新時期如何推進企業(yè)檔案管理體制改革

劉葭

摘 要：企業(yè)檔案管理體制改革在經濟體制改革中占有重要地位。本文從企業(yè)檔案管理的重要性出發(fā)，發(fā)現新時期企業(yè)檔案管理體制中存在的問題，有針對性的提出推進企業(yè)檔案管理體制改革的幾點路徑。

關鍵詞：新時期；企業(yè)檔案管理體制；改革

社會主義市場經濟的建立與完善必須要有針對性的將經濟基礎與上層建筑之間關系的問題處理好，做出相應的改革，才能適應社會經濟的發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作的好壞，關系到一個企業(yè)的發(fā)展與進步，是企業(yè)決策中必不可少的參考因素。在企業(yè)的發(fā)展中屬于上層建筑范疇的當屬檔案管理工作，也是我國企業(yè)經濟改革的重要一環(huán)。通過對經濟機制的轉變，加大對企業(yè)檔案管理工作的深入和調整，使之更好地適應市場經濟的需要。

1 企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理中的重要性

1.1 企業(yè)檔案管理對企業(yè)管理的意義

企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的重要一環(huán)，特別是對企業(yè)管理水平的提高有著決定作用。所謂企業(yè)檔案管理，顧名思義就是將企業(yè)信息、資料進行整理、歸類的管理，這種管理模式可以將企業(yè)經營、生產和技術信息記錄在案。一個完善的企業(yè)的檔案管理體系，能夠有效地提高整個企業(yè)的管理水平。

步入二十一世紀以來，我國社會主義經濟取得了長足的進步，社會主義市場經濟不斷完善，市場競爭的壓力也在不斷增大，企業(yè)在發(fā)展中面臨著巨大的挑戰(zhàn)，也給企業(yè)管理增加了困難。市場需求的不斷擴大，使現代企業(yè)的生產節(jié)奏逐步加大，作為企業(yè)管理中的重要一環(huán)的檔案管理工作也隨著企業(yè)發(fā)展模式的轉變面臨著新的挑戰(zhàn)。只有在如此嚴峻的形勢下做好企業(yè)檔案管理工作，才能為企業(yè)的生產提供強有力的信息資源，才能保障企業(yè)的生產效益與生產質量。

檔案是一個企業(yè)的信息資源庫，它關系著企業(yè)的生產、經營、管理、改革等方面的重要決策，與國家的檔案資源信息系統有著密切的聯系。只有將企業(yè)檔案管理妥當，才能切實促進企業(yè)的健康、穩(wěn)固發(fā)展。

1.2 企業(yè)檔案在企業(yè)管理中的主要作用

檔案在企業(yè)管理中具有著重要作用，主要表現在以下幾個方面：首先，企業(yè)發(fā)展自身的現狀能夠在企業(yè)檔案中得以具體體現，并且所提供的信息能夠幫助企業(yè)了解市場真實狀況，為企業(yè)的決策提供必要的信息；其次，通過對企業(yè)檔案的管理可以使企業(yè)充分認識到黨和國家在企業(yè)發(fā)展方面的政策、制度、法規(guī)，從而幫助企業(yè)做好經營規(guī)劃策略，指引企業(yè)朝著正確的方向發(fā)展； 第三，企業(yè)檔案包括許多方面，主要有企業(yè)人事檔案、企業(yè)文書檔案、企業(yè)管理檔案、企業(yè)科技檔案等。企業(yè)檔案是企業(yè)經營戰(zhàn)略制定的重要資源，可以為企業(yè)管理提供戰(zhàn)略支持。完善企業(yè)檔案，可以使企業(yè)不斷的總結和完善自我，從而提高企業(yè)生產、經營效率和生產質量；第四，企業(yè)檔案可以收集到各類最新的技術信息資源，并且進行整理、分析，為企業(yè)發(fā)展提供強大的服務，提供可靠的信息資料。

2 新時期企業(yè)檔案管理體制中存在的問題

2.1 企業(yè)在檔案管理思想方面較為落后

目前，在我國許多企業(yè)領導檔案意識比較淡薄，對檔案管理工作不夠重視。在企業(yè)領導眼中企業(yè)的發(fā)展是以營利為主要目標，生產、經營、獲利才是企業(yè)生存之道，從而忽略了對企業(yè)檔案管理工作的重視。同時企業(yè)員工對檔案工作也不重視，認為這些工作與自己而言沒有實際利益。長此以往，企業(yè)自上而下的檔案管理工作也就無法順利開展，反而影響了企業(yè)的正常、規(guī)范發(fā)展。

2.2 企業(yè)在檔案管理的模式方面較為不規(guī)范

當前，我國多數企業(yè)在檔案管理制度上都不規(guī)范，缺乏統一的管理制度，有的大企業(yè)中的小單位都有自己獨立的檔案管理規(guī)定，管理水平低下，這嚴重影響了企業(yè)檔案管理的規(guī)范性。甚至有些企業(yè)直接撤消或者合并檔案管理機構，使一些檔案得不到合理放置和歸檔，導致一些重要資料、文件丟失，給企業(yè)的管理造成一定的麻煩。

