科研事業(yè)單位固定資產內部控制的思考

張秀俠

摘要:固定資產是科研事業(yè)單位資產的重要組成部分，是提升科研實力、增強市場競爭力，加強科研創(chuàng)收能力，促進科技成果轉化的重要物質基礎。對科研事業(yè)單位固定資產進行科學有效的內部控制，有利于節(jié)約科研事業(yè)單位的運營成本，提高經濟效益；有利于提高資產的運行效率，實現國有資產的保值增值；有利于固定資產的合理流動，優(yōu)化配置結構，防止國有資產流失。

本文在充分闡述科研事業(yè)單位固定資產內部控制的目標、原則的基礎上，就當前固定資產管理中存在的主要問題以及如何加強內部控制展開論述。當前固定資產管理的主要問題有：購置缺乏系統(tǒng)管理與規(guī)范；固定資產日常管理相對薄弱；固定資產處置不規(guī)范；內部監(jiān)督機制不完善。針對上述問題，本文提出如下內部控制措施：固定資產的職務分離與授權批準控制；固定資產采購的內部控制；固定資產的使用與日常維護控制；固定資產的盤點清查與處置控制；搭建科研事業(yè)單位科技條件平臺；加大科研事業(yè)單位內部監(jiān)督力度。

本文可以為科研事業(yè)單位固定資產管理提供借鑒。

關鍵詞:科研事業(yè)單位固定資產內部控制

近年來，隨著國家對科技創(chuàng)新越來越重視，對科研事業(yè)單位的投入逐年加大，科研事業(yè)單位的固定資產數量、種類和價值都有了迅猛增長，占單位全部資產的比重越來越大。因此，管好和用好固定資產，提高資產的使用效益，防止資產流失，健立健全科研事業(yè)單位固定資產內部控制，意義十分重大。

一、科研事業(yè)單位固定資產內部控制的目標

營造良好的內部控制環(huán)境，及時糾正錯誤，消除隱患，保證科研事業(yè)單位固定資產的安全完整。

規(guī)范會計行為，確保固定資產會計信息的準確性和可靠性。

確保國家相關規(guī)章制度能夠得到有效貫徹和執(zhí)行，符合國家各部門有關監(jiān)管的要求，保證固定資產業(yè)務的合法性。

促進單位關于固定資產招標、采購、使用、日常維護、處置等辦事效率的提高，不斷提高管理服務活動的效率和效果。

二、科研事業(yè)單位固定資產內部控制的原則

合規(guī)合法性原則。符合國家相關法律規(guī)定，符合單位相關規(guī)定和單位實際情況。

全面性原則。能夠涵蓋單位內部各相關部門人員和相關工作任務；全面考慮控制環(huán)境、控制活動與措施、信息溝通與反饋、風險識別與評估、監(jiān)督與評價等因素。

相互制衡性原則。確保單位內部不相容職務相互分離，不同機構和崗位之間權責明確，能夠相互制約、相互監(jiān)督。

成本效益原則。有效控制成本支出，確保以合理的成本達到最佳的控制效果。

適應性原則。隨國家有關政策法規(guī)的變化，不斷進行修訂和完善。

有用性原則。健全內部監(jiān)督機制、防范內部風險發(fā)生。

三、當前固定資產管理中存在的問題

(一)固定資產購置缺乏系統(tǒng)管理與規(guī)范

1、固定資產購置缺乏計劃性

科研經費的多少是衡量科研事業(yè)單位科研能力和水平的一項重要指標，因此很多科研人員隨意爭取科研經費購買固定資產，并且固定資產購置崇洋思想嚴重，一味求新，盲目購置貴重、奢華的專用設備。同時科研事業(yè)單位實行課題組負責制，條塊化管理現象嚴重，沒有統(tǒng)籌規(guī)劃，部分儀器設備無序增加，形成了整體短缺與局部閑置并存的現象，造成資產重復購置，浪費嚴重。

