雙方利益，提升為群眾服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：新時期；高校；電子檔案；策略

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展以及醫(yī)療衛(wèi)生水平的提高，社會各階層對醫(yī)學(xué)檔案尤其是電子醫(yī)療檔案的要求也不斷提高。但是也要看到，在不少基層醫(yī)療單位，對電子醫(yī)療檔案的管理過程中，還存在著管理不夠?qū)I(yè)、檔案缺乏安全性等問題，如何加強基層醫(yī)療單位電子檔案管理的有效性和科學(xué)性，成為檔案管理工作者重點考慮的問題。

1 醫(yī)療電子檔案管理存在的問題

1.1 專業(yè)機構(gòu)與人才的匱乏

毋庸諱言，不少基層醫(yī)療單位時至今日仍然缺乏專門的醫(yī)療電子檔案管理機構(gòu)，加之管理者不太重視檔案辦公自動化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使得醫(yī)療電子檔案管理遠遠比不上傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理嚴格。如果對電子檔案沒有嚴格的管理，有可能造成醫(yī)療電子檔案流失和泄密；不少醫(yī)療檔案管理者不熟悉專業(yè)信息技術(shù)，對電子檔案知識不能及時更新，操作上不能勝任，經(jīng)常出現(xiàn)一些不經(jīng)意的誤操作。如新文檔替代了舊文檔，形成文件的丟失，導(dǎo)致文件缺失準確性和真實性，影響了電子檔案的信任度；時常出現(xiàn)的計算機病毒也對醫(yī)療電子檔案管理提出了嚴峻挑戰(zhàn)，這些都亟需加強對專業(yè)機構(gòu)個人才的建設(shè)。

1.2 操作與管理不規(guī)范

許多醫(yī)療機構(gòu)在進行辦公自動化建設(shè)時要么沒有醫(yī)療檔案管理者參加，或因醫(yī)療檔案管理者計算機信息技術(shù)欠缺，這就讓醫(yī)療電子檔案管理從硬件上先天不足。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理無論是在管理原則、歸檔范圍、歸檔時間、組卷方式、保管條件和著錄格式上缺少一整套完善統(tǒng)一的國家和地方部門的標準和制度，如果沒有規(guī)范化的醫(yī)療電子檔案管理制度，就會造成嚴重的檔案質(zhì)量問題。

1.3 存儲方式不安全

不少醫(yī)療機構(gòu)電子檔案管理松散，防火墻技術(shù)比較低，還有的單位存儲器容量小，新檔案有時會替代以前的舊檔案。造成醫(yī)療電子檔案的不完整性。如果在存儲過程中無意間的刪改或電腦黑客攻擊，就會造成電子檔案的改動、泄密甚至丟失，給電子檔案的管理留下安全隱患。

2 醫(yī)療電子檔案管理的原則及策略

2.1 醫(yī)療電子檔案管理的原則

（1）全程管理的原則，要建立起一個包括電子檔案從生成流程、管理制度、管理方式和檔案質(zhì)量特點的技術(shù)方法體系、程序體系和目標管理體系，把各個環(huán)節(jié)管理系統(tǒng)化，做到無縫銜接。（2）前端控制原則，把醫(yī)療電子文件生成過程看作前端，對電子系統(tǒng)的前端進行設(shè)定，建立起有效的前端控制，從而確保對全程進行有效管理。（3）完整性保障原則，醫(yī)療電子檔案的完整性是指醫(yī)療電子檔案全部的內(nèi)容信息，背景信息和元數(shù)據(jù)等內(nèi)容全部完整無缺。醫(yī)療電子檔案只有是完整的，它才具有價值，一旦電子文件缺失就會造成內(nèi)容的不全面。（4）真實性保障原則，醫(yī)療電子檔案的真實性是指文件的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)經(jīng)過傳輸、分類、遷移等處理過程后內(nèi)容保持依舊不變，與初始形成時的形態(tài)完全一致。維護醫(yī)療電子檔案的真實性很難，因為醫(yī)療電子文件更改方便，增減過程沒有痕跡，這給真實性的維護帶來一定的難度。

2.2 醫(yī)療電子檔案管理策略

第一，統(tǒng)一歸檔標準 事實上，基層醫(yī)療機構(gòu)的醫(yī)療電子檔案歸檔可以參照紙質(zhì)文檔的歸檔標準來制定。不論是管的原則、歸檔范圍，還是著錄的格式都要有具有自身獨特性的標準。如醫(yī)療電子檔案的歸檔范圍要注重歸檔時對電子文檔的有效性和完整性進行管理，醫(yī)療電子檔案一旦建立就不能隨意的進行修改、調(diào)閱和復(fù)制，以保證醫(yī)療電子檔案的完整性和嚴肅性。

第二，提升管理素質(zhì) 要對醫(yī)療電子檔案實施有效的信息化管理，就必須有專業(yè)化的管理人員。各級醫(yī)療機構(gòu)都必須建立起具有專業(yè)素質(zhì)和優(yōu)秀政治素質(zhì)的管理員隊伍，以保證其既具有專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)技能，也具有專業(yè)的信息管理技術(shù)。專業(yè)的醫(yī)療電子檔案管理人員，除有一定專業(yè)技能之外，還要注重自身及時的自學(xué)和培訓(xùn)，以掌握電子檔案各環(huán)節(jié)的基本要求，及時理解檔案管理的新要求和新方法，以提高工作效率，保證檔案質(zhì)量；不斷探索檔案管理的新模式，使醫(yī)療電子檔案管理更加科學(xué)、實用。

第三，資源共享 電子醫(yī)療檔案記錄著大量的、可利用的醫(yī)學(xué)信息，是一種具有極大利用性的醫(yī)學(xué)信息資源。醫(yī)療機構(gòu)電子檔案信息資源開發(fā)和利用越來越受到社會各個方面的關(guān)注。不斷強化醫(yī)療電子檔案信息的開發(fā)和利用，不僅有利于提升醫(yī)療機構(gòu)的醫(yī)學(xué)治療管理水平，更有利于醫(yī)療機構(gòu)對人才培養(yǎng)、創(chuàng)建新型人才創(chuàng)新模式的科學(xué)、有序的管理。信息技術(shù)時代，醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理工作將以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔，在各個醫(yī)療機構(gòu)之間應(yīng)建立起統(tǒng)一的軟件，形成各單位之間的醫(yī)療檔案有效交流，以發(fā)揮醫(yī)療電子檔案的資源共享性。

第四，做好存儲 醫(yī)療機構(gòu)各部門向檔案管理部門上交檔案時通常會上交紙質(zhì)和電子兩份檔案。這就是同步歸檔“雙軌制”，這時紙質(zhì)醫(yī)療檔案和相對應(yīng)的電子醫(yī)療檔案的著錄、內(nèi)容、簽署、編號應(yīng)相統(tǒng)一。保存的醫(yī)療電子檔案，要按照原有的檔案分類進行管理和處理，并保存在可耐久的載體上，一套提供利用，一套封存保管，一套異地保定；要注重防磁，防濕等，以保證信息的完整性和安全性；對電子檔案進行加密管理，采用檔案備份、簽署技術(shù)、防寫措施、身份驗證、消息認證、加密技術(shù)，確保醫(yī)療電子檔案安全可靠。

醫(yī)療電子檔案的使用和管理對基層醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理是一個新的挑戰(zhàn)，利用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)對醫(yī)療檔案進行科學(xué)化的管理是檔案管理的必由之路。基層醫(yī)療機構(gòu)檔案管理工作者要掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，不斷強化醫(yī)療電子檔案管理手段，更好的服務(wù)于人民群眾。endprint