公立醫(yī)院實(shí)施國(guó)有資產(chǎn)信息系統(tǒng)管理改革的實(shí)踐

吳 玲 何小舟*

公立醫(yī)院實(shí)施國(guó)有資產(chǎn)信息系統(tǒng)管理改革的實(shí)踐

吳 玲①何小舟①*

按照國(guó)有資產(chǎn)管理信息化要求，及時(shí)將資產(chǎn)變動(dòng)信息錄入管理信息系統(tǒng)，全面提升管理水平，可提高資金使用效益，維護(hù)國(guó)有資產(chǎn)的權(quán)益，有利于醫(yī)院整體的健康發(fā)展。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入 固定資產(chǎn) 整改推進(jìn)

2009年江蘇省財(cái)政廳頒發(fā)《關(guān)于在全省啟用江蘇省行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的通知》等有關(guān)文件，我院十分重視，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)做了大量的組織協(xié)調(diào)工作，使得全院職工都有一份集體責(zé)任感。同時(shí)充分發(fā)揮醫(yī)院內(nèi)部控制和醫(yī)院內(nèi)部監(jiān)督的管理職能，使醫(yī)院審計(jì)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)的協(xié)調(diào)、監(jiān)督、控制工作貫穿整個(gè)活動(dòng)過(guò)程，并根據(jù)實(shí)際碰到的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)，對(duì)不合理的地方按實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)有效地整改，配合固定資產(chǎn)管理部門(mén)對(duì)此項(xiàng)任務(wù)保質(zhì)保量地落實(shí)。

1 與時(shí)俱進(jìn)做好基礎(chǔ)工作

1.1 原始數(shù)據(jù)的收集是醫(yī)院管理信息處理的基礎(chǔ) 2006年按財(cái)政部《事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法》等文件精神，醫(yī)院對(duì)全院126個(gè)部門(mén)進(jìn)行徹底實(shí)地盤(pán)點(diǎn)，并用醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部編碼對(duì)每件固定資產(chǎn)實(shí)物都貼上醫(yī)院內(nèi)部標(biāo)簽，做到每件設(shè)備都有醫(yī)院內(nèi)部不同的內(nèi)部編碼。對(duì)盤(pán)盈的實(shí)物按照同類(lèi)資產(chǎn)價(jià)格進(jìn)行估價(jià)入賬并在備注欄內(nèi)做好標(biāo)注，對(duì)盤(pán)虧實(shí)物如實(shí)做好記錄并請(qǐng)各科室固定資產(chǎn)管理負(fù)責(zé)人簽字說(shuō)明理由查明原因。對(duì)醫(yī)院多個(gè)報(bào)廢庫(kù)內(nèi)醫(yī)院內(nèi)部已辦過(guò)報(bào)廢實(shí)物一一盤(pán)庫(kù)和固定資產(chǎn)賬本相對(duì)應(yīng)，能找到實(shí)物的固定資產(chǎn)進(jìn)行整理歸類(lèi)，及時(shí)根據(jù)相關(guān)政策法規(guī)按規(guī)定的管理權(quán)限及國(guó)有固定資產(chǎn)報(bào)廢流程報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后及時(shí)進(jìn)行處理。為醫(yī)院能順利實(shí)行固定資產(chǎn)實(shí)施條形碼管理工作,確保資產(chǎn)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確與完整保證原始數(shù)據(jù)錄入做好前期工作。

1.2 信息的加工與整理 因進(jìn)入國(guó)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息是從2009年、2010年、2011年分3個(gè)階段導(dǎo)入，而當(dāng)時(shí)醫(yī)院內(nèi)部由于財(cái)務(wù)部門(mén)、資產(chǎn)管理部門(mén)基礎(chǔ)工作尚未銜接，導(dǎo)入的數(shù)據(jù)中有已通過(guò)財(cái)政審批流程收到批復(fù)的數(shù)據(jù)和許多重復(fù)錄入的數(shù)據(jù)。資產(chǎn)管理部門(mén)做了大量的工作對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)、比較、合并和核對(duì)。按照需要，及時(shí)進(jìn)行加工整理和統(tǒng)計(jì)分析，以保證工作的組織實(shí)施。

