研究生學位管理信息系統的設計與應用

劉偉

北京建筑大學研究生培養工作起步較晚，但發展迅速。2013年在校研究生規模已達1，800余人，而研究生處負責學位管理的工作人員只有1人，雖然目前實行校院兩級管理模式，各學院已配備了專職或兼職的研究生教務員，但學位管理人員數量與研究生數量比例仍然懸殊，有的學院甚至高達1：489。所以，全面引入信息化管理系統，運用基于網絡的信息平臺，解決當前研究生教育管理工作超負荷、乏創新的現狀是學校當前面臨解決的首要任務。為此，在學位評定辦公室和相關管理人員的共同參與下，依托學校的研究生學位管理模式及未來發展需求，學校自主開發設計了北京建筑大學研究生學位管理信息系統。

研究生學位管理信息系統設計思路

1.搭建全面信息處理平臺

高校的研究生教育從招生錄取、培養、中期考核、論文開題、答辯、學位審核到畢業、就業整個過程是一項復雜的信息處理過程。學校早期的管理系統只有招生和培養兩個模塊，已不能滿足管理規模及信息化發展的需要。新的研究生管理系統是基于Java語言開發的一套B/S架構管理系統，其中學位管理系統是一個綜合性的事務管理和信息處理平臺。事務管理方面包括開題審核、中期檢查審核、抽匿管理、論文提交、評審、答辯及學位評定管理等工作；信息處理方面包括研究生的學籍信息、培養信息、實踐信息、學術成果信息、學位論文信息、學位評定委員會信息以及一系列信息的流轉和傳遞。研究生、導師、學位管理人員各自通過該平臺完成信息的處理和相關事務的管理，從而提高管理信息化水平和工作效率。

2.形成招生、培養、學位閉環管理系統

學位管理信息系統與前期開發的學籍管理系統、培養管理系統共同組成一個完整的信息管理系統。通過教育部的招生系統提取研究生的基本信息，研究生入校后的在讀信息，包括每學年的繳費情況、注冊管理、培養環節完成情況等，在各個環節都可以實現數據共享。學籍、培養、學位和就業管理各部門之間共享有關數據，有利于部門之間的相互配合，在各培養環節上層層把關，提高整體研究生管理工作的協調性和系統性，實現閉環管理模式，確保研究生學位授予質量。

3.規范研究生學位管理程序

研究生學位管理系統的實現依賴于完善的管理制度和嚴謹的管理程序，只有認真梳理好研究生學位管理流程，才能夠使研究生、導師、校院兩級的學位管理人員三類用戶利用該系統更好地協同工作，有效利用信息資源，提高工作效率。

4.實現與外部系統的數據對接

近年來，教育部推出了研究生招生報名系統、學歷證書電子注冊系統以及學位授予信息年報系統等滿足不同需求的系統，高校在開發自身研究生管理信息系統的同時，必須考慮好與這些外部管理系統的良好接軌，利用招生報名系統中的已有信息，準確轉入本校管理系統形成學籍數據，并能夠將自身系統中的相關信息直接導入學歷證書電子注冊和學位授予信息年報系統，從而減少重復工作，避免數據在二次傳遞過程中產生錯誤。

運用管理信息系統實現學位授予全過程管理

1.研究生中期考核管理

鑒于研究生兩段式培養特點，從課程學習轉入論文撰寫階段前，需要通過培養方案規定的學位課程考核，取得一定學分，方能獲得學位論文開題資格。系統在培養管理中設置“中期考核管理”模塊，對研究生學位課程學習情況進行統計和審核，無論是研究生本人還是管理人員，都可以利用系統判斷開題條件，實現從培養到學位的有效銜接。

2.論文開題及中期檢查管理

學位管理信息系統在論文開題申請模塊下，設計了全面的論文開題信息，包括選題來源、論文類型、與產學研聯合培養研究生項目的關系等，提交審核后導出相應表格材料，參加開題答辯；在論文中期檢查模塊下，可以隨時查看開題申請的相關材料，可以申請論文題目的調整或修改，同時研究生本人要對論文進展情況，是否按計劃進行，是否可按期答辯等情況進行陳述，提交審核之后導出相應表格材料，參加論文中期檢查答辯。通過系統的設計，一方面，開題和中期檢查實現了管理上的邏輯關系，另一方面，除了簽名及蓋章環節，學位申請材料全部實現電子化，與原來手工填寫的表格相比，內容完整規范，便于審核和存檔管理。

