科技檔案信息資源開發利用的思考

唐素芬

(攀鋼集團有限公司檔案館，四川攀枝花 617067)

科技檔案是集中保存起來以備查考直接記述和反映立檔者科技、生產等活動的科技圖樣、圖表、文字、電子、聲像，以及其他各種方式和載體的科技文件材料。科技檔案信息資源的開發利用直接為公司或社會服務，是檔案工作的宗旨和生命線。只有把檔案信息開發出來，提供給企業廣泛利用，檔案的潛在價值才能變為現實價值，發揮它巨大的作用［1－2］。

一、開發科技檔案信息資源的重要性

1.能夠實現檔案信息資源的有效性

決定檔案信息資源有效還是無效，主要有3個因素:一是檔案信息資源本身的價值;二是企業是否需要;三是提供是否及時。開發利用科技檔案信息資源，就是要針對企業的不同需要，挑選最有價值的檔案信息，及時提供給企業利用，從而實現檔案信息資源的有效性。

2.能夠實現檔案信息資源的可共享性

檔案不同于一般的書籍。產生書籍的目的就是為了傳播和分享信息，而檔案數量有限，一般是孤本，這樣就必須實現從實體管理到信息管理轉變，利用計算機及網絡技術建立檔案管理系統，逐漸實現檔案信息化管理，從而實現信息資源的可共享性。

二、開發科技檔案信息資源的內容

1.加強科技文件材料收集工作，保證科技檔案的齊全、完整、準確

檔案的收集工作是檔案工作的起點，檔案收集歸檔齊全完整，庫藏豐富是開發信息資源的前提，沒有檔案的收集，就沒有檔案的利用。特別是在市場經濟下，對檔案的需求越來越大，使用頻率越來越高，這就要求收集工作必須滿足走上市場的需要，保證收集的檔案材料齊全、完整、準確。

2.做好科技檔案的整編工作，形成系統化、規范化、信息化的檔案管理體系

科技檔案的整編工作，即是對檔案材料進行整理、編目，使分散的檔案材料系統化、有序化的過程。在整理過程中，應嚴格按照國家標準、企業標準和本公司標準進行整理，對各種科技信息做進一步的加工，利用計算機檔案管理系統完成電子歸檔，使紙質案卷與電子歸檔案卷的編目、卷內文件內容一致，實現檔案管理系統化、規范化、信息化。

3.采取多種方式，直接提供服務

主要包括提供科技檔案原件、復印件、掃描件，提供有關目錄、目錄文件，以及提供有關的咨詢服務等，從而達到有效地開發利用科技檔案信息資源，為企業建設服務的最終目的。

三、如何開發利用科技檔案信息資源

1.利用多種形式廣泛宣傳檔案工作，為開發利用科技檔案信息資源開辟渠道

科技檔案的價值體現在檔案的利用之中，只有充分利用檔案資源，才能使大家重視科技檔案工作。過去人們不大重視科技檔案工作，究其原因，在于他們沒有充分利用科技檔案。如果人們不了解科技檔案，不知道檔案部門能提供些什么，又怎能利用和重視它呢?因此，應盡可能地采取口頭宣傳、直接宣傳、文字宣傳等多種形式，廣泛宣傳科技檔案工作重要性，使人們了解和認識科技檔案工作，使越來越多的人們意識到它的重要。同時也要加強科技檔案信息宣傳，將庫藏科技檔案信息的內容、形式特征及其他情況告知人們，增加人們對科技檔案的了解，促進和指導人們更加充分而有效地利用科技檔案信息。要把科技檔案這一概念逐漸滲透到工程管理、工程設計及相關人員的認識范圍和思想理念中去，獲得他們的普遍認可，使其認識檔案的價值和重要性，進而能夠自覺地維護、利用科技檔案。

2.建立檔案管理系統，加強電子歸檔管理，逐步實現檔案信息化管理

隨著企業發展的需要，科技檔案信息資源管理正從實體管理向信息管理轉變，應利用計算機技術建立科技檔案管理系統，加強電子歸檔管理，加強科技檔案信息著錄和檔案信息檢索，完善各項功能，逐步實現科技檔案信息化管理，從而提高科技檔案信息資源管理效率和利用率。當然，要實現科技檔案信息化管理，不但需要完成大量的基礎工作，還需要有合格的科技檔案工作者。科技檔案工作者應具備比較完整的知識結構，既要掌握政治理論知識、檔案專業知識，熟悉檔案相關法規、制度、規定，又要掌握科技檔案各項業務工作的原則和方法，還要掌握計算機等相關學科的技術知識。還要有全心全意為人民服務的思想。

3.加強科技檔案的開發利用工作是科技檔案產生社會效益和經濟效益的主要途徑

開發科技檔案信息資源的目的在于利用，實現科技信息的使用價值，創造經濟效益和社會效益。對于一個企業來說，充分利用檔案使其能創造出經濟效益的因素是多方面的，如降低成本、提高功能、節約人力、物力，用最小的工作量取得最佳的工作成果等。

4.建立和完善信息反饋，科學地開發檔案信息資源

科技檔案在開發利用中，有一系列的信息可以反饋回來，要通過各種方法和手段把這些信息系統地收集起來，對反饋信息進行系統的研究、分析，從而了解和熟悉過去檔案利用的狀況，了解各類檔案信息的傳遞效果和檔案利用過程所起到的作用，然后以此為依據改進工作，彌補不足，科學地開發檔案信息資源，為檔案利用者提供必要、系統、準確的依據，更好地為企業生產建設服務。可以采取以下方法:一是通過登記簿，統計利用人次、調卷數、類型、方式、目的、查全率、查準率等等，分析利用者的構成及數量、各類利用者對檔案的利用率，以及各類檔案的被利用次數，從而得到某個時期某類檔案的被利用情況。二是直接向利用者調查，與利用者交流，了解其所獲檔案信息對其工作和研究有何價值等，這比單純從登記簿中獲得的信息更全面。三是加強交流。通過與同類企業檔案館間的交流，可以互通信息，了解各級各類檔案開發利用的有關情況。

