淺談高校基建檔案管理工作

黃曉云

【摘要】隨著我國高校基建工程的逐年增多，高校基建檔案也日益增多，加強對基建檔案的管理工作也引起了檔案人員的重視和關注。本文從高校基建檔案的特點、存在問題進行分析，提出加強基建檔案管理的幾點對策。

【關鍵詞】高校基建檔案特點問題對策

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）04-0185-01

高校基建檔案是在高校基建工程施工活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像載體等材料。隨著高校辦學規模的擴大，新校區蓬勃建設、舊校區拆舊建新，高校基建檔案日益增多。高校基建檔案是高校建設過程中的真實記錄，是高校檔案的重要組成部分，加強高校基建檔案管理工作意義重大。

一、高校基建檔案的內容及其特點

高校基建檔案的主要內容包括綜合管理、可行性研究、設計基礎、工程設計、工程施工(含土地施工文件、設備及管線安裝施工文件、電氣、儀表安裝施工文件等)、竣工驗收、基建財務(含工程概算、預算、決算)、器材管理等文件材料。

高校基建檔案除了具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價值性等特點外，還具有其自身獨有的特點：1.成套完整性。基建檔案以一個獨立的工程項目為對象進行，是在工程項目開工到竣工驗收整個過程中形成的文件材料，是記錄該工程的一套完整材料。2.專業復雜性。基建工程是程序較為復雜的系統工程，涉及的部門眾多，在整個建設過程中會涉及到各個環節與許多專業問題，這些環節與專業有機地融合成一個完整的單位工程，具有鮮明的專業性與復雜性。3.歷時周期長。一個完整的基建工程項目需要經過立項、設計、施工、竣工階段，同時還涉及主管機關、建設單位、施工單位、設計部門、監理單位等眾多部門，一般要經過幾年時間才能完成一套資料的收集整理。4.實用性強。基建檔案是高校工程建設的原始記錄，承載了大量的真實性信息，是高校建設發展歷史的憑證，在學校未來改造擴建、日常維修、解決土地糾紛等工作過程中發揮著非常重要的作用，具有很強的實用價值。

二、高校基建檔案管理工作中存在的問題

1.重視程度不夠。大部分高校普遍重視教學、科研、財會等檔案材料的歸檔和管理，忽視了基建檔案的收集和整理。一些高校的分管領導和基建部門的負責人對基建檔案重視程度不夠，存在“重建設，輕檔案”的狀況。有的基建部門為了日常工作中方便利用，不愿將檔案材料移交檔案部門，出現很多基建檔案不完整的情況。

2.收集渠道不暢。基建檔案獨有的成套完整性、專業復雜性、歷時周期長等特點在一定程度上造成了收集和歸檔難。基建檔案形成于多個部門，不僅需要基建部門兼職檔案人員在日常工作中的收集，還需要檔案部門的專職檔案人員及時跟蹤。但日常工作中由于工作強度大、歷時長，容易造成檔案材料收集不齊全。

3.檔案專業人員缺乏。目前，高校普遍缺乏既熟悉檔案業務知識又熟悉基建業務知識的綜合性專業人員，檔案人員的知識結構單一。由于基建部門的兼職檔案員缺乏檔案業務知識和技能，對歸檔材料拿捏不準，在檔案材料收集過程中隨意性大，圖紙在施工過程中保管不善、容易丟失或污染嚴重，許多材料不符合歸檔要求。而檔案部門的專職檔案人員缺乏基建業務知識，由于各種原因不能與項目工程同步，容易導致重要材料被遺漏，造成檔案材料不完整。

4.基建檔案數字化滯后。當前，高校的基建檔案管理仍處于傳統的管理模式，主要以紙質、照片載體形式存在，存儲空間大、維護成本高、查閱不夠便利。高校檔案提供利用一般有幾種方式：一是以檔案原件提供利用；二是以檔案復制品提供利用；三是根據檔案內容編寫編研資料提供利用。基建檔案主要以前兩種利用方式居多。如果頻繁使用檔案原件，容易造成破損嚴重、字跡模糊不清。基建檔案數字化不僅能夠改變提供利用方式，還可以延長基建檔案的使用壽命，而且一份基建檔案能夠不受時間、空間等方面的制約同時提供給不同的利用者，實施檔案數字化建設勢在必行。

三、加強高校基建檔案管理的對策

1.提高重視，建立健全基建檔案管理制度。基建檔案的形成周期長，實用價值高。一是要加強宣傳基建檔案工作的重要性，爭取學校領導的重視和支持，提高基建工程人員的檔案意識。二是要按照《基本建設檔案管理實施細則》和《高等學校基本建設類檔案工作規范》要求，結合實際制定符合基建檔案工作實踐要求的基建檔案管理制度，對基建檔案的歸檔要求、歸檔范圍以及檔案形成部門等方面作出明確規定，做到有章可循。

2.提高檔案人員的綜合素質。一是加強對基建部門檔案兼職人員的培訓，提高其檔案業務知識和操作技能，確保基建檔案材料的原始性和完整性。二是加強檔案部門專職人員的培訓，不僅要具備檔案專業水平和業務技能，還要熟悉基建業務知識，熟練操作計算機、數碼照相機、掃描儀等辦公設備。在工程項目施工過程中及時與基建部門兼職檔案人員溝通交流，確保歸檔文件材料的質量。

3.實行“三同步”管理。各高校要把基建檔案工作納入高校基建規劃、計劃、管理制度和基建人員職責范圍內，嚴格實行“三同步”管理，即基建工程一開始就與檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交整套合格的竣工圖的驗收同步進行。

基建部門兼職檔案人員要按照基建檔案的規范和要求，負責收集整理建設項目各個環節的文件材料；檔案部門專職檔案人員要經常了解項目進展情況并對兼職檔案員給予指導，發現問題要及時指出，確保基建工程檔案歸檔的齊全完整。

4.加強基建檔案數字化建設。基建檔案數字化的目的是實現高校檔案管理從傳統管理方式向現代管理方式轉變。一是要加大硬件設施的投入，比如計算機、數碼照相機、掃描儀等辦公設備，通過現代化技術將紙質載體檔案轉化為全文、全圖、全聲的光盤存儲，便于檢索和提供利用。二是在檔案材料收集過程中注意收集電子文件，如設計單位的電子版圖紙等等。三是確定基建檔案電子版文件的收集、整理、鑒定、分類、保存方式的標準和規范，促進高校基建檔案管理工作的科學化和規范化。

參考文獻：

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