2、采購過程亂象叢生

利用財政資金購置固定資產采用“偷梁換柱”更換標的物、變更發(fā)票名稱等方式規(guī)避政府采購，或是以“化整為零”的方法分散采購規(guī)模從而躲避招投標；在招標采購中隨意調整設備規(guī)格、型號及技術參數，使采購的設備質次價高；自行采購時隨意性較大，沒有經過市場詢價，造成資金的浪費，同時采購時職責不清，隨意變更合同主體、合同內容，違規(guī)簽訂合同，容易滋生舞弊現象；采購合同未留或少量留取質保金，出現質量問題時，對供應商沒有制約作用；采購驗收不規(guī)范，很多儀器設備采購的驗收不進行現場實物驗收，僅憑發(fā)票和合同就通過驗收，或是對實物進行驗收，但沒有專業(yè)技術專家認可的驗收報告，只是在發(fā)票上蓋上固定資產章，財務部門據此入帳。

(二)固定資產日常管理相對薄弱

1、固定資產管理意識淡薄

很多科研事業(yè)單位長期以來存在“重購置，輕管理，重資金管理，輕實物管理”的現象，以致于很多單位沒有獨立的資產管理部門，而是放在財務部門里，形成了財務部門既管錢又管物的局面，容易出現“監(jiān)守自盜”的現象。

2、管理與使用部門登記信息與實際情況脫節(jié)

大部分科研事業(yè)單位沒有固定資產備查帳，卡片記錄內容不完整，固定資產沒有統(tǒng)一貼標簽，使管理與使用部門登記信息與實際情況脫節(jié)，容易造成帳實不符。

3、使用及調配管理不規(guī)范

事業(yè)單位設備執(zhí)行課題組負責制，儀器設備的購置權，使用權都歸課題組。而各課題組各自為政，條塊化管理，利益分割嚴重，設備私有化，互不協(xié)調，科研固定資產流失嚴重，有些設備閑置不用或使用效率低下，很多儀器設備無法共享。

4、固定資產轉移、調撥手續(xù)不齊全

固定資產只在購置時，辦理了驗收、入庫、出庫領用手續(xù)，而在人員變動、固定資產轉移時，沒有任何固定資產變更或交接手續(xù)。資產管理部門不能及時掌握固定資產的分布和變動情況。

5、長期不盤點或盤點流于形式

有些科研事業(yè)單位的資產管理部門只是在設備驗收時見過固定資產一面，幾年都沒有進行過盤點或者只是進行紙面上的盤點，形成管理漏洞，缺乏有利的監(jiān)督和控制，既滋生了大量的帳外資產又造成了很多國有資產的流失，有帳無物，有物無帳現象普遍存在。

6、固定資產缺乏日常維修保養(yǎng)

固定資產在采購后的使用環(huán)節(jié)基本上被忽視了，缺乏定期維護保養(yǎng)制度，對固定資產沒有定期檢查，維修和保養(yǎng)，影響了儀器設備的正常使用。導致很多儀器設備提前毀損和報廢。

(三)固定資產處置不規(guī)范

大部分單位內部沒有對固定資產的使用建立嚴格的責任制，儀器設備購置不久就出現毀損、丟失等現象，低價出售，無償借用現象也比較普遍。對閑置報廢固定資產的處置缺乏必要的審批、評估、備案程序，存在隨意處置現象，對于丟失、毀損的固定資產，沒有相關賠償及責任追究制度，即使有相關制度，也礙于人情，不去執(zhí)行，導致國有資產的流失。

(四)內部監(jiān)督機制不完善

很多科研事業(yè)單位未設立內部審計部門或設立但機構不健全，缺乏對固定資產內部控制流程運行情況的監(jiān)督和評價，處于無政府狀態(tài)，不能對問題環(huán)節(jié)及時調整和完善。

四、加強內部控制，對固定資產進行有效管理

(一)固定資產的職務分離與授權批準控制

1、建立職務分離制度

固定資產需求與執(zhí)行采購人員的職務分離；固定資產請購與審批職務分離；固定資產驗收與采購人員的職務分離；固定資產的使用保管與資產登記人員的職務分離；固定資產盤點與使用保管人員的職務分離；固定資產處置的申請與審批，審批與執(zhí)行職務分離；資產管理部門與財務部門分離。

