利用郵件合并功能快速生成胸卡信息

楊軍

● 準備工作

1.制作代表花名冊

在Excel中編輯如圖1所示的代表花名冊，并以“代表名單.xls”為名保存文檔。

圖1

2.制作胸卡模板

在Word中，用兩個表格在第一頁制作如圖2所示的胸卡模板，并以“胸卡.doc”為名保存文檔。

圖2

3.“郵件合并”功能簡介

Word的“郵件合并”功能既能夠實現批量信封或信函收件人信息的自動填充，也能夠廣泛應用于證書、賀卡、學生成績通知單及胸卡等文檔的信息自動填充。不熟悉“郵件合并”功能的用戶，可以在“郵件合并分步向導”的提示下，完成簡單的應用(如證書)，而完成胸卡的信息填充，則需要進行如下文所述的合并規則設置。

● 將花名冊中的信息合并到胸卡模板中

1.在“胸卡.doc”中插入合并域

（1）打開文檔“胸卡.doc”，用菜單欄命令“工具→信函與郵件→郵件合并”打開 “郵件合并”向導。

（2）連續單擊“郵件合并”向導中的“下一步……”按鈕，直到打開“選取數據源”對話框，在其中按屏幕提示打開文檔“代表名單.xls”，并選擇花名冊所在的工作表以及制作胸卡所需要的記錄。

（3）單擊“下一步 撰寫信函”后，單擊“其他項目…”打開“插入合并域”對話框，將“姓名”、“公司”等合并域插入到“胸卡.doc”文檔中(只有一頁)。

2.在“胸卡.doc”中設置合并規則

（1）執行菜單欄“工具→信函與郵件→顯示郵件合并工具欄”，打開“郵件合并工具欄”。

（2）單擊工具欄中的“插入Word域→下一記錄”命令，在只有一頁的“胸卡.doc”文檔中為每張胸卡模板插入“Next Record”(第一張胸卡除外)，版面效果如圖3所示。

3.預覽信息合并效果

單擊向導中的“下一步 預覽信函”，預覽并調整每一頁胸卡信息的合并效果，準確無誤后再單擊“下一步 完成合并”，選擇“打印”即可。

如若照此步驟操作，細心的讀者也許會發現，預覽時第一頁左側自上而下的記錄分別是A、B、C、D、E和F，右側自上而下的記錄分別是G、H、I、J、K和L，那第二頁左側的記錄就應該是M、N、O……，可預覽里為什么第二頁卻是B、C、D……呢？這個問題其實也困擾了我很久。其實無論預覽里顯示的如何，當生成目標文件或直接打印時結果是正常的。用Word 2003以上版本時這個問題就不會出現了。

自此，通過“郵件合并”功能將花名冊信息自動合并到自定義胸卡模版的目的就完全達到了。其實，“郵件合并”功能能夠解決的個性化問題遠不止于此。例如，通過合并域規則的設定，可以在原模版的基礎上再生成個性化細節描述：根據對用戶“性別”字段和“年齡”字段的判斷，在胸卡中男性的姓名后面自動添加“先生”稱謂，在女性25歲以下姓名后面自動添加“小姐”稱謂，25歲以上姓名后面自動添加“女士”稱謂等。

endprint

● 準備工作

1.制作代表花名冊

在Excel中編輯如圖1所示的代表花名冊，并以“代表名單.xls”為名保存文檔。

圖1

2.制作胸卡模板

在Word中，用兩個表格在第一頁制作如圖2所示的胸卡模板，并以“胸卡.doc”為名保存文檔。

圖2

3.“郵件合并”功能簡介

Word的“郵件合并”功能既能夠實現批量信封或信函收件人信息的自動填充，也能夠廣泛應用于證書、賀卡、學生成績通知單及胸卡等文檔的信息自動填充。不熟悉“郵件合并”功能的用戶，可以在“郵件合并分步向導”的提示下，完成簡單的應用(如證書)，而完成胸卡的信息填充，則需要進行如下文所述的合并規則設置。

● 將花名冊中的信息合并到胸卡模板中

1.在“胸卡.doc”中插入合并域

（1）打開文檔“胸卡.doc”，用菜單欄命令“工具→信函與郵件→郵件合并”打開 “郵件合并”向導。

（2）連續單擊“郵件合并”向導中的“下一步……”按鈕，直到打開“選取數據源”對話框，在其中按屏幕提示打開文檔“代表名單.xls”，并選擇花名冊所在的工作表以及制作胸卡所需要的記錄。