1.3 通過(guò)信息傳遞 形成醫(yī)院信息流[1]隨著衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，使高科技的醫(yī)療專(zhuān)業(yè)設(shè)備類(lèi)固定資產(chǎn)有更新快、種類(lèi)繁多等特點(diǎn)。充分利用HIS子模塊固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的信息流，把資產(chǎn)管理部門(mén)建立的醫(yī)院固定資產(chǎn)二級(jí)臺(tái)賬對(duì)基層科室負(fù)責(zé)人對(duì)應(yīng)權(quán)限開(kāi)放，為使基層科室和資產(chǎn)管理部門(mén)之間提供了信息交流平臺(tái)。利用辦公管理系統(tǒng)(OA)信息流設(shè)置醫(yī)院內(nèi)部固定資產(chǎn)報(bào)廢審批相關(guān)流程，既提高日常處理事務(wù)的效率，又節(jié)約了每次打印全院賬本的成本，精簡(jiǎn)了人工管理的工作流程。使固定資產(chǎn)管理信息達(dá)到及時(shí)、準(zhǔn)確、適用、經(jīng)濟(jì)、合理、高質(zhì)量的要求，使醫(yī)院內(nèi)部固定資產(chǎn)管理有序可循。

2 內(nèi)部整改 落實(shí)到位

2.1 完善規(guī)范管理制度 根據(jù)當(dāng)今醫(yī)院管理的要求，完善和規(guī)范了固定資產(chǎn)管理的采購(gòu)管理、出入庫(kù)、資產(chǎn)調(diào)撥、資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)和設(shè)備維修與保養(yǎng)制度及固定資產(chǎn)報(bào)廢等管理制度。

2.2 調(diào)整固定資產(chǎn)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn) 舊制度下固定資產(chǎn)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)為：專(zhuān)用設(shè)備單位價(jià)值在800元及以上，一般設(shè)備單位價(jià)值500元及以上。而新醫(yī)院會(huì)計(jì)制度規(guī)定：專(zhuān)業(yè)設(shè)備單位價(jià)值在1 500元及以上，一般設(shè)備單位價(jià)值在1 000元及以上。國(guó)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息錄入過(guò)程貫穿新制度的實(shí)施，通過(guò)實(shí)物盤(pán)點(diǎn)，將單位價(jià)值在按新制度標(biāo)準(zhǔn)以下的實(shí)物轉(zhuǎn)入庫(kù)存物資或低值易耗品。

2.3 規(guī)范健全固定資產(chǎn)三賬一卡制度 財(cái)務(wù)部門(mén)在以實(shí)物盤(pán)點(diǎn)的基礎(chǔ)上重新規(guī)范了財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)總賬和一級(jí)明細(xì)分類(lèi)賬，器械科固定資產(chǎn)管理部門(mén)也同步把基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS)規(guī)范了二級(jí)明細(xì)分類(lèi)賬，各科室使用部門(mén)也同步建立資產(chǎn)臺(tái)賬。做到財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)、HIS、使用部門(mén)臺(tái)賬和江蘇省常州市行政事業(yè)單位的國(guó)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)都以條形碼為橋梁對(duì)接統(tǒng)一。

2.4 規(guī)范固定資產(chǎn)報(bào)廢處理流程 對(duì)于報(bào)廢、報(bào)損、無(wú)償轉(zhuǎn)讓、對(duì)外捐贈(zèng)、對(duì)內(nèi)贈(zèng)送、廠方以舊換新等各種情況需要處置的器械類(lèi)固定資產(chǎn)，按財(cái)政規(guī)定的資產(chǎn)處置管理事項(xiàng)的相關(guān)流程申報(bào)、審批，均進(jìn)入資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中規(guī)范操作(見(jiàn)圖1、2)。

圖1 醫(yī)院內(nèi)部設(shè)備報(bào)廢流程圖

圖2 財(cái)政固定資產(chǎn)審批流程

2.5 設(shè)立固定資產(chǎn)報(bào)廢庫(kù)和閑置庫(kù) 對(duì)于待報(bào)廢狀態(tài)的設(shè)備和電子信息類(lèi)物品進(jìn)行分類(lèi)，有序堆放。 對(duì)于技術(shù)壽命原因已申請(qǐng)報(bào)廢的實(shí)物可以在OA系

