ERP模式會計視角下業務流程創新的思考

黃東紅

摘要:本文以會計業務流程為基礎，基于會計視角下對ERP模式的會計業務流程進行了論述，同時對ERP模式下會計業務流程創新進行了設想，提出會計業務流程創新的解決辦法。本文以出版企業為例對會計業務流程創新進行探索，旨在提高企業的經濟效益。

關鍵詞:出版ERP會計業務流程創新

隨著中國出版業全面改制轉企的完成，剛剛成為市場主體的出版業不光只是注冊了一個公司和換了一個牌子，真正要面對的是如何在競爭激烈的市場環境中發揮新的管理思想。在信息技術迅猛發展的今天，大部分出版業不僅不斷吸收先進的管理經驗，同時還建立支持先進管理經驗的ERP系統。ERP系統在出版企業中的應用得到高度重視和迅猛發展，對傳統的出版企業會計業務流程提出了挑戰， 傳統的出版會計業務流程不再適合ERP系統應用和管理的需求。根據ERP系統集成性的要求，利用適合出版企業管理需求的先進信息技術，對傳統的會計業務流程從會計觀念、會計組織和會計業務流程等方面進行優化創新，充分發揮ERP系統給出版企業帶來的優勢，實時反映企業的經營活動，提高企業的經濟效益。

一、傳統出版企業會計業務流程

出版企業經營的對象是知識的載體和傳播知識的媒介，在行業特點上和一般的商品不同，它有著文化方面和經濟方面的雙重屬性，因此出版企業不同于一般的工業制造業、商品流通業和一把般服務業，它生產的產品具有精神文化的特殊性，生產過程是由編輯智慧的創造、知識的加工和委托加工（發外排版和發外印制）等部分完成。因此出版企業在會計核算上就有著行業的特殊性，根據《新聞出版會計核算辦法》的規定，其會計核算在生產成本、編錄經費、稿費、庫存商品的成本或碼價核算、應計生產成本在確認和計量等方面都有自身的核算特點。由于生產的圖書需要按品種核算，后續修訂、重印和再版均需按照品種核算，手工登賬費時費力且準確度欠缺，一般的傳統出版業都有多個單獨運行的管理系統，從費用、成本和收入等明細分類核算到總賬運用總賬管理系統，再輔以進銷存和多個項目核算系統組成，由于生產、倉儲、銷售沒有一體化運行，導致崗位的重復設置、工作量的重復低效和會計信息的嚴重滯后。

二、會計業務流程創新

企業流程創新（BPI Business Process Innovation）是基于企業流程再造（BPR Business Process Reengineering）的一種思考，是一種新的管理思想和方法，是大數據時代出版企業從計劃進入到控制的信息資源管理階段的探索。根據美國Michael Hammer在《改造企業—再生策略的藍本》一書中權威性論述，BPR是從根本上考慮和徹底地設計企業的業務流程，使其在成本。質量、服務和效率等關鍵指標上取得顯著成績。出版企業的經營活動是圍繞正常的圖書產品生產的會計循環，每一個會計活動產生相應的會計信息，會計業務流程再造就是從根本上考慮和徹底地設計會計業務流程，使出版企業更好地降低會計成本和提高會計信息質量， 從控制的角度出發提升出版企業的規范化管理。

會計業務流程創新可以借鑒企業流程再造的思想，從全員參與更新會計觀念、重建會計組織出發，以提升會計信息質量為目標，對會計業務流程進行優化創新，打破出版企業各部門之間條塊分割的格局，實現更加科學的流程管理優化。

三、ERP模式下的會計業務流程

ERP—Enterprise Resourse Planning(企業資源計劃系統)是建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想為指導，從計劃和控制角度出發建立一整套集采購、生產、銷售、成本、庫存財務等管理功能為一體的信息資源管理系統，系統以市場需求為導向，以實現出版企業內外部資源優化配置為目標，消除生產經營中一切無效的勞動資源，以網絡和信息技術為平臺，實現出版業供應鏈管理各環節的信息流、物流、資金流的集成統一，以提升企業管理競爭力。

ERP系統是一個發展的概念，是美國著名IT咨詢和評估機構加特納國際集團 從MRP（Material Requirement Planning 物料需求計劃系統）和MRPⅡ發展而來，體現出良好的事先計劃和事中控制的思想。出版ERP系統中的計劃包括圖書出版計劃、圖書成本預算計劃、庫存商品結轉入庫應計生產成本預算計劃、圖書銷售執行計劃等，這些計劃功能與價值控制功能可以完全集成到出版ERP系統。

