有關(guān)內(nèi)控制度在港口業(yè)務(wù)管理中的作用

邱金春

摘要:本文將著重探討內(nèi)控制度在港口業(yè)務(wù)管理中的作用，通過闡述，明確內(nèi)控制度在港口業(yè)務(wù)中的重要性，同時提醒相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員重視內(nèi)部控制制度，提升港口業(yè)務(wù)的質(zhì)量，同時利用內(nèi)部控制制度對員工進(jìn)行管理。因此，內(nèi)部控制制度在港口業(yè)務(wù)的發(fā)展中扮演著至關(guān)重要的“角色”。

關(guān)鍵詞:內(nèi)控制度港口業(yè)務(wù)作用

港口企業(yè)內(nèi)控的作用是指內(nèi)控的特定功能在現(xiàn)實工作中對企業(yè)的生產(chǎn)運營活動及外部社會經(jīng)濟(jì)活動所產(chǎn)生的影響和功效。正確地看待內(nèi)控制度的作用，有利于強化企業(yè)的運營管理——特別是業(yè)務(wù)管理，并有利于提升經(jīng)濟(jì)效益、保護(hù)企業(yè)的財產(chǎn)安全。因此，對于港口企業(yè)來說，內(nèi)控制度的優(yōu)劣直接決定了企業(yè)能否在激烈的市場競爭中立于不敗之地，有著巨大的現(xiàn)實意義。

一、港口業(yè)務(wù)管理的現(xiàn)狀

港口業(yè)務(wù)本質(zhì)是提供勞務(wù)服務(wù)，它包括為停泊在碼頭的貨船裝卸貨物和為客戶保管堆場上的貨物等內(nèi)容。因勞務(wù)而產(chǎn)生的費用主要包括貨物裝卸費、堆場報關(guān)費等等。港口企業(yè)的客戶較為繁多，既有大規(guī)模企業(yè)，又有中小規(guī)模企業(yè)和個體企業(yè)。其業(yè)務(wù)部門主要包括：生產(chǎn)業(yè)務(wù)部門、市場拓展部門、堆場保管部門等等。

二、內(nèi)控制度在港口業(yè)務(wù)管理中的作用

通過解析內(nèi)控制度在港口業(yè)務(wù)管理中的作用，可以發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制工作是一項系統(tǒng)性很強的工作。在連續(xù)的改良中，要注重文本體制的全面化、流程化，以動態(tài)監(jiān)管為出發(fā)點，與軟件系統(tǒng)相結(jié)合。同時港口企業(yè)應(yīng)該意識到：再健全的內(nèi)控制度、流程和方法，如果沒有誠實守信的文化氛圍作為依托、沒有全心全意地貫徹執(zhí)行，那么都將是紙上談兵。伴隨對內(nèi)控理論的研究越來越頻繁，港口企業(yè)應(yīng)針對業(yè)務(wù)管理中的問題，制定應(yīng)對舉措，強化內(nèi)控制度在港口業(yè)務(wù)管理中的作用。

(一)優(yōu)化控制環(huán)境

受以往的舊式理念影響，在絕大部分的領(lǐng)導(dǎo)者看來，內(nèi)部控制工作主要是財會部門的工作，強化內(nèi)部控制制度也是財會部門的工作，內(nèi)控制度的訂立和落實都可以由財務(wù)部門一手包辦。實際上，有這種理念的港口企業(yè)不在少數(shù)，他們并未將內(nèi)控制度落實到實處，或者說做好了財務(wù)方面的內(nèi)控工作，而并不是內(nèi)部控制工作取得了成效。

而要想使港口企業(yè)重視內(nèi)部管理——而不僅僅是重視會計內(nèi)部控制工作，強化內(nèi)部控制知識的培訓(xùn)、轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)層管理觀念顯得尤為重要。首先，通過邀請專業(yè)能力強的專家和學(xué)者就內(nèi)部控制理論與實際事例進(jìn)行講授，豐富領(lǐng)導(dǎo)層的理論知識并強化其管理控制觀念；其次，還要通過訂立業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的控制體制、強化收入預(yù)算管控、建立卓有成效的績效考評體制和獎勵制約體制來強化港口業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制工作。

