基于高職院校檔案管理工作的服務能力和水平研究探討

戴娟

【摘要】高校檔案工作是維護學校歷史真實面貌的重要基礎性工作，在學校發(fā)展進程中發(fā)揮舉足輕重的作用。近幾年，雖然高職教育有迅猛的發(fā)展，從而高職院校的檔案工作也有了一定的進步，但是由于高職教育的歷史原因和特點，高職院校檔案的工作中仍然存在了很多不足的地方，本文簡要指出了這些不足，并就如何改進現(xiàn)狀做出了探討。

【關(guān)鍵詞】高職院校檔案工作特點

【中圖分類號】G71 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）04-0179-02

高校檔案工作是高校履行人才培養(yǎng)、服務社會和開展各項活動的直接記錄，高校行政工作重要組成部分，這些都是高校檔案工作。高校檔案工作是不可再生資源，要對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想。在學校發(fā)展進程中發(fā)揮舉足輕重的作用，并且為學校的各項工作提供有效的服務的就是高職院校的檔案管理工作。做好檔案管理工作，是對檔案這一蘊藏著豐富知識和能量的寶庫加以保護和開發(fā)的關(guān)鍵，因為高職院校的檔案工作是一項科學文化事業(yè)。

一、高職院校檔案管理工作的重要意義和作用

學校檔案是廣大教育工作者創(chuàng)新奉獻的歷史憑證。它通過規(guī)范化的整理和建檔，真實的記錄了各個歷史時期黨政管理、教育教學改革等各項事業(yè)的方方面面，以供參考。所以檔案也就作為了學校建設、管理、教學、科研、評估等工作的一個信息資源庫。

1.檔案為領導決策提供科學的依據(jù)

科學的決策來源于充分的信息。檔案不但可以完整的保存每個歷史時期國家對于教育事業(yè)的方針政策，也客觀，完整并且準確的記錄保存了學校在每個階段為貫徹落實國家教育指導的思想和方針政策所進行的各項改革發(fā)展活動。檔案資源的編輯和研究，都會為我們能更好的吸取歷史經(jīng)驗教訓，為我們能對教育事業(yè)更加準備科學的做出前瞻和預判，提供更加可靠且科學的依據(jù)。所以合理，科學的開發(fā)檔案資源顯得尤為重要。每個高職院校最重要也是最現(xiàn)實的任務就是做好檔案管理工作。因為檔案可以幫助領導更正確的做出決策，處理更重要的問題，同時也會成為科學管理最得力的助手。

2.檔案為教學、科研等工作提供信息資源共享服務

我們身在信息發(fā)達的時代，檔案管理的最大特點就是信息的開放性。隨著多媒體等各種現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，在技術(shù)上已經(jīng)完全可以實現(xiàn)共享。以新的載體方式將那些隱藏在檔案中的文字材料里的寶貴信息，并且用現(xiàn)代信息技術(shù)加以深層開發(fā)，最終呈現(xiàn)出來。可以實現(xiàn)教學，科研等工作檔案信息資源的充分分享，可以為眾多教職工的教學與科研工作貢獻可靠的信息服務和支撐，可以為高職院校在更廣闊的的范圍內(nèi)加大教學與科研的開放和交流力度提供資料。

3.檔案為學校各類查證咨詢提供權(quán)威性服務

檔案資料可以更加真實的完整的記錄歷史，并且具有很強的可靠性，真實性和系統(tǒng)性。它包含的所有細節(jié)都能為學校的各種活動提供更真實的歷史根據(jù)。所以檔案管理工作，能更好的為廣大師生提供基本且必要的服務，還能以可靠地歷史記錄對學校，廣大教職工負責。

二、高職院校檔案管理的特點

可以說檔案管理工作時高校管理的一種有機的組成部分，它的水平的高低是和高校管理是同一層次的，它也能推動高校管理工作的發(fā)展。高職院校檔案管理工作時國家科學文化事業(yè)的一個重要組成部分，它不僅是技術(shù)性很強的專門管理活動，它也有其獨立的業(yè)務范圍，它又相當于檔案資源對形成者有很大的依附性。然而檔案資源也是源于其他各個部門和不同的環(huán)節(jié)。它有其非常不一樣的特點。