出版企業ERP系統是以財務管理為中心的集圖書選題申報、書號實名申領、出版流程信息管理、出版工價核算、供應鏈管理（排版、設計、印制及裝訂）及銷售訂單、倉儲發貨、回款結算為一體的相互支持、相互融合、資源共享的信息管理系統，它可將生產、倉庫、銷售、財務各個環節的信息高度集成，實時反映出版企業的經營情況，為管理層決策提供及時準確的信息。

出版企業ERP系統模式下會計業務流程表現為集成性和實時性，一般可分為會計信息的收集、會計信息的處理、會計信息的輸出三個部分。

(一)會計數據的收集

在ERP模式下，業務事項一經發生，在生產或銷售等業務部門的信息系統便加以反映，并及時存儲到ERP管理服務器，會計部門可以隨時對數據進行加工，達到會計數據收集的便捷性。如銷售部門按訂單作出批銷處理，在倉儲部門發貨確認后即可對銷售單據進行現款或按照賬期結算，每一環節都可實時反映，會計數據可以隨時收集。

(二)會計數據的處理

在ERP模式下，大部分供應鏈環節的相關業務，一般由業務部門在業務發生時即記錄在各個子系統，會計信息完全可以通過會計系統進行信息處理，實時生成會計憑證，此階段的會計業務流程基本表現為監督和控制。如生產子系統按照圖書品種相應的印次在出版工價核算單確認結算工價后，會計系統更多的職責則是印刷廠結算單價、委托加工數量和實際入庫數量的復核。

(三)會計信息的輸出

在ERP模式下，會計信息可以隨時實時輸出反映，根據信息使用者的不同需求，提供更加完備和精細的會計信息。如會計結賬日可以隨時輸出業務部門的經營業績，相關業務數據在各個子系統可以實時查詢，大大提高管理的效率。

四、ERP模式下會計業務流程創新的思考

為了適應出版ERP模式下的管理思想，結合傳統會計業務流程的崗位特點和ERP模式的要求，從會計觀念、會計組織和業務流程出發，對原有的會計業務流程進行優化創新，才能更加有效地實施會計實時控制。

(一)會計觀念創新

出版ERP模式的運行，解放了大量的會計核算強度，在資源共享的前提下，如何重新定位各個崗位的職責顯得更加重要，會計人員應該更新會計觀念，樹立管理創造價值的理念，變被動會計核算型職責為主動出擊型職責，變事后核算型職責為為事前監控型職責，積極主動地與相關業務部門配合，為會計業務流程創新提供準備和保障。

(二)會計組織創新

在出版ERP模式下，業務數據的錄入已由相關部門完成，會計部門更多的職責是對錄入數據的復核及檢查，但在經濟業務日趨復雜的現代出版業中，對會計信息的相關性、及時性、準確性和滿足會計信息使用者需求方面提出了更高的要求，這些都需要對會計組織進行優化創新，才能更加有效地實施會計實時控制。

(三)會計流程創新

ERP模式下的會計業務流程創新，可以借鑒于業務流程再造的思想，根據ERP系統集成的要求，利用先進的信息技術和網絡環境，對傳統的會計業務流程進行優化創新。

1、建立會計、業務一體化的信息處理流程

建立生產中心規范化流程管理的中樞樞紐，包括計劃出版的圖書信息管理，進入編校環節的流程控制，排版、設計、印制環節的信息共享，圖書完工入庫的倉儲管理，銷售環節的訂單及客戶管理，最后到財務圖書成本和銷售核算均以生產中心的圖書編碼信息進行統一管理，這種一體化信息處理的流程，極大限度地解決了原有的圖書品種分頭設置和信息不對稱的困局，實現圖書資源共享，更好地體現流程控制的作用。如生產中心對計劃出版圖書進入流程管理階段，由于行業特殊性的原因，最終產品需要更改名稱，生產中心重復以新編碼進行信息設置，這時下一流程可以實時發現并及時調整，使ERP系統可以完整實時地反映準確的業務信息，提高出版業的管理效率。

2、重新設置流程管理需求的相關崗位

ERP模式下信息的處理已由事件發生時在相關業務系統實時錄入，但一項業務事件的發生最終在財務報告中反映，需要相關部門共同完成。在ERP系統的實施中，進行必要的崗位 重新設置來適應流程管理的要求是關鍵的。如按照執行圖書出版合同的補貼贈送圖書的傳統業務流程是由編務部門按照合同開單后到銷售部門批銷處理，則可以完全摒棄編務部門的開單環節。出版企業良好的管理來源于優化的流程管理，會計業務流程創新是流程管理的關鍵所在，相關崗位設置的科學合理是會計業務流程創新的保證。

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