高校實驗文檔資料分類歸檔研究

摘 要：高校實驗文檔資料分類歸檔是高校實驗工作的一項重要內容，這項工作的好壞直接影響了高校檔案管理工作的開展，本文分析了高校實驗文件檔案資料的分類歸檔管理現狀及原因，并提出了自己的分類歸檔標準。

關鍵詞：高等學校；實驗檔案；分類；歸檔

目前，絕大部分高校都有實驗室與設備管理處這個職能部門，從事相關的實驗教學、實驗科研、實驗教研和實驗管理等工作，為此，會形成許多相關的檔案文件資料。作為教學為第一線的高校來講，實驗顯然為教輔部門，教輔部門的人力資源配備、財力配備等方面可能存在弱勢，因此，許多高校都面臨著如何管理高校實驗文件檔案資料的問題。筆者在從事高校實驗工作中，曾負責制定相關的實驗檔案分類標準，在制定過程發現的相應問題，引發了筆者對高校實驗文件檔案資料分類歸檔的思考。

1 高校實驗文檔資料分類歸檔現狀、問題及原因分析

從總體來講，高校實驗文件檔案資料分類現狀不理想。筆者通過期刊網檢索發現，專門論述這個問題的文章寥寥無幾。而且筆者通過對自己附近的幾所高校的調研發現，高校實驗文件檔案資料分類現狀情況的確不容樂觀。主要表現在如下三個方面：

1、從全局來講，高校實驗文件檔案資料分類歸檔不健全。主要原因是：

（1）從事實驗管理的人，缺乏檔案管理的知識，也就是說，從人力資源配備來講，具有不合理性。目前，許多高校對實驗管理人員的要求并不高，從學歷結構來講，有的高校只要求具有高中學歷的人就行，有的高校要求具有?？埔陨蠈W歷，但據筆者走訪有關高校，以及結合本人的工作經歷，發現：相對教學第一線來講，甚至相對其他教輔部門來講，具備研究生（含）以上學歷的人從事實驗室管理工作的人并不多，在一些地方院校更是如此。從專業來講，更是五花八門。高校實驗人員專業結構不合理，信息類專業人員太少。有些高校，將一些在其他部門工作不理想或不想再從事自己相關工作的教師調往實驗部門，這樣做可能存在一個極大的問題，該同志是不是一定會適合做實驗工作。如果實驗工作是收編了一些在其他崗位不合格的同志來承擔，極難相信，這些同志們會在新的實驗崗位上做出出色的貢獻與優秀的成績。

（2）從經費來講，高校的實驗工作也存在著極大問題，制約了合理而科學的實驗文檔資料分類歸檔標準的出臺。經費不足，對實驗工作無論從形式來講，還是從內容來講，都會產生很負面的制約。想一想，連該懸掛各實驗室的規章制度都因沒錢而實現不了，會有井然有序的實驗教學、實驗科研、實驗評估嗎？因為經費的問題，還會對其他方面產生深遠的影響。因為沒有錢，該走出去參觀學習其他院校，走出去接觸生氣勃勃的社會生產實踐的機會都沒有，實驗工作會做好？也正是因為經費的問題，使得一方面招不來合適的人才，一方面沒有資金去培訓實驗教師，不能及時跟進生機勃勃的社會；另一方面，也使得管理工具極為落后。盡管有些省市在高等學?；A課教學實驗室評估標準中，明確規定實驗室要有基本的信息和儀器設備信息的計算機化管理，如山東省就做了這樣的規定，但對許多高校來講，因為經費的原因，可能連實驗人員日常辦公都沒有計算機，何談將有關信息數字化管理？更談不上制定出參照網上、其他院校分類合理的實驗文檔資料的分類歸檔標準。

（3）缺乏統一的實施標準。因為從目前現有的法律法規行政規章行業標準來看，無論是《高等學校實驗室工作規程》、《關于加強高等學校實驗室工作的意見》、《關于加強高等學校物資工作的若干意見》、《高等學校儀器設備管理辦法》以及地方性法規行業標準，如《山東省高等學?；A課教學實驗室評估標準》等，都沒有對實驗文件檔案分類歸檔做出統一的部署與標準化。

