我校檔案管理工作探討

馬靜

摘 要：我校從建校至今有69年，學校隸屬關系多次變更，檔案部門由原來的檔案室提升為檔案館，現有專職檔案員10人，兼職檔案員59人。目前，我校檔案館所需檔案管理人數逐年上升，這就對檔案工作提出了新的要求。因此，我們就要提高檔案人員的工作水平，以更好地適應學校發展的需要。

關鍵詞：檔案；管理；政策

一、學校檔案工作的地位和作用

1.學校檔案工作是貫徹黨的教育方針、總結經驗、指導工作和提高教學水平的有力依據

我校建校以來，學校工作和面貌經歷了較大的變化，學校發展的大量情況和經驗教訓都集中在各個部門的各種規劃、總結、調查報告等檔案中間。研究和提出學校教學、生產、科研、基建等計劃要考查這些檔案。政治生活等各項決策，解決具體問題，落實各項政策都要使用這些檔案。幾年來，綜合上報機關頒布的長遠規劃和我校的歷史沿革、學校組織年報、招生計劃、畢業生派遣方案等檔案材料，確定了我校切實可行的遠景規劃，使我校達到了建校以來最大的規模和較好的水平。我們檔案館在做好每年的年度歸檔工作同時，還開展了館藏檔案數字化工作，加強檔案管理軟件的升級與維護，為檔案資源全校級各部門共享提供了便利，使全校各部門利用資料方便快捷，提高了檔案利用時效性和共享性，不斷推動了館藏檔案數字化處理工作。

2.學校檔案是落實各項政策、解決各類糾紛和促進和諧發展的有力工具

幾年來，學校依據檔案共落實各項政策569人次，補發畢業證書2000余人，工資糾紛2人次，公積金糾紛3人次等。如：我校一名職工，退休后因病去逝，家屬來學校要求辦理公積金領取手續，財務處同志告訴他，公積金已經領取完，家屬不認同，就每天到財務處去鬧，后來經過查閱財務原始檔案，財務處同志復印后擺在他面前，他無話可說了。還有機械學院的一名教師，在工資房補一項，學校由于財會人員工作疏忽大意在工資發放中給他多發了很多，學校發現后及時進行處理，經過反復查檔，調整了這名教師工資房補金額，使學校減少了損失。這兩件事充分證明了學校檔案在實際工作中發揮的作用。

3.學校檔案是編史修志原始材料的基地和來源

編寫校史，主要是依據查閱大量檔案來完成，檔案部門已成為編史修志的主要基地和來源。2009年我校編校史，檔案館先后為其提供檔案資料3496卷。編寫“兵工教育史”“校長名人錄”，我們檔案館提供各種檔案共598卷，使編寫人員保質保量地圓滿完成任務。同時，檔案工作人員和校史辦的人員一起調查、走訪、座談、討論、到上級主管部門摘抄和復制有關歷史檔案資料，豐富了我校檔案館檔案資源，提升了我校檔案館檔案歸檔系統化、規范化的工作進程。2013年，我校舉行建校65周年校慶，檔案館負責校史展的展臺布置工作，我們從選展材料到展臺的擺放都精心研究，提供了檔案資料205件，照片檔案319張，這些寶貴的歷史資料，作為活生生的教材展示給人們，充分顯示了檔案的現實作用和長遠作用。

二、做好學校檔案管理工作的策略

1.新入館檔案不欠賬

要使檔案達到完整、準確、系統，必須抓好文件材料的形成。把好檔案入館關，確保檔案完整齊全。因些，檔案部門的工作應協同文書部門和學校各職能部門，做好文件材料形成、積累和歸檔工作，按照歸檔原則、要求和方法進行具體的幫助和指導。在歸檔工作中，首先要看文件材料是否齊全完整，然后注意文件材料的歷史聯系，把好質量關，既要保證新入館檔案完整，又要避免有文無檔的現象出現。

2.歷史疑漏補上去

我校檔案曾遭到很大破壞。最近，一些老畢業生來館查檔案，辦理退休，因檔案存檔不全，有的畢業生沒有查到個人信息，所以待遇沒有落實。針對這個問題，經學校研究決定，召開當年各班班主任及畢業生代表座談會，幫助回憶各班級學生情況。通過多方努力，這方面的材料基本補充齊全，使檔案得到充實，畢業生待遇問題也得到了解決。

3.做好檔案信息反饋工作

我館從1990年開始，為了更好地發揮檔案的作用，向科學化、標準化邁進，及時改進管理方法，制訂查檔信息反饋表，凡是到館查檔人員，查完后都得按要求填寫，到一定時間進行匯總，這樣通過信息反饋，我們看到了檔案利用的效果和經濟效益，并且得到了良好建議，這項工作一直保持至今，效果非常好。

4.提高檔案工作人員自身水平

加強檔案人員的自身業務水平，應做好以下幾點：

（1）提高自身的政治思想素質

政治思想素質高是對檔案工作者的基本要求，也是愛崗敬業的思想基礎。因此，要加強政治理論學習，加強對自身世界的改造，以高度的政治責任感，把滿腔心血傾注到檔案事業中去，為檔案事業作貢獻。

（2）加強檔案人員業務素質，提高館員專業技能

檔案管理人員要加強專業知識的學習，提升自己的業務水平，在工作中要做到向書本學習，提高解決新、難問題的能力。向同行學習，使自己的知識盡可能地廣一些，達到專業知識理論與檔案工作實際相結合，打下扎實的理論基礎，將實際工作經驗上升到理論，檔案工作才能有所發展和創新。

參考文獻：

[1]楊霞.綜合檔案館開放利用與公布的權限[J].檔案學通訊，2009（4）．

[2]朱芳.圖書館個性化信息服務芻議[J].福建圖書館理論與實踐，2006（4）.