高校院系級教務檔案規范化管理方法探討

張黎+劉藝

摘要：院系教務檔案管理工作是高校整個教學管理工作的重要組成部分，針對現有的院系教務管理過程中存在的認識不足、制度不全、專業性差等問題，提出了采用全面化、制度化、專業化的策略，實現高校院系級教務檔案規范化管理，以進一步促進和提高高校教育教學質量。

關鍵詞：高校；檔案；教務；院系

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）35-0010-02

一、引言

高等學校的中心工作是教學，學校的辦學質量、教學秩序的穩定、教學活動的協調順利，都離不開良好的教學管理工作。在國內高校“重心下移，權力下放、績效職能考核”的大改革背景下，高校教務工作的工作重心普遍下移，很多具體的教務工作都由院系一級的專職教學秘書執行。其中，教務檔案管理工作是學校整個教學管理工作的重要組成部分，也是衡量學校教學管理水平和教育質量的重要指標之一。院系教務管理工作的效率和成效，對于順利實現學校院系分級管理有著非常重要的作用。

二、現有院系教務檔案管理的現狀

重慶交通大學理學院作為學校的基礎性院系，承擔著全校的數學、物理、化學等公共基礎課的教學，同時也設有信息與計算科學、數學與應用數學、應用化學、統計學等多個本科專業，教學任務繁重。在日常教學活動安排的過程中，存在年度教學計劃制訂、年度教學任務安排、年度教學教材征訂、學期教學質量監控、學期課程考核、學期課程成績統計上報、學生入學、畢業等一系列教學管理環節。在這一過程中，逐步形成的大量基礎性教學文字、統計圖表、教學課程資源、教師課程工作記錄、相關教學活動照片等多種載體形式的匯編材料，真實地記錄了理學院的日常教學內容、授課方法、教學途徑、教學監控效果等全方位的教學信息。這些都是高校二級學院最原始、最重要的教務管理檔案，也是院系進行教學管理活動時，不可或缺的參照依據和借鑒樣本。

院系級教學秘書在日常工作中，都會對上述教務管理檔案進行整理匯編，并妥善保管，以此作為后續提高教學工作效率和教學質量、完成各項教學評估、促進同行學術交流的信息資源基礎。但在實際二級學院教務檔案管理工作中，仍然存在三個方面需要改進和完善[1-2]：

1.對院系級教務檔案的管理重要性認識不夠。院系級教務檔案存在記載內容繁雜、事務性、過程性強、總體量大、形式多樣等特點，部分院系管理人員缺乏對教務檔案基礎性信息的重要性認識，往往會出現不按時保質整理歸檔，隨意處置基礎性紙質材料等嚴重問題。

2.院系級教務檔案的管理制度不健全。院系級教務檔案涉及整個學院教學進程的所有環節，但在現有的院系級教務檔案管理制度中很大程度上沒有得到健全或完整執行，在檔案材料的利用過程中常常出現：亂翻亂抽院系級教務檔案，不登記就擅自借閱或轉閱檔案，不及時歸還甚至丟失等現象，缺乏對使用人和使用時間的有效約束。

3.院系級教務檔案的管理方式缺乏專業性。院系級教務檔案大都由學院教學秘書負責收集、整理、存檔，但現有絕大多數的院系教學秘書并無專業的檔案管理知識背景，也普遍缺乏相關的教務檔案應如何管理的工作指導，往往會無意造成院系級教務檔案搜集不全，未能及時存檔等質量缺陷。

三、院系教務檔案管理的規范化策略

基于上述分析認識，在院系教務檔案管理中，可以進一步采用的主要規范化策略有[3-4]：

1.全面性策略。院系級教務檔案范圍非常廣泛，覆蓋了教學計劃、教師課程、教學活動等基本教學的全過程。從院系級教學過程而言，凡是涉及教學各環節，符合教學活動規律，具有過程性、總結性、價值性、操作性的文字、圖表、聲像等載體材料原則上都應納入院系級教務檔案管理的范疇。

2.制度化策略。專門制定教務檔案管理的各項規章制度，規范院系級教務人員在收集、保管、利用檔案的實踐工作中嚴格執行。常規制度內容應該包括：嚴格遵守檔案工作規程；規范院系級教務檔案收集的范疇；院系級教務檔案建立后，應有專門的區域存放檔案材料，加強其保密性，檔案管理人員應將檔案的出借、更換等利用情況記錄在案；檔案管理人員不得隨意涂改、銷毀教務檔案等，杜絕院系級教務檔案管理中的隨意性。

