論高校科研秘書角色的兩重性及素質的提高

摘要：隨著高校科研事業的不斷發展，從事基層科研管理工作的科研秘書已成為其中不可或缺的重要部分。本文對新形勢下高校科研秘書角色的兩重性及如何提高科研秘書的綜合素質進行了深入探討，以期更好地為廣大科研人員服務，促進高校科研事業的發展。

關鍵詞：高校；科研秘書；兩重性；素質

中圖分類號：G451.2 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）37-0021-02

隨著知識經濟時代的發展，中國社會已經越來越關注知識經濟的力量。而高等院校這一中國重要的科研機構也在中國的科研體系中發揮著越來越重要的作用。新形勢下，高校逐漸由教學型大學向教學研究型綜合大學轉變，高校不僅是培養高級專門人才的基地，也是加速科技進步的主力軍。科研工作成為高校發展過程中不可缺少的重要組成部分。科研秘書雖然是科研管理隊伍中的基層群體，卻是不可或缺的重要部分。科研秘書素質的高低、能力的大小直接關系到科研管理工作的水平，在科研管理過程中發揮著重要的作用。因此，加強科研管理，強化科研意識，提高科研秘書的綜合素質，培養適應現代科技發展的管理隊伍勢在必行。

一、新形勢下科研秘書角色的兩重性

高校科研秘書工作一般包括以下主要內容：負責協助領導制訂年度科研計劃，項目的中期檢查、執行情況及結題；熟悉各級各類科研管理方面的制度或相關規定，負責開展本部門科研項目管理工作，及時傳達科研項目申報信息，組織本部門的項目申報，并為教師和科研人員提供項目立項、中期檢查、結題等項目協助工作；負責科技成果的申報、登記、收集、整理、移交等歸檔工作；負責對本部門的科研工作的量化考核和科研工作總量完成率、科研酬金的計算等考核工作；協助制訂學術報告計劃，學術活動的聯系、接待及材料整理等學術工作；做好科研活動日常記錄及各類科研報表等工作；負責對改進學校及所在院系或部門的科研工作提出建設性意見；認真、及時完成本部門領導或學校科研處布置的其他科研管理工作等。由此可見，科研秘書不僅要做好行政秘書的工作，還要承擔科研管理工作的任務，所以，科研秘書的工作既具有秘書性，又具有科研性的特點。

1.科研秘書工作的秘書性。如上所述，科研秘書工作的主要內容具有程序性、廣泛性，并依賴于領導者的一次性授權。只要領導工作需要，其權限范圍內的工作事務大多可以委授給他所信賴的秘書去完成。該項任務完成后，所委授的權力自行收回。秘書受權理事，必須領會和執行領導者的意圖，在委授權力的范圍內保質保量按時完成任務。

2.科研秘書工作的科研性。從高校科研秘書工作主要內容陳述中，可以看到，科研秘書的管理內容是具體的科研工作，具有綜合性、專業性、前沿性和創新性。另外，科研秘書的管理對象往往是高校教師，而不是一般的研究人員，高校教師具有屬于自己獨特的專業背景和專業方向，具有自己獨特的社會網絡，在其所申報的各個科研項目中處在主要負責人的位置。而作為科研秘書，并不具有相應深厚的學術功底，不能對專業領域的內容和專業的項目有深刻的認識，也不能站在學科的前沿位置，親自從事科研活動。所以，科研秘書的角色定位，應該把握科研秘書性質的兩重性，即秘書性和科研性。而在這兩重性中，作為其秘書的特征性是首要的，也應該是核心的。也就是說，科研秘書的角色定位要把握的核心問題就是秘書對領導者的輔從作用，完成領導交代的任務，服從領導安排。而科研秘書的科研特性決定了其一部分目標在于實現科研目標，推動學校的科研建設。在秘書領域的特定含義下，它應該表現為更加積極主動地為發展科研工作的實質性內容創造條件。