統(tǒng)報(bào)廢流程中掛起，轉(zhuǎn)閑置庫(kù)管理，以便在發(fā)生應(yīng)急情況時(shí)給臨床備用。對(duì)同一種類(lèi)專(zhuān)業(yè)設(shè)備報(bào)廢可以組裝的設(shè)備，也可轉(zhuǎn)閑置庫(kù)管理，調(diào)撥給其他科室使用，盡可能發(fā)揮資源最大效果。

2.6 實(shí)行條形碼管理使固定資產(chǎn)實(shí)物管理精細(xì)化 對(duì)于整套購(gòu)入的設(shè)備采用條形碼精細(xì)化管理，如購(gòu)入整套的中央監(jiān)護(hù)系統(tǒng)有主機(jī)配多只監(jiān)護(hù)儀的情況，就對(duì)主機(jī)和多只監(jiān)護(hù)儀分別產(chǎn)生不同的條形碼，在主機(jī)以外的分機(jī)上條形碼的資產(chǎn)名稱上注明中央監(jiān)護(hù)系統(tǒng)配監(jiān)護(hù)儀。而價(jià)格的錄入可以按照同類(lèi)或類(lèi)似資產(chǎn)價(jià)格的比例對(duì)購(gòu)置成本進(jìn)行分配，分別確定各項(xiàng)資產(chǎn)的價(jià)格。對(duì)于整套購(gòu)入胃鏡系統(tǒng)采用同樣的管理方式對(duì)主機(jī)、冷光源、胃鏡鏡子分別產(chǎn)生條形碼，電腦的管理同樣顯示器、主機(jī)分別產(chǎn)生條碼。精細(xì)化管理既在實(shí)物轉(zhuǎn)移、維修、報(bào)廢時(shí)起到定向作用，又可以加強(qiáng)實(shí)物管理的精確性、條理性。

2.7 采用實(shí)物管理和發(fā)票分離管理的方式 所有的管理流程的合理性必須以整個(gè)醫(yī)院管理的總體目標(biāo)為前提，因政府采購(gòu)發(fā)票滯后導(dǎo)致實(shí)物已經(jīng)在院內(nèi)流動(dòng)多時(shí)而未能及時(shí)入庫(kù)，導(dǎo)致實(shí)物管理混亂現(xiàn)象。我院及時(shí)采取整改措施采取暫估入庫(kù)的方式先產(chǎn)生條形碼先把實(shí)物管理起來(lái)，發(fā)票滯后現(xiàn)象就不至于影響實(shí)物管理。

2.8 特殊專(zhuān)業(yè)器械采取分級(jí)管理方式 醫(yī)療器械中的彎剪、無(wú)創(chuàng)鉗、無(wú)創(chuàng)血管夾、無(wú)創(chuàng)硬質(zhì)鑲片解剖鉗、鑲片持針鉗、鑲片鋒利組織剪刀等手術(shù)器械 ，口腔科專(zhuān)用器械正畸鉗、光纖高速手機(jī)、末端切斷鉗、溫氏鉗、細(xì)絲鳥(niǎo)嘴鉗等這許多專(zhuān)業(yè)器械單價(jià)都在1 500元以上，有的鉗子甚至在萬(wàn)元以上，使用期限在1年以上，所以都應(yīng)作為固定資產(chǎn)來(lái)管理，我院針對(duì)這些許多不能貼條形碼、經(jīng)常要消毒使用的特殊專(zhuān)業(yè)器械采用分級(jí)管理方法，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人把條形碼保管好，并由負(fù)責(zé)人對(duì)器械進(jìn)行科室內(nèi)部重新編碼，落實(shí)到人進(jìn)行分級(jí)管理。報(bào)廢時(shí)貼好對(duì)應(yīng)的條形碼按財(cái)政流程申請(qǐng)審批報(bào)廢處理。

1 周子君.醫(yī)院管理學(xué)[M].北京：北京大學(xué)醫(yī)學(xué)出版社. 2011,171.

·本文編校 曹家和·

2013-09-04)

①常州市第一人民醫(yī)院 常州市 213003

*通信作者