淺談高校檔案管理的多媒體網絡化

史蘭亭

摘?要：本文從高校檔案管理中出現的問題、網絡化管理檔案的必要性以及實現多媒體網絡管理的策略等進行分析，提出只有革新高校檔案管理理念、加大軟硬件投入、提升人員管理水平等，實現檔案管理多媒體網絡化，才能充分發揮高校檔案室的作用，提高高校管理水平。

關鍵詞：高校檔案?多媒體?信息技術?網絡化

中圖分類號：G40文獻標識碼：A文章編號：1674-2117（2014）12-00-02

近年來，信息技術在檔案管理工作中開始發揮越來越重要的作用，不但詳實地記錄了檔案及文件的管理內容，還充分地反映了資料數字化的過程，實施數字化管理模式也成為檔案管理工作的必然方向。對于高校而言，科學有效地運用檔案管理，不但有利于高校的發展壯大，也有助于學校領導的管理。以下針對高校檔案管理的現狀和問題，探討如何在高校檔案管理中實現多媒體網絡化。

1?高校檔案管理的現狀和出現的問題

1.1?檔案管理數據庫建設不合理

目前，高校檔案管理部門的問題主要體現在建庫缺乏全面性，數據庫大多為自建自用，大多處于低水平重復創建，數據不規范、服務水平低下、單純地供本單位使用，很大程度地影響了數據庫的有效利用。從各個高校的檔案庫來看，目前通用的大多為條目數據庫，能夠查詢文字或圖片類檔案資料。因為缺乏多媒體技術的支持，導致了很多檔案資料不能動態播放，甚至在一些高校檔案管理數據庫中也只提供部分閱讀權限。這些問題的存在都妨礙了高校檔案管理的發展，遠遠不能滿足用戶的各種需求。

1.2?投入的經費極為有限

檔案多媒體網絡化系統建設是檔案管理部門的首要任務，由于對檔案多媒體網絡化建設的經費極為有限，好的硬件、軟件缺少經費購置，就無法建立高配置的檔案網絡，更無法做到對網絡設備的定時維護和更新，這是一個非常現實的問題，也是一個在短時間內很難解決的問題，這需要多方面的努力才能加以克服，正因為資金的不足已經嚴重阻礙了高校檔案管理多媒體網絡化的發展，所以必須從根源上對這一難題加以重視。

1.3?檔案管理人員的信息處理能力不高

高校檔案管理多媒體網絡化建設，進一步對檔案管理人員提出了要求，首先要精通以往的業務，還要在原來的基礎上加以創新，其次必須掌握多媒體、網絡化的技術，這樣多管齊下地補足，檔案管理人員才能得心應手地應對檔案管理工作。可是當前從事高校檔案管理人員多由一些非專業人士擔當，導致了檔案管理工作人員的整體素質不高，無法跟上高速發展的網絡化辦公環境，嚴重缺乏“計算機、網絡、檔案專業”的復合型人才，不適應高校檔案管理多媒體網絡化發展的需要。

2?高校檔案網絡化管理的必要性

對高校檔案實施現代化管理是非常有必要的，這主要是因為：一是檔案管理的網絡化能夠大幅提升檔案工作的效率，以便檔案管理人員對檔案進行操作，實現檔案資源的有效管理，這會大大降低高校檔案管理的難度，高校檔案管理網絡化的實現就如同賦予了從業人員一種高效的工具，使管理人員在面對浩瀚的檔案信息時不再束手無策；二是實現檔案管理的多媒體網絡化，可以將以往的封閉式管理更新為開放式管理，從檔案信息的采集、儲存到檔案的管理與服務中，能夠將所有的資源進行優化及調整，進一步提升高校檔案管理的水準；三是高校檔案管理在不斷的發展和改革的過程中，通過積極吸收前人寶貴管理經驗的基礎上，通過對檔案管理網絡化的實現，勢必會開辟高校檔案管理工作的新局面，有利于高校檔案管理工作的順利開展。

