Excel制表軟件在師資隊伍檔案建設中的一些應用

王德琴

（長治學院 生物科學與技術系，山西 長治 046011）

在每學年度結束對師資隊伍檔案進行整理時，不能僅僅對師資隊伍基本情況進行列表匯總，還要對教師的職稱結構、任職年限、年齡結構、學歷結構、學位結構等情況，通過圖表或文字的形式進行統計與總結分析。這樣，院系有關領導可以及時、準確地了解教師的各種結構是否合理，是否有利于本院系各專業的發展。

文章分析了“教師職積統計”表格的建立過程并重點分析了“Excel”函數的使用。

1 建立“教師職稱統計”表格

Excel制表軟件有強大的統計功能。對于熟悉Excel制表軟件的人來說，使用這個制表軟件進行通常的簡單統計自然是得心應手，但對于不熟悉這個制表軟件的人卻很神秘。為了能說明問題，分四步以“教師職稱統計”為例建立一個簡單的統計表格。

第一步：新建“空白工作薄”，選擇Sheet1表格，按“Ctrl+A”選擇全部單元格，單擊右鍵“設置單元格格式”，點擊“數字”，在“分類”下拉菜單中點擊“數值”，并使之保留兩位有效數字。

第二步：在Sheet1表格中制作表格。

先在第一行輸入合適的表格名稱（如XX系教師職稱一覽表）；再在第二行A2單元格輸入“制表時間”，在B2單元格輸入具體的日期，如2012.12（注意：本文約定日期只考慮年和月，并要求月份用兩位數值表示）；然后在第三行相應列輸入需要考察項目的名稱（如姓名、職稱等）；最后，從第四行起，輸入具體的教師姓名和職稱類別，見圖1。

圖1 Sheet1表格示例圖

第三步：在Sheet3表格中建立過渡數據源。

在 A1、A2、A3、A4、A5單元格中依次錄入“正高、副高、中級、初級、見習”等職稱類別。在B列使用COUNTIF語句對Sheet1表格中B4：B23的相應職稱記數，即在 B1中錄入“=COUNTIF（Sheet1！B4：B23，‘=教授’）”；在B2中錄入“=COUNTIF（Sheet1！B4：B23，‘=副教授’）”；在 B3中錄入“=COUNTIF（Sheet1！B4：B23，‘=講師’）”+“=COUNTIF（Sheet1！B4：B23，‘=實驗師’）”；在 B4中錄入“=COUNTIF（Sheet1！B4：B23，‘= 助 教 ’）”+“=COUNTIF（Sheet1！B4：B23，‘=助理實驗師’）”；在 B5中錄入“=COUNTIF（Sheet1！B4：B23，‘=見習’）”，則 B1、B2、B3、B4、B5中顯示的將依次為正高、副高、中級、初級、見習等職稱的人數，見圖2。

圖2 Sheet3表格示例圖

第四步：生成教師職稱結構圖。根據Sheet3表格中的數據，在Sheet2表格中生成教師職稱結構圖。具體操作如下：在Sheet3表格中選中A1到B5的所有單元格，點擊工具欄中的“插入”下拉菜單中的“圖表”選項，按照所給提示操作，即可生成教師職稱結構圖，見圖3。

圖3 Sheet2表格條形示例圖

2 INT函數的應用

在實際工作中，師資隊伍檔案還需要統計多個側面的信息，比如除了統計教師的職稱結構，還需要統計教師的任職年限、年齡結構等許多信息。下面以統計教師任職年限和年齡結構為例，進一步探討Excel制表軟件的使用。

2.1 教師任職年限統計

在Sheet1表格中單元格C3、D3中分別錄入“起聘時間”和“任職年限”，同時，將D列格式設置為整數數值。在C列的相應位置錄入各教師相應職稱的起聘時間，如教師1于2012年10月14日下文被聘為教授，那么相應位置錄入“2012.10”。D列的數值使用函數自動生成，如教師1的任職年限使用函數INT（2012.12-C4）自動生成，其中2012.12為制表日期。其余教師的任職年限用向下填充方式自動生成（注：任職年限按實際滿年計算，比如任職1年11個月也僅算1年[1]）。

2.2 教師年齡結構統計

仿照上面任職年限的統計，在Sheet1表格中單元格E3、F3中分別錄入“出生年月”和“年齡”，同時，也將F列格式設置為整數數值。在E列相應位置錄入各教師的出生年月。F列的數值使用函數自動生成。當制表日期為前半年時，比如2012年2月，教師1的年齡使用函數INT（2012.02+0.06-E4）自動生成；當制表日期為后半年時，比如2012年12月，使用函數 INT（2012.12+0.94-E4）自動生成。其余教師的年齡用向下填充的方式自動生成。

與任職年限不同之處在于：年齡按類似于數學中的四舍五入記，如截止2012年12月，出生年月段在1962年7月到1963年6月之間的教師，均按50歲計算。換言之，截止2012年12月，凡實際年齡在49歲6個月以上到50歲5個月以下的教師，都按50歲統計。

實際工作中，統計教師的年齡段可能比統計實際年齡更為常見、更有意義。為此，仿照上文的第三步建立過渡數據源，再仿照第四步可以生成教師年齡結構圖，見圖4。

圖4 Sheet2表格餅形示例圖

3 圖表的補充與更改

由于教師是流動的，每年有進有出，同時還可能伴隨著職稱的變化。比如2013年12月，新引進一名教師21，同時教師2晉升為教授。為適應新的變化，需要重新制表。不過，只需在原表格基礎上補充、修改一些信息。首先錄入教師21的信息，其次更改教師2的信息，然后使用“替換功能”將“2012.12”替換為“2013.12”，最后將Sheet3表格中COUNTIF語句中的范圍適當變化（如：2012年12月制表時，在 B1中錄入“=COUNTIF（Sheet1!B4:B23，‘=教授’）”；在2013年12月更改表格時，B1內容更改為“=COUNTIF（Sheet1!B4：B24，‘=教授’）”，其余類似），制表工作完成。這樣，既能減少重復勞動，更重要的是提高了工作效率。有必要指出，由于使用了INT函數和COUNTIF函數，所謂減少重復勞動，并非通常意義的復制和粘貼，而是“年齡結構”、“職稱結構”等圖表都自動更改了。

［1］長學黨字［2013］24號，長學院字［2013］54號.關于實施崗位設置與聘用工作的通知［Z］.2013.5.

［2］王文生，張福祥，閆鐘山.計算機公共基礎［M］.吉林：吉林大學出版社，2010.