3.實踐環節管理

隨著專業學位教育在培養高層次應用型專門人才方面的作用凸顯，對研究生實踐能力的要求也成為學位管理中的重要環節。學校的專業學位研究生數量已達在校生規模的一半以上，為此，學位管理信息系統設計了專業實踐管理模塊，將不同學位類別的專業實踐要求與實踐計劃填寫相關聯，把實踐計劃制定與開題環節審核掛鉤，把實踐總結與論文中期檢查審核掛鉤，通過系統采集研究生的實踐計劃及實踐總結等過程數據，最終形成文字材料，在開題及中檢答辯過程中進行評價，將專業實踐質量管理納入學位管理過程之中。

4.論文抽匿管理

論文評審是評價研究生培養質量的重要手段，隨著研究生規模的增加及匿名評審比例的提高，論文抽匿也逐漸成為一項龐雜的工作。為了提高工作效率，學校在系統中設計了“抽匿管理”模塊，將抽匿比例及抽匿原則寫入程序，系統依據這些原則實現在新增學科專業、新任導師、歷史成績不佳、申請提前畢業等多種條件約束下的學位論文進行“擬抽取”標注，同時顯示該狀態下的比例情況，方便管理人員參考或調整。

5.研究生學術成果管理

研究生在讀期間的學術成果情況已經成為能否獲得學位的重要條件，這些成果包括公開發表論文、參編教材或專著、獲獎、作品入展、專利以及承擔和參加科研項目等內容。系統在學生端口設計了“學術成果及科研項目管理”模塊，研究生在讀期間可以隨時錄入自己的學術成果，也可以通過系統管理自己的科研項目、產學研合作項目等，臨近學位申請時選取符合學位授予條件的成果上報。這些成果數據的采集以及統計功能的設計，為管理部門及時匯總科研數據，向相關評估部門提供信息，提高管理的科學性和規范性提供了條件。

6.論文評審管理

在學位管理系統中完成論文開題、中檢審核及專業實踐考核之后，即可申請論文評審。管理部門在“論文評審管理”模塊內獲得當屆當季擬申請學位名單，在“抽匿管理”模塊內獲得匿名評審名單。論文評審管理模塊同時具備論文上傳和下載的功能，管理人員可以隨時對其論文格式進行初審，也可以通過時間設置進行過程控制。評審工作完成后，在系統中錄入評審成績，系統通過邏輯判斷產生通過、不通過或復評的評閱結果，為下一步的答辯資格審核做好數據上的準備。

7.答辯資格審核

答辯資格的審核內容比較多，也是在學位評定過程中工作量繁瑣、容易出現問題的環節。為此，系統為這個模塊設計了更多的邏輯關聯，包括：欠費、培養、中期考核、論文開題、論文中檢、實踐考核、學術成果、論文評閱成績等。排除內部的邏輯關聯，最終答辯資格的審核落在成績單、學術成果、論文評閱及欠費等幾個關鍵信息點上，管理人員可以簡單高效地判定研究生的答辯資格，也可以對其不具備答辯資格的原因一目了然。

8.答辯與學位授予管理

為了記錄所有學位授予過程材料，便于校院兩級管理和查詢，系統設計了論文評閱成績、答辯成績、學位會議結論兩級管理模式，校院兩級管理人員在系統中記錄學位委員會投票表決情況，分別形成建議授予學位名單和授予學位決議。實現了論文答辯及學位決議網絡化管理，還人性化的設計了判斷參會人數是否合法、表決票數是否合法、按學位類別形成表決票等許多輔助功能，大大減輕了管理人員編制和匯總學位會議材料的工作負荷。

9.學位授予信息采集管理

學位管理部門每學期都要向國家上報研究生學位授予信息，其中無論博士生還是碩士生，學位授予數據均涉及40余項內容，這對于每年都有成百上千畢業研究生的高校而言，是一個不小的工作量。學校在系統中設計了“學位信息采集管理”模塊，有效地解決了學位授予信息的上報問題。通過答辯的研究生在規定時間內，登陸系統進行學位授予信息采集，經過管理人員的兩級審核之后，即可形成上報國家的學位授予數據，減輕了工作量，增強了數據的準確性。