從檔案管理工作的特點來說，這種工作時包含了信息輸入、儲存、加工、輸出的一個信息傳輸?shù)囊粋€過程，就像一個信息控制系統(tǒng)。要做到為學校各項工作開展提供有力的幫助和支持，在檔案管理中要抓住“用”這個核心功能，要不斷創(chuàng)新和積極去探索不同的服務機制，做到檔案服務的最大化，做到提高檔案服務的及時性和有效性。也有許多不同的文獻管理，就是在管理工作資源累積過程中特別慢，但管理的階段性很強，形成依附性也很大，具有一定的封閉性。這些特點也能夠決定了高檔管理工作必須實現(xiàn)不同的經(jīng)濟需求，學校檔案工作也要積極去適應發(fā)展的需要，做到不斷去提升和完善，去提高工作的立足點。

三、高職院校檔案管理工作當中存在的問題

1.規(guī)范性管理目標不明確

在當前的高職教育改革發(fā)展，正是處于跨向質(zhì)的飛越的一個過程，而這也決定了在高職院校檔案的門類、數(shù)量和信息量也大大增加了，檔案所包含的內(nèi)容也變得復雜和多樣。伴隨著改革發(fā)展的不斷深入，多元化的發(fā)展趨勢也不斷的體現(xiàn)出來，發(fā)展也慢慢呈現(xiàn)出了不一樣的結(jié)構(gòu)和類型層次。因為檔案管理的規(guī)范性目標存在缺失，使歸檔內(nèi)容形成程式化。要保證歸檔材料的一個系統(tǒng)和統(tǒng)一性，我們就要建立科學統(tǒng)一的檔案資料的整理，在材料的生成、收集、立卷、分類組卷歸檔、編號編目的程序上形成規(guī)范化，一定能確保規(guī)范性管理。

2.檔案工作不被重視

檔案沒有受到重視，可能會被說成是“嘴上說起來是重要的，而做起來卻不在乎”在很多方面也受到了約束，比如在組織機構(gòu)的設置、基礎設施建設等的一些方面。我可以一一說明，在組織機構(gòu)設置這方面，大多的高職院校都沒有一個單獨的檔案館，都是辦公室里面；在基礎設施建設的方面檔案房里面也是非常小的里面的設施也非常的簡單，并沒有做到規(guī)范性，分配好。而在人員方面，也只是就幾個人，在好多的高職院校的檔案管理員只有一名，有的僅有一名管理員還同時要做別的工作，在歸檔方面，不能按時歸檔，且內(nèi)容頁很不明確，非常不完整等一些問題。

3.檔案管理人員專業(yè)化程度不高

對于檔案管理工作，是一個專業(yè)性要求特別高的一份職業(yè)，但是很多管理員卻不是專業(yè)出身，對這樣的一種工作也不了解，在這種情況下，也因為自身的一種原因和本身學校的經(jīng)費的限制，檔案管理人員也不能通過參加培訓去完善自身的這種缺陷，因為學習的機會很少，他們的專業(yè)化程度不高。存在的問題就是知識的了解少，也嚴重缺少研究和創(chuàng)新型人才。

4.工作方式陳舊，檔案利用率不高

因為管理人員不是專業(yè)人員，他們的工作積極性也不高，使得他們的工作方式都比較陳舊，對檔案工作的理解度也簡單的認為就只是歸類、整理、和保管。他們僅僅只會一些基本的工作，在檔案的利用方面，只會查閱一些基本的，不能夠給人提供咨詢等的一些服務工作，更不能為領導出謀劃策，為學校提供有發(fā)展前景的一些東西。

