做好企業檔案管理工作，促進企業發展

姜兆玉

摘 要：企業檔案是企業生產管理的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護企業發展歷史面貌的一項重要工作，對企業的發展起著至關重要的作用.而目前企業檔案工作現狀遠落后于企業發展需要。做好企業檔案工作要健全檔案管理制度，實現檔案管理現代化、立卷程序規范化。

關鍵詞：企業檔案；檔案管理；現狀；措施；辦法

企業檔案是一個企業非常重要的財富，內容涉及企業的經營、生產、行政、黨務、技術、設備、基建、會計等各個方面，而且很多檔案都具有非常強的機密性和使用性。檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護企業發展歷史面貌的一項重要工作，對企業的發展起著至關重要的作用。檔案管理工作做好了，可以為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性依據；同時有利于社會各界認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。做好檔案管理工作的目的是立足于企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導企業的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發企業檔案管理工作人員工作熱情的目的。因此，做好檔案管理工作對于促進企業的全面發展、不斷提升企業在經濟社會發展中的影響力具有重要意義。

然而在對企業檔案管理工作的認識上很多人存在誤區，認為檔案管理工作可有可無，對這項基礎性工作的重要性認識不夠。目前大部分的企業檔案管理都是采用一臺電腦一套軟件的工作管理模式，檔案管理與提供利用遠遠不能滿足企業運營與發展需要。主要原因有以下幾點：一是部分企業領導對檔案工作的認識不夠，人力、物力、財力投入少；二是一些企業雖然購置了先進的檔案管理設備，但檔案工作人員沒有經過檔案知識的系統培訓，造成了資源的浪費；三是領導重視和監管力度不夠，檔案仍按手工進行工作。檔案工作缺乏制度化管理程序。當前企業檔案管理的不規范主要存在以下幾方面的問題：一是檔案收集不規范，在收集資料以行政方面為主，其余資料能收多少收多少；二是檔案整理不規范，檔案人員交替頻繁，且大多沒有接受專門檔案知識培訓，導致檔案整理較為混亂，檔案資料的漏失現象時有發生。此外，在檔案歸檔時間上，有時會幾年檔案累積起來一次整理，既不符合檔案整理要求，也不便于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠；四是檔案利用不規范。有的企業檔案室沒有建立規范的檔案借閱制度，借出的檔案往往不能按期歸還甚至找不回借出的檔案。

加強檔案管理工作，更好的服務于企業發展，應從以下幾個方面入手：

1 建立健全檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，主要有經營管理、生產技術、行政、黨群、產品、設備、基建、會計、聲像等門類檔案，要實行規范化的管理，就必須建立完善的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》和《企業檔案工作規范》為指導原則，首先要加強硬件設施的配備，檔案存放必須要有專門的檔案庫房，并設有專門檔案裝具便于存放查找，同時也應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，系統、準確地提供、滿足檔案利用工作的需要。庫房內要常通風，每天監測溫濕度，定期除塵殺菌，庫房內禁煙禁火種，切實做到庫房安全“九防”要求，即做到防水、防火、防盜、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防潮，以確保檔案安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網絡，制定領導負責包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總要求，具體制定各項檔案管理制度，對檔案管理進行督促指導。應指定專人管理企業檔案，檔案員應深入了解企業各科室主要業務活動，以便對各科室業務檔案建立統一立卷要求，促使業務科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理，歸檔、文件標題簡明扼要，便于保存和查找利用。最后要嚴格檔案借閱手續，確保檔案及時按時歸還，防止檔案流失。

2 實現檔案管理現代化

現代企業制度的基本特征是產權清晰，權責明確，政企分開，管理科學。企業的檔案工作要適應現代企業制度，就必須使企業檔案工作與現代化技術接軌。隨著計算機網絡技術的不斷發展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰，只有正視這個挑戰，實現檔案管理同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。檔案管理工作是一門專業性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備的服務意識，又要掌握現代化管理技能。檔案匯集著大量的知識，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣枯燥，重復工作多，勞動強度大。而利用現代化手段整理檔案，使用專業檔案管理軟件，如天津的津科軟件等，可實現檔案全文數據掃描并建立目錄索引，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了檢索速率和工作效率，也延長了檔案使用壽命。

3 嚴格把關紙質檔案立卷質量

在檔案整理歸檔過程中，文件材料的收集是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷問題與檔案裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素，因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，一方面要解決好立卷方法問題，以便于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要解決好案卷裝訂的質量問題，以便于檔案規范化管理。

綜上所述，企業檔案工作作為企業管理的一部分，必須適應現代企業和新時期的發展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度，開創檔案工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發利用，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為企業的長遠發展提供助力。endprint