2、建立授權批準制度

根據購置固定資產金額的不同，分別由使用人、部門（課題）負責人、單位負責人授權批準。明確審批人的權限、責任，審批人不得越權審批。對于金額較大或重要的固定資產，可以執(zhí)行集體決策和聯(lián)簽制度。

(二)固定資產采購的內部控制

1、強化采購預算制度與政府采購制度，合理配置資產

年初制定采購計劃，對通用類型資產以定崗、定員、定額為主要管理方式，建立實物定額標準，實現定額管理與實物管理的結合。對于專用儀器設備要結合科研事業(yè)單位的特點以及長遠規(guī)劃，綜合考慮各部門（課題組）的資產實際需求以及目前的存量情況，并結合科研需求和上級主管部門的預算批復，統(tǒng)籌安排、合理規(guī)劃，實現實物管理與配套能力的互補。對于超預算或無預算的項目，應由預算領導小組根據實際情況審批。凡屬政府采購目錄的商品，嚴格執(zhí)行政府采購。

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2、強化購置的可行性論證

對自行采購的固定資產，科研事業(yè)單位應成立由財務部門、資產管理部門、使用部門等組成的采購小組，建立采購論證評審制度，論證采購需求是否合規(guī)、合理，對一般儀器設備的采購需求及采購行為進行評審。對一些重要的和技術性較強的專業(yè)儀器設備可以采用外部專家評審的方式，組織相關專家進行論證，站在全局的高度，從儀器設備的使用方向、性能指標、配套設施、使用效果和估計價值等方面進行全方位的論證與定位。論證實行集體決策和審批。

3、建立供應商管理平臺

充分利用信息化管理平臺，建立供應商采購供應庫，通過互聯(lián)網查詢、咨詢供應商、用戶等方式進行市場調查，建立科學的供應商評估和準入制度。對供應商提供的產品、規(guī)格、質量、價格和交貨的及時性，供貨條件及資信狀況以及資產負債情況進行實時管理和綜合評級。根據評價結果，對供應商進行合理選擇和調整。根據實際情況定期更新供應商信息。實行所有簽約供應商均簽訂產品質量和價格保護協(xié)議，進行價格協(xié)同管理，有效降低采購成本，使采購更加透明化，防止采購中的舞弊行為。除小額零星固定資產，供應商的選擇實行集體決策，對辦理采購業(yè)務的人員進行法制教育并定期進行崗位輪換，防止人為舞弊。

4、合理選擇采購方式

對于金額在20萬以上的大型儀器設備應采用公開招標。合理確定招投標的范圍、標準、實施程序和評標規(guī)則。對于小額或零散的固定資產可以采取雙人采購負責制。

5、建立采購定價機制

公開招標的按中標的最低價簽訂合同，自行采購的儀器設備可以采用最高采購限價，并結合市場行情，對最高采購限價適時調整。

6、嚴把質量關，確保設備質量

嚴格按照有關標準和招標文件的質量要求，以及供應商招標文件的說明及招標會上的談判承諾，簽訂設備采購合同，在雙方責任上，明確“不合格拒付款以及退貨條件”，并寫進購貨合同中。

7、固定資產驗收控制

建立固定資產驗收制度。成立由資產管理部門、采購部門、財務部門、內審部門和使用部門等組成驗收管理小組，在設備驗收過程中，堅持原則，嚴格按照發(fā)票及合同約定對設備的數量、型號、規(guī)格、性能指標、材質、結構、外形等進行實物驗收，對于專業(yè)性較強的儀器設備經技術部門技術鑒定和現場專業(yè)測試后，出具驗收報告方可進行驗收使用。驗收時，要有驗收記錄，包括到貨時間、送貨人、生產廠家、名稱、規(guī)格、型號、參數及調試運行情況，同時妥善保管驗收記錄。

(三)固定資產的使用與日常維護控制

1、固定資產登記及轉移使用控制制度

除資產總帳外，還須設立固定資產明細帳和資產登記卡片，按照固定資產系統(tǒng)自動生成的編碼統(tǒng)一管理，并將編碼統(tǒng)一標記在固定資產實物上，對固定資產按類別和使用部門進行登記造冊，做到一物一號一卡，一一對應。制定轉移調撥制度，由接收人提出申請，由資產管理部門批準，方可辦理資產內部轉移手續(xù)，并將單據交由財務部門和資產管理部門更改固定資產記錄。

