試論新時期企業如何提高檔案管理工作

崔貴芳

摘 要：企業檔案工作是企業一項綜合性基礎管理工作，也是企業從事生產、經營、科研等活動的基礎，是企業信息工作的重要組成部分。本文就新時期如何提高企業檔案業務工作，充分發揮檔案的多種價值，為企業經濟建設和各項工作服務，提出了對檔案業務管理的個人觀點。

關鍵詞：檔案工作 電子檔案 檔案管理

企業檔案是企業發展歷程的再現，它貫穿企業每個部門，記述了企業各類活動的全過程，是企業寶貴的歷史文化財富，是企業生產，經營和管理活動等活動之間的過去和未來的信息保障。隨著科技的發展，紙質檔案的管理方法已顯落后，而檔案電子化、信息化已應聲而起，并得到了廣泛的應用，同時也給檔案管理工作提出了新的要求。對檔案的要求在利用信息技術把文檔、圖片、聲像等原始的記錄在收集、整理、分類、存儲、使用過程中轉化為有用的電子信息上，并全面準確地服務信息需求者。企業在不斷發展壯大過程中，尤其需要檔案管理的強化。如何使檔案管理工作再上一個新臺階，科學管理企業檔案，筆者認為應當做好如下幾點：

一、各級領導重視支持有利于做好檔案工作

任何單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能使這項工作順利開展。如果領導不重視，許多具體的工作都會困難重重，甚至半途而廢。檔案業務管理工作也是如此，領導重視檔案業務工作，真正做到對檔案工作的政策到位，資金投入到位，人文關懷到位，這樣在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此，把檔案工作要做為例行性工作，是檔案工作發展的需要；領導要定期聽取檔案匯報工作，及時了解檔案工作中存在的主要問題，并研究解決問題的措施，使檔案工作能順利進行；要幫助職工解決工作中的實際困難和問題，要加強一線檔案干部隊伍建設，增強工作隊伍的榮譽感和成就感。總之，一個單位的檔案工作是否有起色，領導的重視程度是至關關鍵的。

二、轉變傳統的檔案管理模式，推行信息化管理模式

傳統的檔案管理是紙，照片，音頻，視頻和其他載體檔案管理實體，主要是手動完成檔案的收集、整理、編目、標識、儲存和利用的動態過程，整個檔案工作的量是龐大的，步驟是繁雜的。因為重收藏輕利用，檔案管理部門對已經歸檔的材料很難進行信息再提煉和二次加工，這樣就極大地造成了檔案信息資源的閑置和浪費。

隨著計算機、網絡技術、信息技術、多媒體技術的發展，提供了一個良好的檔案信息化管理環境，同時傳統的檔案管理模式受到了極大的挑戰。檔案工作人員也在與時俱進，檔案工作正在發生著變革，傳統管理檔案是對檔案實體的管理，而現代檔案管理是對檔案信息資源的管理，信息成為工作對象，關鍵是要滿足現代信息需求，要處理各種各樣類型的文件以便實現檔案信息化，對檔案信息資源利用現代化技術手段進行管理。檔案資源的數據化可重復利用，多平臺、多環境下利用，傳統檔案資源只有通過電子化處理，提取二次資源，以便實現檔案信息資源的價值和使用價值。

三、加快建立檔案信息計算機管理系統，安全地使用電子檔案

企業要想最大限度提高檔案信息服務，就必須建立檔案信息計算機管理系統，應認真做好以下事情：首先，在大量使用計算機環境下，建立健全文檔管理工作制度，以滿足電子化檔案信息管理的需要；其次，要在熟知傳統檔案業務工作的基礎上，進行檔案電子化系統功能設計；再次，在計算機檔案數據庫系統中應建立完善的一人一帳戶的分級用戶、一用戶一權限的分權管理制度，以確保檔案的絕對安全。

目前，企業在使用電子文檔過程中，每個企業基本都建立了自己的計算機局域網，方便網內工作，但有時對計算機實行物理隔離，不準接入公共網絡，實行單機操作，以加強資料的安全性管理，以免給企業造成損失。但隨著計算機技術和信息技術的發展，如加密技術的進步，應用虹膜識別、電子印章技術，必然大大提高使用電子文檔的安全性，為電子文件真實性的鑒定、電子檔案管理流程的可靠性提供了技術保證，而檔案管理模式也會隨著趨勢的發展而改變。因此，檔案管理必將實現自動化管理、網絡化管理和信息化管理。

四、提高檔案管理人員的素質，加強檔案保護意識

人是一切因素中最根本的一環，再先進的設備也需要人來操作，檔案要實現信息化管理也不例外。由于新時期檔案工作的發展，檔案人必須具備一專多能的知識，因此，建立一支掌握計算機技術和具有較好業務知識、具有吃苦耐勞和德才兼備的檔案人隊伍是至關重要的：首先要加強檔案工作者政治素質的提高，認真學習檔案法律法規，增強法制觀念，確保檔案的安全性與保密性。其次，要加強檔案人員的綜合素質的提高，檔案工作者應努力熟悉本企業，學習社交管理、溝通寫作、數據處理知識，練就較強的溝通交流、文案、現代技術應用、組織和協調能力，成為一專多能的復合型人才。其次，要全面掌握檔案專業知識，檔案工作者要研究和熟悉檔案內容，認真鉆研專業知識，掌握業務技能，以確保其檔案的全面性、真實性和準確性，要按照檔案工作六個環節進行檔案的收集、整理、鑒定、分類、保管、利用。作為檔案工作者，應本著在干中學、學中干、邊學邊干，不斷充電，終身學習，提高自身的能力，主動適應新時代的要求，使自己早日成為合格的檔案人。

由于提供利用檔案信息方式的多樣化，導致了利用檔案工作的復雜化。為此，必須對檔案保護工作引起高度重視：一是對紙質檔案的保護，要改善庫房的保管條件，檔案庫房應按照防光、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲、防熱、防盜的“八防”要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀等各類事故的發生；二是對電子檔案的保護，一方面要加強對存儲信息數據的介質保護，另一方面要加強對介質中存儲的信息保護。總之，我們必須加強檔案管理人員的責任，使他們形成一個忠誠，認真負責，精益求精的工作態度，這是保證檔案文件原始性、真實性的根本措施。

五、建立紙質、電子檔案并行保存模式，確保重要信息完整

所謂“并行保存”，指的就是把傳統的紙質檔案和電子化的電子檔案同時提交加工保存。“并行保存”管理模式提出了檔案工作者面臨的新挑戰，要求檔案人員與時俱進，掌握現代信息技術，熟練使用計算機和現代通信技術，否則就不會處理和保存檔案的形成。另外，“并行保存”所面臨的主要問題是什么檔案應該實行“并行保存”，什么檔案不應該實行“并行保存”。針對此問題只有根據具體問題具體分析，把握各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“并行保存”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。

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