四、目前公司科技檔案現狀和利用效果

1.科技檔案現狀

公司科技檔案還有不完善的地方，需要根據科技檔案工作實際情況和工作要求，對科技檔案管理標準和工作流程進行改進，制定一套完整的檔案管理標準及相關制度，為攀鋼科技檔案信息資源開發利用打下良好基礎。目前，對公司科技檔案是集中統一管理，多年實踐證明，這種管理更利于公司科技檔案信息資源開發利用工作的開展。

在科技檔案文件材料收集整理方面，采用歸檔資料“三審”負責制，即項目管理員一審，對項目歸檔的竣工資料的完整性、規范性負責;項目經理二審，對項目歸檔的竣工資料的完整性、準確性負責;檔案管理員三審，對項目歸檔的竣工資料完整性、準確性、規范性負責另外，實行歸檔資料驗收合格后財務方可辦理結算的規定，這樣就保證了科技檔案材料收集的齊全、完整、準確。

在科技檔案信息資源開發利用及信息化建設方面，我們建立了數字化檔案管理系統。將檔案信息內容錄入系統。目前，實現案卷級、目錄級入機率100%，文件級入機率80%，實現通過檔案管理系統進行查閱、借閱檔案案卷、卷內目錄及部分案卷內容。現在我們開展了掃描工作，將原來檔案資源的各種載體進行掃描轉化為數字化的檔案信息，使其以數字化的形式存儲，網絡化的形式相互連接，計算機系統進行管理，從而形成一個有序結構的檔案信息庫。在一定程度上提高了檔案信息資源的利用率。

2.科技檔案利用效果顯著

一直以來，我們的檔案管理始終堅持服務攀鋼生產建設的指導思想，大力開發科技檔案信息資源，較好地發揮了科技檔案的服務功能，取得了較顯著的經濟效益和社會效益。如通信分公司程控大樓新觀光電梯新建項目，設計單位和施工單位借閱了有關程控樓土建施工—結構部分、建筑部分、電氣部分、給排水部分、設計部分等大量竣工檔案。通過對檔案原始資料的查考，獲悉了大量的技術參數等可靠數據和理論依據，為公司相關部門及領導提供了決策依據，也避免了投入大量的不合理的人力和費用，使該新建工程項目的工程量和費用等都得到有效控制，節約了資金，達到了預期效果。又如電機修造分公司“干燥爐改造”項目，設計人員通過查閱干燥爐設計圖、竣工資料及往年改造的相關資料，為項目的開發、設計、施工提供了有效參考，從一定程度上節約了人力、物力和設計費用。另外，公司設備檔案利用較高。由于公司許多設備使用年限較長，不可避免會出現故障，有些設備是生產急需設備，設備故障修理時間長短成了關鍵問題，它直接影響生產，要想盡快修理好設備，就必須要了解設備檔案。從另一個角度看，設備檔案完整，能及時提供利用，不僅給設備故障排除提供了技術支持，為公司生產正常運行提供了保障，也為公司節約了不必要的資金支出。以上實例充分說明，科技檔案在公司生產建設、科研設計中發揮著巨大的作用，產生的經濟效益是客觀存在的。

五、進一步做好公司科技檔案管理及信息資源開發利用的建議

1.樹立核心信息資源管理理念

企業檔案是企業內生的最真實、最可靠、最權威的原生信息，這是區別其他信息的本質特征。支撐企業發展的信息有多種，但主流信息、核心信息是企業自身形成的檔案。樹立核心信息資源管理理念，使檔案成為企業信息資源的主渠道，這既是對企業檔案工作價值與地位的一種肯定，也是在為檔案工作的健康發展營造良好的環境。要想充分開發利用核心信息資源，就要將公司所有檔案及其他有保存參考價值的資料實行統一管理，積極開發利用好檔案信息資源，實現信息共享，更好地為企業服務。

2.檔案收集管理自動化

檔案收集工作的自動化有兩個前提條件，其一是檔案存儲介質的徹底改變，即所有文件、圖形形成機讀檔案。將不能直接形成機讀文件的非機讀文件、圖紙轉換成機讀檔案，這需要使用掃描輸入設備將其輸入計算機，在相應的軟件編譯下使掃描輸入的圖紙矢量化，使其能在CAD等軟件的編輯下成為機讀檔案。其二是檔案館與形成檔案的各部門實現網絡聯接，使生成的機讀文件由計算機終端通過網絡傳輸到檔案管理系統直接歸檔。到那時，傳統的收集工作將不復存在，取而代之的是先進的檔案管理系統和光盤庫。

總之，科技檔案作為一種信息資源，在企業建設中的作用是客觀存在的，努力開發利用檔案信息資源，把科技檔案的價值和作用充分發揮出來，這樣檔案工作才能得到健康、較快的發展，才能把科技檔案的社會效益和企業的經濟效益上升到一個新的臺階。

［1］ 呂麗.芻議科技檔案的開發與利用［J］.礦業工程，2007(3):7.

［2］ 郭德洪，王強.現代企業檔案管理新理念［J］.中國檔案，2012(4):68.

(責任編輯 張佑法)