試論電子檔案和傳統檔案在管理中的區別和聯系

齊琳

摘 要：隨著信息技術的快速發展，檔案管理的手段和方式發生了巨大變化，電子檔案逐步被納入到檔案管理的范疇內，并成為檔案管理的重點。相比較傳統檔案而言，電子檔案具備信息容量大、利用率高、存儲空間小等優勢，有利于推動檔案管理工作的改革與發展。本文對電子檔案與傳統檔案在管理中的區別與聯系進行探討。

關鍵詞：電子檔案；傳統檔案；區別；聯系

一、電子檔案和傳統檔案在管理中的區別

（一）歸檔時限的區別

電子檔案既可以在文件生成后及時歸檔，也可以在一定期限內進行統一歸檔。由電子檔案生成部門負責將獲取的有價值資料生成電子檔案，而后利用局域網將電子檔案傳輸到檔案管理部門進行歸類、保存，有利于保證檔案的完整性，避免出現文件漏歸現象。但是對于傳統檔案管理而言，因其涉及的文件資料較多，所以難以保證檔案的及時歸檔。

（二）審核與鑒定方法的區別

傳統檔案的鑒定需要經過資格審核、確定生存期和價值復審三個階段，鑒定時間較長，并且需要對檔案進行逐頁鑒定。而電子檔案的審核只需要利用相應的計算機算法，便可實現對檔案信息的自動校驗，大幅度縮短了鑒定的時間。但是，由于辨別電子文件的原始憑證性較為復雜，并且電子文件存在被篡改、破壞的風險，所以在審核和鑒定電子檔案時，必須對檔案形成過程中的信息認證、數字簽名、加密技術以及身份驗證進行審核，進而確保電子檔案的真實性和原始性。

（三）存儲空間的區別

電子檔案具備信息容量大、占用空間小的優勢，隨著海量存儲技術在檔案管理中的運用，文字、圖像、視頻等不同形式的文件也可以直接作為電子檔案進行保存，并且不會占用較大存儲空間。而傳統紙質檔案具備信息容量小、占用空間大的特點，在紙質檔案不斷增加的情況下，存儲空間還需要不斷擴大，使得檔案管理的資源投入也會隨之增加。

（四）保管要求的區別

傳統檔案保管對象為紙張、膠卷、磁帶等載體，要求庫房溫度為14℃-20℃，相對濕度在50%-60%之間，并且落實防水、防火、防潮、防霉等措施。電子檔案的保管對象為軟盤、光盤、磁帶等載體，對檔案庫房環境的溫濕度和防磁性有著極高的要求，不僅要求配備防紫外線、防高度磁場和防電場的設施，而且還要加強計算機病毒的防范，確保電子檔案的安全性。

（五）利用方式的區別

傳統檔案需要根據用戶的使用需求，在查詢記錄位置后再到檔案保管室查找所需檔案，既費時、又費力。而電子檔案可以利用檔案管理系統快速調閱檔案，在權限允許的條件下，管理人員或用戶經過身份確認就可以登錄管理界面，隨時隨地查閱所需檔案信息。

（六）管理人員素質要求的區別

與傳統檔案管理相比，電子檔案管理是一項技術性更強、管理方式更為先進的一項工作，它對檔案管理人員的素質要求也越高。檔案管理人員在具備檔案學知識的同時，還應當掌握計算機操作技能，能夠熟練應用相關軟件和設備，為用戶提供多樣化的服務，從而提高電子檔案的利用效率。

二、電子檔案和傳統檔案在管理中的聯系

（一）傳統檔案是電子檔案形成的基礎

電子檔案的生成需要傳統紙質檔案的支持，在收集、整理和加工傳統檔案的基礎上，才能將其轉錄為電子檔案進行存儲。電子檔案信息的原始性、真實性和完整性，也必須由傳統檔案作為保證，尤其在電子檔案缺乏法律效力的情況下，要充分發揮傳統檔案的保障作用。

（二）電子檔案管理是傳統檔案管理的繼承與發展

電子檔案管理具有其特殊性，然而電子檔案管理的形成過程卻是對傳統檔案管理的繼承和發展。在管理流程、管理制度、服務內容等方面，電子檔案管理均借鑒了傳統檔案管理的經驗，并以此為基礎，進一步豐富了電子檔案的服務手段，提高了電子檔案的服務質量，使電子檔案擴展了社會功能。

（三）電子檔案是提高傳統檔案利用效率的重要手段

電子檔案的信息容量大，不僅能夠容納不同載體形式的信息資源，而且還能夠將保管期限較長且具備較高利用價值的傳統紙質檔案轉變為電子檔案進行保管。如此一來，利用計算機和網絡就可以查閱這些老檔案，既可以提高老檔案的利用效率，又可以避免對原始紙質檔案造成損壞。

（四）電子檔案管理與傳統檔案管理并重

電子檔案與紙質檔案各有其優缺點，在檔案管理中，應當充分發揮兩者的優勢，取長補短，而不能錯誤地認為電子檔案可完全取代紙質檔案。為此，在檔案管理中應當實施電子檔案與紙質檔案并重的“雙套制”，明確“雙套制”的適用范圍，在滿足檔案工作需求的前提下，提高人、財、物資源的利用效率。“雙套制”檔案管理模式要根據檔案利用需求的具體情況，適時適地進行，根據電子檔案的形成規律，盡量采取系統性、階段性、權威性的電子檔案與紙質檔案共存形式，從而確保檔案的法律效力。

結論：總而言之，電子檔案已經成為檔案管理適應信息化社會發展的必然選擇。新時期下，檔案管理部門應當認清電子檔案與傳統檔案的區別與聯系，構建完善的檔案管理體制，充分發揮兩者的優勢，同時還要重視檔案管理人員專業素質的提升，使管理人員既要具備檔案學知識，又要掌握計算機操作技能，從而推動檔案事業持續穩定發展。

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