(二)強化風(fēng)險評估

在港口企業(yè)的業(yè)務(wù)管理的風(fēng)險辨識方面，首先應(yīng)依照業(yè)務(wù)活動的實際狀況，訂立風(fēng)險評估及風(fēng)險管理制度，明確在何種情況下應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險評估工作。比如：在增加新客戶、拓展新業(yè)務(wù)、研究市場價格起伏、完善業(yè)務(wù)工作的規(guī)章制度等方面，應(yīng)依據(jù)風(fēng)險評估的結(jié)果，制定風(fēng)險評估方法。在合同訂立方面，要實現(xiàn)真正的會簽制度，將風(fēng)險預(yù)防意識落實成黑紙白字。例如：關(guān)注結(jié)算時間、匯率變更、價格對策等，通過合同的約束，來減少運營風(fēng)險。

此外，利用信用評分對客戶進(jìn)行評判可以減少壞賬風(fēng)險。第一，對客戶的財務(wù)比例和信用狀況進(jìn)行評分，并預(yù)先明確對各類財務(wù)比例和信用狀況因素進(jìn)行加權(quán)的權(quán)數(shù)，之后得出加權(quán)平均數(shù)，從而得到客戶的綜合信用指標(biāo)，并對此進(jìn)行信用評估。發(fā)達(dá)國家的研究數(shù)據(jù)表明：信用分?jǐn)?shù)高于80分的客戶，屬于優(yōu)質(zhì)客戶，可以在業(yè)務(wù)形式上選擇賒銷；60分-80分的客戶，信用情況一般，需進(jìn)行深入研究后才能決定采用何種銷售形式；60分以下的客戶，信用情況較差，建議不予提供賒銷服務(wù)。

除了利用上述理論對客戶信用狀況進(jìn)行調(diào)查和評估外，對港口企業(yè)業(yè)務(wù)管理的狀況進(jìn)行研究也有著巨大的現(xiàn)實意義。例如：對貨船的收費：假若是對一些信用狀況良好的大型貨船公司，可以考慮加快合作進(jìn)程，如此既能擴(kuò)充港口企業(yè)的業(yè)務(wù)量，也有助于港口業(yè)務(wù)的清算；而對于一些信用狀況較差或是摸不清情況的散船需先收費再開展業(yè)務(wù)管理工作。我國目前正處于市場經(jīng)濟(jì)的摸索階段，很多條款、管理策略都還不健全；或者可以這樣說：人為的操作頻繁，有關(guān)港口業(yè)務(wù)管理的法制還不健全。所以，貨船公司的兼并、貨船主人的變更較為頻繁，港口企業(yè)無法明確變更后的貨船的債權(quán)債務(wù)等關(guān)系。所以，在為這類貨船進(jìn)行服務(wù)時必須先收取款項再提供服務(wù)，避免出現(xiàn)數(shù)額巨大的應(yīng)收款項，從而形成壞賬，給港口企業(yè)帶來不必要的損失。同時，對信用狀況良好的客戶也應(yīng)做到及時收回款項，不能因為其信用狀況良好而遲遲不收回賬款。這里涉及到資金的時間價值問題——即應(yīng)收款項的機(jī)會成本問題。所以，港口企業(yè)應(yīng)對此引起重視，確保每一筆應(yīng)收款項及時到賬。

應(yīng)收款項的催收方法無論多完善，也只是起到一個補救性的作用，它不能徹底消除壞賬。因此，財務(wù)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)更多地在信用策略、信用評估方面想辦法，降低壞賬出現(xiàn)的比率。

(三)完善控制活動

港口企業(yè)因為業(yè)務(wù)活動的特殊性，以保護(hù)客戶資產(chǎn)的安全為己任。然而因為現(xiàn)有財務(wù)制度的局限性，財務(wù)機(jī)構(gòu)關(guān)注得更多的是自身資產(chǎn)的安全和完整，而對不屬于自己的資產(chǎn)卻并不在賬面上反映出來，也就無法進(jìn)行管理。從當(dāng)前港口企業(yè)實際業(yè)務(wù)的流程來看，財務(wù)部門扮演的是一個牽制部門，它確保了客戶資產(chǎn)的安全和完整，并通過港口企業(yè)的內(nèi)部控制制度對其進(jìn)行完善。