（3）單擊“下一步 撰寫信函”后，單擊“其他項目…”打開“插入合并域”對話框，將“姓名”、“公司”等合并域插入到“胸卡.doc”文檔中(只有一頁)。

2.在“胸卡.doc”中設置合并規則

（1）執行菜單欄“工具→信函與郵件→顯示郵件合并工具欄”，打開“郵件合并工具欄”。

（2）單擊工具欄中的“插入Word域→下一記錄”命令，在只有一頁的“胸卡.doc”文檔中為每張胸卡模板插入“Next Record”(第一張胸卡除外)，版面效果如圖3所示。

3.預覽信息合并效果

單擊向導中的“下一步 預覽信函”，預覽并調整每一頁胸卡信息的合并效果，準確無誤后再單擊“下一步 完成合并”，選擇“打印”即可。

如若照此步驟操作，細心的讀者也許會發現，預覽時第一頁左側自上而下的記錄分別是A、B、C、D、E和F，右側自上而下的記錄分別是G、H、I、J、K和L，那第二頁左側的記錄就應該是M、N、O……，可預覽里為什么第二頁卻是B、C、D……呢？這個問題其實也困擾了我很久。其實無論預覽里顯示的如何，當生成目標文件或直接打印時結果是正常的。用Word 2003以上版本時這個問題就不會出現了。

自此，通過“郵件合并”功能將花名冊信息自動合并到自定義胸卡模版的目的就完全達到了。其實，“郵件合并”功能能夠解決的個性化問題遠不止于此。例如，通過合并域規則的設定，可以在原模版的基礎上再生成個性化細節描述：根據對用戶“性別”字段和“年齡”字段的判斷，在胸卡中男性的姓名后面自動添加“先生”稱謂，在女性25歲以下姓名后面自動添加“小姐”稱謂，25歲以上姓名后面自動添加“女士”稱謂等。

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● 準備工作

1.制作代表花名冊

在Excel中編輯如圖1所示的代表花名冊，并以“代表名單.xls”為名保存文檔。

圖1

2.制作胸卡模板

在Word中，用兩個表格在第一頁制作如圖2所示的胸卡模板，并以“胸卡.doc”為名保存文檔。

圖2

3.“郵件合并”功能簡介

Word的“郵件合并”功能既能夠實現批量信封或信函收件人信息的自動填充，也能夠廣泛應用于證書、賀卡、學生成績通知單及胸卡等文檔的信息自動填充。不熟悉“郵件合并”功能的用戶，可以在“郵件合并分步向導”的提示下，完成簡單的應用(如證書)，而完成胸卡的信息填充，則需要進行如下文所述的合并規則設置。

● 將花名冊中的信息合并到胸卡模板中

1.在“胸卡.doc”中插入合并域

（1）打開文檔“胸卡.doc”，用菜單欄命令“工具→信函與郵件→郵件合并”打開 “郵件合并”向導。

（2）連續單擊“郵件合并”向導中的“下一步……”按鈕，直到打開“選取數據源”對話框，在其中按屏幕提示打開文檔“代表名單.xls”，并選擇花名冊所在的工作表以及制作胸卡所需要的記錄。

（3）單擊“下一步 撰寫信函”后，單擊“其他項目…”打開“插入合并域”對話框，將“姓名”、“公司”等合并域插入到“胸卡.doc”文檔中(只有一頁)。

2.在“胸卡.doc”中設置合并規則

（1）執行菜單欄“工具→信函與郵件→顯示郵件合并工具欄”，打開“郵件合并工具欄”。

（2）單擊工具欄中的“插入Word域→下一記錄”命令，在只有一頁的“胸卡.doc”文檔中為每張胸卡模板插入“Next Record”(第一張胸卡除外)，版面效果如圖3所示。

3.預覽信息合并效果

單擊向導中的“下一步 預覽信函”，預覽并調整每一頁胸卡信息的合并效果，準確無誤后再單擊“下一步 完成合并”，選擇“打印”即可。

如若照此步驟操作，細心的讀者也許會發現，預覽時第一頁左側自上而下的記錄分別是A、B、C、D、E和F，右側自上而下的記錄分別是G、H、I、J、K和L，那第二頁左側的記錄就應該是M、N、O……，可預覽里為什么第二頁卻是B、C、D……呢？這個問題其實也困擾了我很久。其實無論預覽里顯示的如何，當生成目標文件或直接打印時結果是正常的。用Word 2003以上版本時這個問題就不會出現了。

自此，通過“郵件合并”功能將花名冊信息自動合并到自定義胸卡模版的目的就完全達到了。其實，“郵件合并”功能能夠解決的個性化問題遠不止于此。例如，通過合并域規則的設定，可以在原模版的基礎上再生成個性化細節描述：根據對用戶“性別”字段和“年齡”字段的判斷，在胸卡中男性的姓名后面自動添加“先生”稱謂，在女性25歲以下姓名后面自動添加“小姐”稱謂，25歲以上姓名后面自動添加“女士”稱謂等。

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