論新時期如何做好檔案管理的信息化

杜貴芝，付進學

摘 要：傳統的檔案管理——檔案需長期保存，而且為提高存儲環境，還要避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。另外檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾的傳統檔案管理方式已不再適應時代發展的需要。隨著我國經濟的發展的速度不斷加快，人民的生活水平不斷提高，我國的科學技術水平也在不斷的提高。信息化也逐漸成為當今世界經濟和社會發展的主要趨勢。計算機技術的快速發展使人們步入了一個信息化的時代，無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術逐漸成為現代社會和現代人們生活不可缺少的工具。所以做好檔案管理的信息化建設工作關系著企業的進步，是適應時代發展的要求。

關鍵詞：新時期；檔案管理；信息化

隨著時代的進步、經濟發展水平的不斷提高和人類辦公技術日新月異的發展，社會的各項制度改革也隨之日益加深，檔案管理制度作為當今信息化時代不可或缺的應用技術，其改革必然也隨之不斷加深。面對世界和社會各界信息量越來越龐大與復雜的當下，檔案管理工作信息化的理念更新與制度改革顯得尤為重要。檔案管理信息化工作理念應如何更新，管理制度應如何改革，才能更加高效的面對逐步趨于紛繁復雜的檔案種類和數量，更加適應新形勢下檔案管理工作的要求，已經成為每一位檔案管理工作者所面對的問題。

1 進行檔案管理的內涵

檔案管理也稱之為檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統而發展的。

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。所以對于檔案的管理工作無論是對國家還是對于現代企業制度的健康發展都起著至關重要的作用。

2 新形勢下信息化的發展的必然趨勢

信息化是指培養、發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程。（智能化工具又稱信息化的生產工具。它一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的功能。）與智能化工具相適應的生產力，稱為信息化生產力。智能化生產工具與過去生產力中的生產工具不一樣的是，它不是一件孤立分散的東西，而是一個具有龐大規模的、自上而下的、有組織的信息網絡體系。這種網絡性生產工具將改變人們的生產方式、工作方式、學習方式、交往方式、生活方式、思維方式等，將使人類社會發生極其深刻的變化。隨著中國經濟的高速增長，中國信息化有了顯著的發展和進步，縮小了與發達國家的距離。在我國，“十一五”期間，我國信息化應用逐步深入，經濟和社會效益明顯提高。數據顯示，我國醫療信息化、政務信息化和物流信息化市場規模持續擴大。在各行業快速發展的同時，仍存在著突出的問題。在社會信息化、政務信息化與信息安全建設領域仍有不同程度的不足。相信隨著我國政策的支持和產業問題的解決，我國信息化將進一步向著縱深方向發展。可見信息化不僅代表了一種信息技術被高度應用，信息資源被高度共享，從而使得人的智能潛力以及社會物質資源潛力被充分發揮，個人行為、組織決策和社會運行趨于合理化的理想狀態。同時信息化也代表著一個國家的科學技術水平和人民的生活水平。

3 如何做好檔案管理的信息化工作

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和統一組織下，在檔案管理活動中全面的應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供相應的利用服務。一方面，因為檔案需要長久保存，為提高其存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、腐蝕以及火災等災害，無論是國家還是企業，每年大量投入文檔的保管經費是在所難免的，而且因其無備份而又為每年不得不有的文檔損失而擔憂。另一方面，因為檔案需反復被查閱，所以不可避免的存在原件受損或遺漏、丟失，從而給文檔的保管與利用帶來管理上的憂慮。可見，對檔案管理進行信息化的建設工作，是一種既節省人力，又減少紙張的浪費保護環境，避免不必要的困憂的現代信息管理的手段。

要做好檔案管理的信息化工作首先要：加強基礎設施建設，比如計算機的配備，在檔案管理上，運用計算機可以進行檔案的整理、收集、編制、檢索內容、相關介紹等工作。也同時可以用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。加強檔案管理系統的建設，在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經濟又好又快地發展提供優質、高效的檔案服務。做好檔案管理信息化工作的要求：

首先，要從硬件上配備電子計算機，提高檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。

第二，要建設和完善局域網。使各項工作都形成網絡化的工作模式，從而加強對檔案的管理和利用。

第三，加強檔案的目錄數據庫的相關建設：形成檔案信息系統和網絡建設形式的統一，逐步適應檔案信息資源共享的要求，加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入與保存，便于有需要的工作人員隨時查、取。

最后，加強檔案信息化人才的培養，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新出更科學、更先進的管理方法，所以，要通過各種途徑加強檔案業務人員培訓工作。從多方面提高檔案業務人員的管理水平。

在我國新形勢下，只有堅持與時俱進，做好檔案的開發和利用工作，進行檔案管理的信息化理念的更新，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。檔案管理的信息化不僅有利于為隨時查詢提供便利，同時也為檔案管理工作人員減少了很多不必要的勞動力，增強檔案的永久儲存性。促進我國政府和企業的檔案管理工作朝向更科學化、規范化的發展。

參考文獻

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[2]劉濤.《談談檔案工作的“有為”與“有位”》.[J].科技咨詢導報.2006

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