10.學位授予和證書打印

校級學位評定會結束后，學位管理人員在系統內依據學位授予決議標記當屆當季學位授予結果，并通過系統完成學位證書編號的編制和證書打印工作，同時證書編號數據自動推送到學位信息采集模塊的上報端口，使得學位授予上報信息完整準確。

研究生學位管理信息系統應用效果

1.規范管理，提高工作效率

與之前研究生從中期考核開始就需要填寫大量表格材料相比，現在通過學位管理信息系統可以完成各階段任務申請和任務完成情況描述；與之前校院管理人員不斷催繳、反復退回不規范學位申請材料相比，通過系統進行時間、質量及審批控制，對研究生的成績考核、開題時間、開題評價、中期檢查、論文題目修改等培養質量進行了有效監控。基于網絡的信息平臺系統，把管理人員從繁瑣的事務性工作中解放出來，有更多的精力進行信息統計、整理和分析，提高了工作的主動性和創造性，管理系統成為實現學位與研究生教育過程有效監控和質量保障的重要助手。

2.資源共享，便于科學決策

管理信息系統可以快捷地提供研究生各類學位授予信息數據，管理人員根據需求對在讀或已畢業研究生的學位申請相關材料進行查詢、打印及分類統計分析。研究生的學位授予信息，涉及到招生、培養、思政、就業等其他管理部門的需要；學位類別、學位論文、學術成果等信息與教學培養工作緊密結合；獲學位后的去向信息有助于培養單位及時了解、把握各學科、專業的就業飽和度和專業競爭力，為學校及時調整專業結構部署、制定科學決策提供基礎數據的支持[1]。

3.推進信息化建設，促進管理水平的提升

管理信息系統是管理業務與信息技術的有機融合，是研究生教育的管理制度以及各項業務內容和相互關系的本質反映。在信息化系統構建的過程中，通過業務需求與技術手段的不斷磨合，提高了學校研究生教育管理隊伍的信息化應用能力和整體業務水平。在系統逐步上線使用的過程中，研究生處多次組織面向學生、管理人員的操作培訓，學習相關的信息技術和系統操作方法，確保系統的扎實推進和有效運行。通過這些舉措，教務管理人員主動學習和適應信息化技術的能力逐步形成，在出現新的業務需求或新技術條件時，還能夠提出改進系統的合理建議，為信息化建設的持續發展打下了有利的基礎。

研究生學位管理系統有待完善的功能和發展方向

1.加強系統的人性化設計，完善各模塊的數據統計功能

努力提高系統使用的兼容性和易操作性，確保不同版本和操作環境的計算機網絡都能正常瀏覽和使用系統，這也是系統開發對網絡環境適應能力的體現。通過對各模塊統計功能的開發和完善，使系統在數據倉庫、決策管理等方面有所突破，可以為研究生學習、導師教學、科研和管理發揮更大作用。

2.充分利用現有功能和數據資源，實現高層次管理方法拓展

為了提高學位論文評審過程的效率，節約費用支出，充分保護論文版權，利用已有的論文上傳和下載平臺設計開發研究生學位論文遠程評審管理系統，實現專家網上評審論文、網上提交評閱意見，科學、高效地管理論文評審過程。

3.適應差異化培養需要，解決好信息標準化與個性化服務需求之間的矛盾

我國研究生教育已進入快速發展時期，選拔方式及培養模式的多元化發展也推動了研究生培養機制的改革[2]，其中對學術型和專業型研究生的分類培養已成為學校未來研究生培養和管理工作要落實的重要任務。培養要求的差異性會導致管理業務的復雜性，如何處理好信息系統的標準化與研究生教育特有的“專業性”之間的關系，滿足“個性化”服務要求，是研究生教育管理信息化建設后續工作面臨的重要課題，也是未來管理信息系統發展的方向，這些問題都需要我們在未來的工作中積極探索，努力予以解決。

參考文獻：

[1] 呂谷來.新形勢下做好研究生教育信息管理的思考[J].科教導刊，2012，（5）：181-182.

[2] 張輝，劉明利，生玉海等.研究生教育管理信息化建設的實踐與認識—以北京大學為例[J].學位與研究生教育，2013，（5）：36-40.

（作者單位：北京建筑大學研究生處）

[責任編輯：張 雯]