(四)打造信息平臺

在港口企業(yè)的業(yè)務(wù)工作中，最重要的訊息是來源于客戶的。企業(yè)可以透過客戶會議或拜訪客戶等多種形式，定期聽取客戶對消費喜好、營銷策略、商品質(zhì)量、售后服務(wù)、貨款清算等方面的意見和建議，針對客戶需要，合理解決可能存在的控制不當(dāng)?shù)膯栴}。此外，應(yīng)重視客戶的運營狀況、財務(wù)風(fēng)險等信息，降低款項回收風(fēng)險。

對港口企業(yè)的業(yè)務(wù)管理來說，除了要與客戶進(jìn)行交流外，還應(yīng)和一些政府部門建立起良好的關(guān)系。例如：到海關(guān)、商品檢驗部門、海事局、邊防等機(jī)構(gòu)辦理各類手續(xù)等等。由于每類業(yè)務(wù)所耗費的時間過長，從而降低了辦事效率，也增加了客戶的成本。而伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，政府機(jī)構(gòu)也逐漸開通了網(wǎng)上辦事窗口，通過電腦技術(shù)搭建起了信息平臺，使港口企業(yè)可以更加便捷地了解到國家的政策和法規(guī)，進(jìn)而形成信息物流“洼地”，降低了港口企業(yè)業(yè)務(wù)開展的風(fēng)險。

在科技高度發(fā)達(dá)的當(dāng)今社會，港口企業(yè)的業(yè)務(wù)管理工作也正在朝著技術(shù)化、信息化的方向發(fā)展，并逐漸形成了業(yè)務(wù)計費體系和財務(wù)體系的對接。然而，該類對接只是表現(xiàn)在計費提交后的審查上，原始的數(shù)據(jù)資源并不能實現(xiàn)共同享用；在出現(xiàn)錯誤時，也需要業(yè)務(wù)部門手動糾錯，無法達(dá)到內(nèi)部控制的目的。所以，港口企業(yè)打造了一個ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)了企業(yè)的資源共同享有，從而推動了企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)的建設(shè)。然而在建立ERP時，應(yīng)結(jié)合港口企業(yè)業(yè)務(wù)管理工作的實際情況，注重實效，建立健全企業(yè)內(nèi)部控制制度，不能對ERP系統(tǒng)理論生搬硬套。

(五)提升監(jiān)控力度

對港口企業(yè)業(yè)務(wù)管理工作的監(jiān)控，除了應(yīng)強化內(nèi)部審計對業(yè)務(wù)管理工作的監(jiān)管外，還可利用外部環(huán)境對其進(jìn)行監(jiān)管。例如：定時與客戶核對往來款項，并透過函證來對往來款項進(jìn)行監(jiān)督；定時聘用中介機(jī)構(gòu)，對企業(yè)的內(nèi)部控制制度進(jìn)行評估等等。此外，港口企業(yè)還建立起內(nèi)控評估小組，對業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)行評估。而該類內(nèi)控制度的強化，為企業(yè)帶來了經(jīng)濟(jì)效益。事實證明：內(nèi)控工作并不是財務(wù)部門的專項工作，它涉及到港口業(yè)務(wù)管理工作中的方方面面，做好內(nèi)控工作可以使港口企業(yè)業(yè)務(wù)量激增，從而為港口企業(yè)帶來豐厚的回報并提升其經(jīng)濟(jì)效益。

三、結(jié)束語

內(nèi)控制度在港口業(yè)務(wù)管理中的作用越來越明顯，它是一項系統(tǒng)性工程，并將現(xiàn)代風(fēng)險管理觀念融入到企業(yè)管理的各個層面。怎樣摸索出一條符合港口業(yè)務(wù)管理工作實際狀況的內(nèi)控制度，是擺在港口企業(yè)面前的一個亟待解決的新問題。內(nèi)部控制制度的目的是使企業(yè)中各個工作環(huán)節(jié)增強風(fēng)險預(yù)防能力，并實現(xiàn)資源的合理配置，為實現(xiàn)港口企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)提供科學(xué)化保障。研究數(shù)據(jù)表明：內(nèi)部控制水準(zhǔn)應(yīng)與港口企業(yè)的實際發(fā)展水平相吻合，既不能急于求成，也不能固步自封。

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