2、固定資產維護保養(yǎng)制度和財產保險制度

根據固定資產的類別和專業(yè)特點建立維護保養(yǎng)制度，防止因各種自然和人為因素使固定資產遭受損失，消除各種安全隱患，延長固定資產的使用壽命。大型設備明確到責任人，按照設備說明書維護保養(yǎng)或接受設備供應商上門維護保養(yǎng)，按時定期做保養(yǎng)維護工作，使設備處于良好的運行狀態(tài)，延長設備的使用壽命。針對不可控制因素（如自然災害、意外事故等），建立固定資產財產保險制度，對固定資產的安全完整起到保護作用。

(四)固定資產的盤點清查與處置控制

1、固定資產盤點清查制度

由財務部門、資產管理部門和內部審計部門組成聯(lián)合清查小組，定期或不定期地對固定資產進行盤點清查，對存放地點、使用人及使用狀況有一個清晰的了解，做到家底清楚，有效防止固定資產的流失。對在清查過程中發(fā)現的盤盈、盤虧、損毀、丟失、被盜等問題應當及時查明原因，嚴肅追究相關部門和人員的管理責任，妥善處理盤點差異。

2、固定資產出租出借處置制度

固定資產出租出借必須經資產管理部門、財務部門及單位負責人批準后，方可簽訂出租出借合同。資產管理部門通過定期盤點，對于確需報廢的資產經專業(yè)技術人員鑒定后，嚴格執(zhí)行國有資產報廢審批程序,履行相關的審批手續(xù)。

(五)搭建科研事業(yè)單位科技條件平臺

利用信息化手段搭建科技條件平臺，使科研儀器設備使用和共享在一個平臺，科研事業(yè)單位可以考慮對所屬各單位固定資產實施集中管理，建立內部儀器設備的共享機制。通過租賃、合作開發(fā)等模式提升科研事業(yè)單位固定資產的使用效率，有效減少重復購置，盤活資產，促進資源共享，可以使閑置不用或使用效率低下的固定資產得到合理調撥、更新，煥發(fā)活力，同時辦理調撥和核銷手續(xù)。

(六)加大科研事業(yè)單位內部監(jiān)督力度

1、成立內部審計機構

對固定資產采購的可行性論證、公開招標、政府采購、資產驗收、調撥、使用、處置等各環(huán)節(jié)的工作進行監(jiān)督檢查。定期檢查固定資產管理制度的執(zhí)行情況，資產處置情況，必要時進行全面的資產清查，不留死角。及時發(fā)現和解決固定資產管理中的問題和隱患，提高固定資產的管理水平，促進固定資產的保值增值，防止資產流失。

2、引入固定資產績效考評機制

選取單價高，專業(yè)性強的具有代表性的固定資產，采用定性和定量分析相結合的方式對固定資產管理進行績效考評，定性可以從“合規(guī)合法”和“滿意度”入手，“合規(guī)合法”即固定資產內部控制制度是否健全；“滿意度”考查實際使用人對設備的評價，得到最基層的答案，從而對固定資產采購、管理等環(huán)節(jié)作出相應評價。定量的分析方法采用設備投資利用率，設備的產出率等指標進行分析，主要針對儀器成本效益分析，考查設備的經濟效益和社會效益。并將績效考評結果與部門采購、獎懲相掛鉤。通過績效考評，可以對固定資產事前、事中、事后管理起到監(jiān)督作用，促進合理編制預算，提高固定資產的使用效率。

五、結束語

總之，加強科研事業(yè)單位固定資產的內部控制可以有效保證固定資產的安全性和完整性，有效預防固定資產日常業(yè)務行為中的差錯，舞弊等行為的發(fā)生，有效避免固定資產的浪費、流失，使固定資產得到合理利用和有效配置，充分發(fā)揮固定資產對科研事業(yè)單位發(fā)展的促進作用和推動作用。

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