高校新生檔案管理存在的問題與對策探討

摘要：高校學生檔案是學生在校期間形成的，記載學生在校期間學習的實踐情況的真實記錄，而新生檔案又是高校學生檔案中的重要組成部分，如何做好新生檔案管理工作在全面推行素質教育和高校遠程網上錄取的今天具有非常重要的意義。

關鍵詞：規范；建立；大學新生；檔案

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）32-0022-02

高校學生檔案是正在高校接受普通高等學歷教育的大學生的個人檔案。是學生在校期間形成的，記載學生在校期間學習、實踐情況的真實記錄，包括大學生在校期間的思想品德、學習成績、成長經歷、學籍變動、個人特長及身心健康狀態等信息，是反映學生德智體美等綜合素質的原始材料。它既是人才市場和用人單位了解學生學習、實踐情況、把握學生職業能力，擇優錄取的重要憑證和依據，也是學生走向社會后，人事檔案的形成基礎。高校學生檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分，學生檔案不僅在學生走向社會求職就業時起著明顯的中介作用，而且在規范高校管理工作中也發揮著重要的作用。如何做好高校學生檔案管理工作在全面推行素質教育和高校遠程網上錄取的今天具有非常重要的意義。高校學生檔案的形成是建立在新生入學檔案的基礎上，可以說，新生一進入高校后，高校學生檔案工作就隨之展開，這個身份內容的建立和不斷充實就伴隨學生的大學生涯，學生檔案是否規范和齊全，學生檔案是否能夠得到及時充實將取決于如何規范建立起新生檔案的基礎上，因此說，規范建立新生檔案是高校學生檔案管理的第一步基礎工作，將直接影響到學生檔案本身的質量，并檢驗了一個高校學生檔案管理水平的高低。

一、目前新生檔案建立存在的一些問題

1.新生檔案內容要求不統一，新生檔案材料出現不齊全現象。新生檔案的主要來源為中學提供的檔案資料，主要反映學生在中學的基本情況和高考信息。隨著高校招生生源的不斷擴大，各種層次和方式的招錄手段增加，學生逐步實行網上招生錄取，使高校直接獲得原始、基本的紙質檔案材料較為困難。如新生在高中的畢業生登記表、成績表、入黨團志愿書、中學期間獎懲記錄；在高考期間的高考志愿表、高考成績、政審表、高校招生體檢表等一系列檔案資料不全，有的甚至連原始檔案都沒有，使高校無法建立起真正有效完善的新生檔案。

2.新生檔案轉遞方式不統一，新生檔案材料出現遺失現象。目前轉遞檔案主要存在有當地招辦直接轉遞學生檔案、中學直接轉遞學生檔案，有的甚至違反相關的檔案管理規定，由學生自行帶檔案入學的方式。檔案轉遞方式的多樣性和隨意性，造成了檔案保密性、完整性和真實性難以得到保證，嚴重的還造成檔案的丟失，使高校無法掌握新生的真實資料，使高校學生檔案的連續性嚴重脫節，使用人單位只能看到學生在大學期間的檔案，而不能了解到學生在高中時候的情況，造成由零開始重新建立個人檔案，無法保障高校學生檔案的嚴肅性和真實性，嚴重影響學生檔案管理工作的正常開展。

3.新生檔案管理部門交叉重疊，新生檔案管理不夠規范。高校學生檔案管理由于長期無明文規定，歸檔材料缺乏統一管理，歸檔部門未明確固定，造成各高校對學生檔案管理工作的模式較多，重視程度也不一樣。有些高校學生處、招生處、檔案室、二級學院等在新生入學時都在接收檔案，新生檔案資料的收集和建立沒有得到統一，使檔案的內容參差不齊，無法真正反映學生的全面情況，造成學生檔案在起步階段就造成缺失。加之各部門之間對學生檔案的頻繁變更、交接，造成了高校學生檔案無法正常進行管理，檔案質量難以得到保障。

二、規范建立新生檔案的措施

1.規范和完善學生檔案管理制度。建立起規范、完整的學生檔案，就必須依靠健全的規章制度。高校必須建立起一套包括由原始收集、整理、歸檔、充實、登記、移交等一系列環節組成的高校學生檔案管理制度，保證學生檔案材料產生過程的連續性，從學生檔案的建立開始就按制度規范運作，一開始就建立起新生的完整檔案，使學生檔案立刻進入正常流程，使工作事半功倍。如長江師范學院就專門制定了學生檔案管理辦法，明確了學生檔案工作崗位責任制，制定了學生檔案的收集、整理、轉遞、查詢等一系列的規范標準，使學生檔案管理工作逐步實現制度化和規范化。

2.統一指定檔案歸口部門。由于過去檔案傳遞方式的多樣性和接收部門的不統一，使高校無法建立完善的新生入學檔案。為規范檔案傳遞的歸口，應該指定一個部門來接收學生入學后轉遞的檔案。如長江師范學院做出規定，將各省市招辦或者中學郵寄的檔案全部歸口在招生處，由招生就業處統一接收各地轉來的檔案，改變以前多個部門同時接收的現狀。招生就業處在發放入學通知書同時向新生提醒不準個人私自攜帶檔案入學，如有新生自帶檔案入學的一律交予輔導員后統一再交到招生就業處整理歸檔。

3.明確新生檔案收集內容。為使高校學生檔案形成連貫性，使高校全面了解新生的個性品質、興趣愛好、個人特長等，有的放矢地組織因材施教，就必須在檔案建立之初就形成較為完善的內容。除要求有高考填報志愿表、體檢表、高中學籍登記表、高中畢業生登記表、入黨團材料等基本紙質資料外，還應把學生在中學時代體現出的綜合素質，如專業特長的獎勵、中學對學生的個人評價等納入學生檔案里作為高校學生檔案建立的重要基礎和依據。檔案管理人員在收到轉遞的學生檔案后，應認真核實檔案袋的資料內容，按照標準化、規范化的方式對紙質內容進行逐一清理，規范建立起新生檔案，并以此為基礎，逐步收集和完善大學時期的各種材料，充實在基礎檔案中，形成完善的高校學生檔案。

4.加強檔案意識培訓。有些高校檔案管理員和學生沒有意識到檔案的重要性，造成新生從入學起，就忽視了自身檔案的建立和完善，學生往往是在畢業之后，找到工作需要用檔案時，才會關注自身檔案，因而使大量有利于自身就業和發展的檔案資料或中學檔案因為沒有及時收集歸檔而白白喪失了大量的就業機會。因此要加大教育和宣傳力度，全面提高檔案意識，加強對學生檔案管理人員的培訓，逐步提高全體師生對檔案形成的正確認識，消除思想上的模糊性。還要通過與學生交流，讓學生清楚新生入學檔案的重要性，讓學生積極配合學校做好自身檔案的完善，形成學生與校方良性互動的檔案完善機制。

新生檔案的建立是高校學生檔案管理工作的第一步，也是最關鍵的階段，形成一套完善的新生檔案傳遞、審查、收集、完善、形成的管理制度，將徹底改變目前高校學生檔案管理工作較為滯后的局面，并能充分發揮高校學生檔案的重要服務和促進作用，推動高校教育管理水平的提升。

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作者簡介：王琨（1981-），女，重慶人，碩士，長江師范學院檔案館員，研究方向：學生檔案管理。endprint