四、做好高職院校檔案管理工作的措施

1.加強對檔案的管理并高度重視

對于高職院校的領導來說，要有意識的，并且能夠充分的認識到管理檔案工作是有著非常重要的意義和作用，在如今的網(wǎng)絡信息時代，檔案是高職院校最重要的資源，它有著不可取代的價值，所以要加強和充分的重視檔案的管理工作。我們也采取了以下措施：

一是要提高檔案管理工作的影響力和擴大檔案部門在學校中的知名度，我們要做一些有必要的宣傳活動來提升檔案工作的地位與作用。

二是去建立一些專項資金，去加強對檔案管理工作的頭入，對檔案館的場地和設備以及技術(shù)等方面要給予很大的支持。三是要制定一個中長期計劃，在學校檔案管理工作中加大隊伍和制度以及基礎設施的建設，去建立一個完善檔案管理工作和組織機構(gòu)。

2.加強檔案管理工作的力度和提高服務的質(zhì)量和水平

（1）要對舊有的管理模式進行不斷的創(chuàng)新來提高管理水平，要不斷的發(fā)揮信息化的管理優(yōu)勢去提高管理的一個效率。也可以采取學校各部門有專人員管理崗位責任制和考核獎懲制度。我們也可以采取集中化的一個管理，實施檔案全部由檔案館統(tǒng)一管理，且有專人來負責檔案兩級管理體制，從一開始就加強檔案的收集整理和歸檔工作。

（2）采用市場化管理機制。把檔案的管理工作直接建立在怎樣來滿足利用者的愿望和需求的基礎上，把師生和學校的發(fā)展和對檔案資源的利用需求作為管理工作的起始點，然后對其做出深入的研究。也可以對用戶的需求狀況做一個跟蹤調(diào)查然后進行對比分析，得出結(jié)論后，有目的性的展開服務渠道，做到提升我們的服務質(zhì)量和服務水平。

五、完善檔案管理工作制度

要讓檔案工作按科學化，規(guī)范程序化的軌跡來運行，最關(guān)鍵就是要搞好檔案工作。然而，在學校檔案管理中，會出現(xiàn)許多不一致的問題，所以我們必須制定制度，做到統(tǒng)一標準，把它當做一個重要的任務來抓要將這個工作納入各部門的一個職責。在深入調(diào)查的一個過程中，應該依據(jù)<檔案法>、<高等學校檔案實體分類法>來進行修訂管理工作的規(guī)章制度，讓檔案管理制度達到統(tǒng)一。要使檔案管理走上標準化和規(guī)范化的管理軌跡，我們必須按照標準的要求進行，做到各個業(yè)務環(huán)節(jié)的制度統(tǒng)一的規(guī)范在檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用。

六、提升業(yè)務的素質(zhì)

對于提高檔案管理水平，檔案管理人員的政治和業(yè)務水平的高低,起到非常重要的作用。學校的專職人員應該多參加一些業(yè)務培訓班，通過這些培訓，不斷更新知識，能夠趕上檔案改革的腳步，很快的做到一個轉(zhuǎn)型，有中專學校檔案管理的水平到高等管理員水平的一個轉(zhuǎn)型。通過對職員的培訓，也可以達到統(tǒng)一的問題的認識，可以很好的提高工作效率，也能提高工作的質(zhì)量，為學校的工作打下一定的基礎。學校建設的是一個責任心強、結(jié)構(gòu)合理的檔案管理的一個工作隊伍，這也是擺脫困境的一個有力保障。而對于他們的業(yè)務培訓，可以由學校的部門自己完成通過不同的形式來對檔案員進行培訓，有目的性的發(fā)放一些學習資料，最主要的是從新的管理制度、計算機管理的方面來進行培訓。最后，可以組織一些考試讓他們加深對檔案知識的了解，使他們檔案員更好的掌握技能，并提高自身的水平。

參考文獻：

[1]王朝霞.高職院校檔案管理創(chuàng)新工作[J].陜西檔案. 2012

[2]丁愛華.新時期高職院校檔案管理工作存在的問題及對策[J].中州大學學報. 2013