2.3 企業(yè)在檔案管理技術的手段方面較為滯后

由于企業(yè)對檔案管理工作的不重視，不給檔案管理部門配備高科技辦公設備，影響了檔案管理的質量。目前在我國，有許多企業(yè)的檔案管理工作還停留在手工操作層次，他們缺乏最基本的檔案保存場所、設備。這些落后的管理技術只會繼續(xù)導致企業(yè)檔案管理工作水平的下降，從而嚴重影響企業(yè)檔案管理工作的順利進行，使企業(yè)檔案管理工作無法緊跟時代步伐。

3 新時期推進企業(yè)檔案管理體制改革的路徑選擇

3.1 企業(yè)應加強檔案管理工作的重視，依法管理檔案。

加強對企業(yè)領導及員工檔案管理工作意識的教育，提高企業(yè)領導及員工對檔案管理工作重視的能力。完善企業(yè)檔案管理工作的部門設置，為檔案管理的有效性提供合理的環(huán)境。企業(yè)檔案管理體制改革中必須要嚴格堅持法制化道路，依據《中華人民共和國檔案法》之規(guī)定開展檔案管理、監(jiān)督工作，確保檔案管理工作效率的提高。

3.2 企業(yè)應加大檔案管理信息化投資，建立一體化模式

隨著社會的不斷進步，要求企業(yè)應緊跟時代步伐，完善和實現檔案管理信息一體化。企業(yè)在建設和管理檔案的過程中，應加大對基礎設備的投資，建立完善的圖書、檔案、情報信息庫，并將三者緊密結合在一起加強企業(yè)各個部門的合作，建成企業(yè)的多元化、綜合化信息中心，為企業(yè)各部門提供服務。一體化模式可以有效的推進企業(yè)檔案的保密工作發(fā)展，為企業(yè)的發(fā)展提供了保障。也是企業(yè)進一步深化改革的題中之義。

3.3 企業(yè)應提高檔案管理人員素質

由于企業(yè)檔案管理是一項較為復雜、繁瑣的事情，它對企業(yè)的發(fā)展也極為重要，特別是一些資料會直接關系到企業(yè)的命脈，這也就要求企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)素質必須過硬，不但要具備專業(yè)的知識，還要有分析、綜合的能力。企業(yè)檔案管理工作人員應主動學習，更新自己的知識結構，掌握現代化信息技術，及時關注和了解企業(yè)自身發(fā)展的方向，從而為企業(yè)的發(fā)展提供必要、及時的信息，推動企業(yè)的發(fā)展。

3.4 企業(yè)檔案管理中積極利用新技術

隨著計算機技術水平的不斷提高，在檔案管理工作也得到普遍的應用。由于計算機具有強大的搜索和存儲功能，能夠切實保障企業(yè)檔案得到系統的保存，實現檔案管理系統化。對于企業(yè)的檔案管理而言，采用先進的新技術，可以提高檔案管理工作的效率。企業(yè)檔案管理工作中計算機、集成光盤等新技術的應用，可以使檔案管理走向多元化時代，確保檔案資料的有效保存。通過專門、系統的輸入、存儲、檢索、輸出等一體化管理，可以使企業(yè)檔案與互聯網信息結合，實現全國范圍內檔案、資料資源的共享，這樣可以為企業(yè)或者集團的發(fā)展提供先天優(yōu)勢，促進企業(yè)領導層科學決策。

3.5 企業(yè)檔案管理工作應重視對檔案信息的開發(fā)和利用

傳統的檔案管理工作認為檔案管理就是對資料的收集和整理，其實企業(yè)檔案管理更應該注重對檔案信息的合理利用，有效的開發(fā)檔案信息資源。在對企業(yè)檔案資源收集過程中，首先應重視對企業(yè)發(fā)展現狀資料的收集，找出對企業(yè)經營管理有利的信息；第二是利用企業(yè)檔案管理新技術對將收集來的數據進行整理，并建立電子檔案數據庫，這樣既可以有效保存檔案資源，也可以最大范圍的讓廣大用戶享受到檔案資源；第三是利用檔案資源電子信息庫，可以實時的獲取同一行業(yè)的信息資料，在這些資料中提取、分析適合本企業(yè)發(fā)展需要的資料，為自身企業(yè)的發(fā)展提供有力信息。

4 結語

總而言之，新時期的企業(yè)檔案管理體制改革必須要嚴格按照法律程序，在企業(yè)發(fā)展的基礎上，建立和完善各類規(guī)章制度，應用先進技術，實現企業(yè)檔案信息資源的有效利用，推動企業(yè)的健康發(fā)展。

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