3?高校檔案實現多媒體網絡化管理的策略

3.1?革新高校檔案管理的觀念

如今，網絡信息化技術愈演愈烈，已經滲透到各行各業的檔案管理中，檔案管理人員只有改變以往的檔案管理經驗，主動投身于革新的潮流之中，具備服務精神及開發檔案的先進觀念，才能更好地做好本職工作，成為一名優秀的檔案管理人員。必須強調的是市場化的競爭不只體現在產品質量上，更包含服務質量，因此，高校的檔案管理工作不能總是局限在以往的經驗中，必須與時俱進，在多媒體網絡化的現在，高校檔案管理人員應該做到進一步對高校信息需求的掌握，針對具體情況進一步收集和整理檔案信息，努力為學校的發展做出貢獻。

3.2?提高對硬件設備的投入，實現檔案現代化的發展

檔案信息的數字化管理已經成為大勢所趨，考慮到這一因素，檔案管理人員需要將網絡技術、光盤儲存以及寬帶數據進行有機結合，實現各類檔案信息的多媒體網絡化管理。要達到高校檔案的多媒體網絡化管理，必須加大力度更新硬件設備，因為，檔案的多媒體網絡化管理實際上就是信息化檔案管理，在檔案管理多媒體網絡化的搭建中，需要不斷更新計算機及各類微縮復印設備、其他電子設備，并完善內部的局域網，做好信息安全維護工作，保障信息技術在檔案管理工作中的有效應用，這些設備全部是高校檔案管理工作達到多媒體網絡化管理的先決條件。管理人員需要適當增加對檔案管理設施的資金投入，購置信息處理、網絡的相關設備。要充分滿足檔案管理的多媒體網絡化發展，必須加大對硬件設備更新的力度。

3.3?網絡化管理與檔案信息的結合

隨著信息化社會的不斷推陳出新，信息量的反復堆積，高校檔案管理工作的繁雜程度也與日俱增，高校檔案的規模越來越大，種類越來越繁雜，專業度也越來越深，時效性也越來越高，以往的檔案管理經驗已經無法滿足在信息化檔案管理工作的需求，故必須要采取科學合理的手段以提高信息化管理的技術。考慮到這一因素，高校檔案管理人員需要將網絡技術、光盤儲存以及寬帶數據進行有機結合，實現各類檔案信息的多媒體信息化管理。

3.4?加強現代化檔案管理人才的培養

要保障信息技術在檔案管理工作中的應用成效，必須要采取科學有效的措施提升檔案工作人員的綜合水平，他們不僅需要熟悉相關軟件的操作以及系統的維護，還要具有扎實的專業知識與高尚的責任意識。從客觀角度而言，我國檔案工作人員的綜合水平并不高，這難以適應信息技術的發展趨勢。部分高校的檔案管理雖然在檔案管理數字化工作中取得了一定的成效，但是卻缺乏既精通檔案專業知識，又懂得計算機技術的高水平復合型人才。考慮到這一因素，各高校必須要加強對檔案工作人員的培訓，為了強化培訓的效果，需要改變現階段單一的培訓方式，采取多元化的培訓方法來激發檔案工作人員工作的積極性與主動性。在培訓形式上，可以與其他的高校開展交流工作，邀請專家到現場培訓等，這樣不僅可以激發出檔案工作人員的參與興趣，也能夠很好地提升培訓成效。在培訓計劃的制定上，適宜采取自下而上的方式確定，按需選定培訓人員，不是單純的上級下達任務，下級濫竽充數，并且要將重心下移，偏向對基層工作人員的培訓，提升他們的認識。

4?結語

總而言之，在未來的高校檔案管理工作中，為了提升多媒體網絡化的應用效果，檔案管理人員必須要合理的利用信息技術，完善服務機制，加強對檔案工作人員的培訓，提升他們的專業技能水平與責任意識，這樣才能夠有效促進檔案管理工作的多媒體網絡化的發展，才能更好地提高高校檔案管理的工作效率。通過提升檔案管理工作的質量，進而推動學校的發展，實現檔案管理工作為學校師生服務、為社會服務的目的。

參考文獻：

[1]董麗麗.高校檔案信息化建設中存在的問題與解決對策[J].商,2013(15).

[2]俞志華.高校檔案信息數字化策略與方法研究[J].機電兵船檔案,2011(06).

[3]蔡麗萍.高校檔案數字化建設實踐與思考[J].檔案管理,2011(02).

endprint