煤炭企業檔案數字化建設路徑探討

文/侯立新

煤炭企業檔案數字化建設路徑探討

文/侯立新

近年來，隨著計算機技術和信息技術應用的不斷深入，數字化技術在各個行業的運用日益廣泛，也推動了檔案事業的發展。《全國檔案事業發展“十二五”規劃》指出，要加強以計算機網絡設備和數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設，加快數字檔案建設，推動傳統載體檔案的數字化。檔案事業的“十二五”規劃為今后檔案工作指明了方向。新形勢下，煤炭企業也要抓住檔案事業發展的契機，積極采用新技術和新方法，加快檔案數字化建設工作，實現煤炭企業又好又快發展。

一、煤炭企業檔案數字化建設的必要性

1.檔案數字化建設是信息時代發展的必然要求

當前，信息時代潮流下，計算機網絡技術為檔案工作的發展提供了技術支持，檔案數字化成為檔案管理發展的新方向，檔案數字化是信息時代的必然產物。近年來，信息資源以硬盤、光盤為載體，以電子檔案形式的出現，要求檔案工作在收集、保管和利用等過程中也要作出相應的改變。煤炭企業也只有加快檔案數字化建設，才能最大限度地開發和利用檔案信息資源，實現檔案信息資源的合理配置，才能緊跟信息時代發展的腳步，使煤炭企業更好地服務于經濟和社會發展。

2.檔案數字化建設是煤炭企業提升自身價值的需要

檔案數字化建設能夠實現信息資源的利用效率，發揮信息資源原有的信息價值，真正實現資源共享和遠程傳輸，更好地為企業的生產經營服務，實現企業價值最大化。隨著經濟的發展和技術的進步，煤炭企業的技術改造和技術更新換代也不斷加快。新形勢下，煤炭企業的信息化建設成為促進企業生產經營，提高企業效益的重要途徑。在企業中，檔案部門作為重要的信息中心，在提升企業價值方面發揮著不可替代的作用，但當前很多煤炭企業檔案信息化建設滯后于其他部門和整個企業，檔案數字化建設成為當前煤炭企業亟待解決的問題。

3.檔案數字化建設是煤炭企業檔案管理發展的需要

檔案數字化相對于傳統的實體檔案，其時效性強，載體豐富，能夠實現信息資源的實時共享，檔案數字化優勢明顯。當前，隨著企業規模的不斷擴大，很多煤炭企業傳統檔案管理的難度不斷加大，煤炭檔案管理基本處于半封閉狀態，有些寶貴的信息資源得不到充分的利用，信息資源也無法實現在各單位和各部門之間的共享，阻礙了煤炭企業檔案工作的發展。而檔案數字化建設則迎合了當前信息時代的潮流，新的技術手段和方法將極大地促進煤炭企業檔案工作的發展。

二、提升煤炭企業檔案數字化建設水平的路徑

1.轉變觀念，提高對檔案數字化建設的認識

檔案數字化能夠有效地提高企業信息和資源的利用效率，減少勞動成本，增強企業的運營能力，最終提升企業的經濟效益，實現企業價值的最大化。因此，檔案數字化的人力、物力、財力的投入是值得的，要從企業發展的戰略高度來對待數字化建設，不斷加大投入，將檔案數字化與企業的信息化建設同步進行，共同發展。煤炭企業檔案數字化建設是順應信息社會發展的潮流和趨勢，也是市場經濟環境下企業競爭的重要因素。煤炭企業的管理者要充分認識到檔案數字化建設的必要性，要有改革的決心，要更新觀念，從思想上摒棄傳統檔案管理的理念。

2.加強檔案數字化的軟硬件設施建設

首先，煤炭企業檔案數字化建設，需要有良好的硬件作為基礎，在硬件的購置上要具有前瞻性，充分考慮數字化對象的數量和種類，然后選擇相應性能的硬件設備。由于信息技術設備的更新速度快，企業要根據需求的發展不斷對硬件設備進行更新。其次，對于軟件系統。企業要購置先進的管理系統，有條件的企業可以根據煤炭行業和企業的具體情況，與軟件企業聯合開發適合企業實際的軟件系統，并關注企業現有軟件系統的兼容性。第三，在數據庫方面，可以根據電子文件管理和數字檔案建設的功能要求，配備和開發檔案數據庫管理系統，建立和強化數據平臺，提高綜合檔案管理平臺的使用頻率和效率。

3.重視標準化研究，制定標準規范

煤炭企業檔案文件來源廣泛，在進行檔案管理流程中要制定標準規范等可行的規章制度，否則會嚴重影響檔案數字化的進程。《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中指出，“要制定文書類檔案長期保存格式標準，研發文書類檔案長期保存格式產品和轉化工具并組織試點和示范”。煤炭企業在檔案數字化建設中要在文件格式、軟件開發、數據管理方面統一標準，按照國家發布的檔案建設標準，做到企業內部標準化、規范化，企業部門之間信息資源實時共享，軟件系統相兼容，并在條件成熟的前提下與企業外部接軌。

4.大力培養檔案數字化專業技術人才

煤炭企業檔案數字化建設過程中，培養高素質的復合型人才是關鍵。企業要對現有的檔案管理人員進行知識結構的調整，對其加強計算機技術等先進技術的培訓，使其適應當前科技迅速發展和檔案管理信息化的趨勢。要更新知識架構，提高檔案管理人員的綜合能力，建立一支技術和素質過硬的檔案管理人員隊伍。煤炭企業還可以積極引進外部數字化專業人才，通過招聘的方式，不斷為檔案部門補充新鮮血液，保證與時俱進，更好地推動檔案管理數字化進程。

5.加大檔案數字化過程中的信息安全保護

煤炭企業在網絡安全方面，在加大對防毒軟件的投入，不斷的更新升級防毒軟件，防止信息泄露和黑客攻擊。對于企業的軟件盡量使用國產軟件，到相關部門進行安全檢測，與軟件的提供單位簽訂信息保密合同。煤炭企業在數字化進程中，會涉及除了檔案管理人員以外的其他人員，要加強對其安全保密教育，提高做好保密工作的自覺性，對數字化過程中的各環節設立審查環節，對信息錄入員、程序操作員等人員的作業流程有所規范，確保信息安全。

檔案數字化是當前檔案管理工作的新模式，對于適應當前信息化時代潮流，提升煤炭企業自身價值具有重要意義。煤炭企業檔案數字化建設是一項長期的系統工程，數字化建設需要先進計算機技術支撐，資金投入也比較大，目前建設中還存在諸多問題，需要企業在探索中不斷前進。在進行檔案數字化建設過程中，煤炭企業只有結合行業和企業的實際情況，因地制宜，各部門協調合作，在標準規范化的前提下，循序漸進，才能不斷加快檔案信息化建設的步伐，提高檔案數字化建設的質量。

（作者單位：冀中能源峰峰集團）

（責任編輯：劉宏偉）