3.專業化策略。學校檔案館要加強對院系級教務檔案管理工作的經常性指導，檔案館專職檔案員可每年對院系級教務檔案管理的人員（兼職檔案員）進行培訓，學習必要的教務檔案管理相關知識和技能。教務檔案管理要堅持從高、從嚴、從細的要求，對于院系級教務檔案的數據收集、統計匯總、信息填充要真實準確，編輯設計的教務檔案項目、圖表、展示要科學合理，展現院系級教學工作的真實性面貌。

四、院系教務檔案管理的規范化方法

為了做好院系教務檔案管理工作，可以采用的主要規范化方法有[5-6]：

1.院系級教務檔案管理全面化。院系級教務檔案來源豐富、內容繁雜，形式多樣，這給基層教務檔案的高效管理帶來了一定的工作難度。因此，必須要建立操作性強、全面科學化的院系級教務檔案管理方法，實現教學文檔的一體化管理模式。圍繞教學過程的各種環節，科學化建立院系級教學案卷的歸檔類別，可按照學年、學期、教學計劃、教師課程等內容分門別類存放；要大力利用現有信息技術手段，試圖構建專門的院系級教學檔案管理系統，對各類教務檔案條目、摘要和全文內容，進行電子化歸檔整理；建成各類目檢索數據庫，統一管理、查閱、檢索原有分散、龐雜、多樣的院系級教務檔案，從而實現教務檔案信息的資源共享，有效提高院二級學院教務檔案的管理效率。

2.院系級教務檔案管理制度化。完善的院系級教務資料是做好教務檔案管理工作的基礎，院系級教務檔案管理制度建設的關鍵是管理制度的規范性、專業性、可執行性。必須圍繞院系級教務檔案管理具體工作目標，制定和完善院教務檔案管理制度，做到“有章、有法、有序”，明確教務檔案管理崗位的工作職責與范圍。依據各項工作的目標要求和質量標準，健全院系級教務檔案管理崗位責任制，明晰管理層次，合理分工、明確職責。教務檔案管理目標、日常實施、工作指導等環節，不僅要求院系級教務檔案的收集、整理、歸檔要符合一定的順序和線索，也要求教務檔案文件的文體格式、行文規則和語言規則，符合教務檔案制度化標準，構成一個有序、封閉的院系級教務檔案管理機制，從而在整體上提升院系級教務檔案管理的制度化水平。endprint

3.院系級教務檔案管理專業化。現代檔案管理工作對院系級教務檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要具有強烈的責任心，還要有一定的檔案知識和處理技能，院系級教務檔案管理人員的業務素質直接關系到教務檔案工作質量的好壞。學校檔案館、教務處等相關部門可通過定期組織專門培訓、討論等活動，讓二級學院教學秘書學習掌握院系級教務檔案管理的專業理論與知識，深入探索教務檔案管理的新方式；并需要多提供一些好的學習條件，讓各院系教學秘書有機會走出校門，參觀交流各地其他兄弟院校的教務檔案管理先進經驗，使院系級教務檔案的管理工作更專業，更好地為教學服務。檔案館和相關部門領導定期檢查，具體針對各個院系級教務檔案管理情況，有針對性地提出工作改進意見，切實全面推動各學院教務秘書的檔案管理工作能力的提高。同時，也需要對院系級教務檔案管理業務水平高、工作業績突出的人員進行獎勵晉升，這樣才能激發各學院從事這一工作的人員不斷提高自身從事教務檔案管理工作的業務素質，在該項工作中形成強大的工作動力。

五、結論

教學工作是高校的中心工作，院系作為承擔基層教學任務的單位，對于保障高校教育教學質量起著關鍵作用，院系級教務檔案、教學檔案的收集、整理、保存和利用的規范化管理是基層教學管理工作的重要組成部分。在當前教育大變革、專業精細化發展的大背景下，各高校要改進自身的教學檔案管理，就必須重視和加強院系級教務檔案管理工作的全面化、制度化、專業化建設，從而更好地提高高校教育教學質量。

參考文獻：

[1]陳蓉莉.淺議高職院校系級教學秘書的檔案意識[J].楊凌職業技術學院學報，2012，11（6）：37-39.

[2]杜永蓮，謝旭東.高校教務管理規范化探析[J].合作經濟與科技，2012，（2）：112-113.

[3]邵麗麗，付萬興.高校教務檔案管理常見問題及對策[J].中國電力教育，2010，（3）：51-52.

[4]申濤.淺析醫科類院校教務管理檔案的完善及管理[J].赤峰學院學報（自然科學版），2012，28（4）：100-101.

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[6]吳衛.高校教學人員檔案管理探析[J].黑龍江檔案，2011，（4）：59-61.

作者簡介：張黎（1977-），女，重慶人，本科，重慶交通大學理學院，主要從事教務管理。endprint