二、新形勢下科研秘書綜合素質的提高

由上所述，新形勢下，高校科研秘書具有秘書性和科研性兩重角色，為了勝任這一特定角色，更好地為科研人員服務，高校科研秘書必須提高綜合素質。

1.從學校和學院及有關部門的角度考慮，提高科研秘書的綜合素質。①健全管理制度，營造積極向上的工作氛圍。高等學校不僅要注重專門人才隊伍的選拔，同時也要重視對科研管理人才的培養。在充分了解基層科研秘書工作現狀的基礎上，逐步健全科研管理制度、理順管理方法、完善激勵競爭機制，為他們提供必要的軟件硬件保證和良好的工作環境，激勵他們在崗位上發揮自己的聰明才智，提高自身的綜合素質，為高校科研管理提供更加優質的服務。②建立科學的培訓制度，提高管理業務素質。高校應采取多種途徑對科研秘書開展有計劃和系統性的培訓，使其不斷適應科研管理崗位的新需求。如定期舉辦各種項目申報、知識產權、專利申請等專業培訓班；開展計算機、外語、公文等方面的短期培訓；邀請優秀的科研管理人員到校作相關專題的講座等。還可以組織他們到具有良好管理經驗的高校或科研機構的科研管理部門參觀學習和交流。③設立專職崗位，實現科研秘書工作的專職化與專業化。從長遠角度上看，科研秘書工作效果的好壞將會對高校的科研管理水平和外部形象產生不可估量的影響。因此，只有當科研秘書從各種煩瑣的雜務中解脫出來，使其能完善對科研管理工作的認識，專心搞好科研服務工作，實現工作的專職化專業化，促進科研秘書管理素質的穩步提高。④建立科研秘書隊伍的長效管理機制。要擁有一支穩定的科研管理隊伍，只有建立起長效的管理機制。有計劃地培養后備人才隊伍，不斷補充到科研秘書隊伍中去，才能提高科研秘書的整體素質，以適應新形勢下科技發展的時代需要。

2.從科研秘書自身發展考慮，提高科研秘書的綜合素質。①提高愛崗敬業素質。科研秘書工作的實質是為科研人員服務，需要良好的道德修養、認真負責的工作態度和無私奉獻的敬業精神。科研秘書首先要熱愛本職工作，有較強的責任心和使命感，愿意為科研工作貢獻自己的力量。在管理工作中遵循以人為本的管理理念，熱情服務，平等待人，在平凡的崗位上做出不平凡的業績。②提高辦公信息化素質。科研秘書工作是以信息工作為基礎的，信息意識的提高在某種程度上體現了其管理素質和水平的提高，因此科研秘書要培養強烈的信息意識和反映靈敏度。同時，捕捉和處理信息的方式和方法也是科研秘書工作的重要部分。利用網絡平臺獲取信息，實現數據共享是科研秘書捕捉信息的有效方式。科研秘書要及時、快速、準確地處理信息，就要掌握和精通各種現代化辦公技術和設備，不斷加強自身信息能力水平，不斷提高管理水平。③提高科研管理創新素質。科研管理工作隨著科學技術的進步也在不斷發展，中間必然會出現許多新問題、新思路、新課題，這就需要科研秘書去探討，去研究，豐富、發展、創新科研管理這門學科，提高科研管理水平。科研秘書要不斷學習科研管理理論、方法和政策，不斷加強開拓創新意識的培養，變被動工作為主動工作，變經驗管理為科學管理，變封閉管理為開放管理；做到現代管理與傳統管理相結合，集中管理與分散管理相結合，柔性管理與剛性管理相結合。要不斷學習和掌握現代化管理經驗和手段，善于借鑒別人的先進經驗，并創造性地與工作實際情況相結合。④提高終身學習科學文化知識素質。在知識經濟時代，學科間不斷滲透，專業不斷向綜合化發展，知識更新的速度大大加快。因此科研秘書要加強學習，提高自身科學文化素質，不僅要有相關專業知識，而且要有科技管理知識，不斷更新和完善自身的知識結構。可見，學習是提高科研秘書綜合素質的有效手段和關鍵，是科技發展的需要。⑤提升保密和檔案信息管理素質。科研秘書在科研管理當中，經常與領導接觸，參加各種重要的會議，參與科研人員項目申報等的評審，經常接觸大量的內部信息和文件，接觸科研人員課題研究的前沿領域和研究成果等。因此科研秘書還需要嚴守保密制度，這也是一個管理人員應該遵守的職業道德。⑥提高人際交往和溝通協調素質。科研秘書的常規工作要多跑腿，常與各管理部門溝通，要向上級匯報情況，就要具備良好的人際交往、溝通協調的能力。如為籌備各種大型學術會議，就要及時發送專家學者信息，溝通協調相關新聞報道，準備研討會開幕及學術會議等事宜，就要與科研處、校辦和宣傳部及時溝通，還要與管理人員協調好各項工作的安排、海報張貼、會場落實等。雖不是每項工作都由自己完成，但無論哪一個環節都要分清責任歸屬，如果出紕漏，都會影響活動的順利開展，影響整體形象。因此要嚴于律己，寬以待人，要做好與各個部門、系部管理人員的協調溝通。

科研秘書是高校科研管理隊伍中的重要組成部分，其自身綜合素質的高低會直接影響到高校科研工作的發展。學校有關部門要提高對科研秘書及其管理工作的重視，優化環境，完善制度，有計劃有目的地進行培訓和隊伍建設；科研秘書也要從自身發展出發，對愛崗敬業、辦公信息化、科研管理創新、終身學習、保密和檔案信息管理、人際交往和溝通協調能力等方面加強學習和提高。通過這兩個層面的共同努力，鍛煉出一支知識結構合理，素質高、能力強的科研秘書隊伍，促進高校科研事業的發展。

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作者簡介：馬玉平（1964-），女，遼寧大連人，大連海事大學航海歷史與文化研究中心科研秘書，主要從事科研管理工作。