2 高校實驗文檔資料分類歸檔

實驗文件檔案分類標準直接影響了其他的文件檔案管理工作，是其他實驗文件檔案資料管理工作的基礎，基于其重要性，筆者結合自己的工作崗位及其相關的檔案管理知識，并結合有關的實驗室工作法律法規行政規章地方性法規等，制定如下的實驗文件檔案資料分類歸檔標準，以供同行參考。

1、高校實驗檔案實行集中統一管理的原則，由各教研室或系及實驗指導教師收集齊全，并進行整理、立卷，定期移交高校實驗室管理部門。由實驗室工作人員負責審查把關，分類排列上架，編制檢索工具，妥善保管。任何部門、個人不得將實驗檔案材料據為己有長期存放或拒絕歸檔。

2、歸檔范圍

實驗教案；學生實驗報告；實驗教學進度表；實驗成績表；實驗課任務；實驗課總結；實驗指導教師及專職實驗工作人員基本情況信息表；學校、高校領導及實驗室與設備管理處有關實驗方面的規章制度、會議記錄；實驗工作人員在工作中形成的文件材料（如實驗室工作計劃總結，每年本實驗室工作人員的考核材料，實驗管理制度，本實驗室工作人員的研究成果材料、論文，實驗培訓材料，每年實驗室新增、報廢儀器設備情況記錄，儀器設備、低值易耗品的賬目等）；以及為迎接院系、學校、教育部評估等工作而需提交的有關實驗材料。

在載體形態上既有紙質文件材料又有照片、錄音、錄像帶、磁、光盤等材料。

3、歸檔時間

各教研室或系及相關實驗指導教師、實驗專職人員要按時收集、整理各類實驗文件材料。實驗教學進度表要在每個學期開始前兩周內由實驗指導教師填寫完畢；實驗教案、學生實驗報告、實驗成績表、實驗課任務、實驗課總結要在每個學期末的最后兩個星期內由實驗指導教師整理完畢。實驗專職工作人員要及時收集整理有關實驗文件檔案材料，養成每項工作任務完成后的有關材料及時歸檔的好習慣。

4、歸檔要求

凡歸檔的實驗文件材料必須齊全、完整、準確、行文規范、書寫工整、字跡清晰、簽署手續完備、并一律使用碳素墨水、蘭黑墨水或其它中性筆書寫。不得使用鉛筆、圓珠筆或純藍墨水。卷內文件排列遵循專業有關要求。

5、歸檔份數

凡是高校實驗室管理部門報校級、本院系級領導、高校實驗室與設備管理處等的文件材料，均需留存實驗室一份。實驗教案、學生實驗報告、實驗教學進度表、實驗成績表、實驗課任務、實驗課總結等均需由實驗指導教師歸檔一份。endprint

6、歸檔手續

各教研室或系及有關實驗指導教師將有關實驗文件檔案材料收集整理后按規定向高校實驗室管理部門歸檔，并履行交接手續、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。

7、實驗文件檔案分類

（1）體制與管理：

1-1、實驗室的建立：實驗室建立批準文件或認可文件、實驗室任務說明、實驗室簡介、軟件申請等。

1-2、管理機構：證明高校實驗室主管領導的文件等。

1-3、建設計劃：學校實驗室建設計劃方面的文件、建設整體規劃和有關工作計劃，如三年規劃等。

1-4、體制：高校對實驗室管理體制方面的文件、實驗室負責人任命文件、人財物管理體制等。

1-5、管理手段：實驗室基本信息和儀器設備信息計算機管理文件。

（2）實驗教學：

2-1、教學任務：實驗課教學大綱、教學計劃、實驗指導記錄、工作量計算辦法、計劃內計劃外學時人數證實材料等。

2-2、教材：實驗教材、實驗指導書、實驗教案等。

2-3、實驗項目管理：實驗卡片、計算機項目管理數據庫。

2-4、實驗考試或考核：考試或考核辦法、1-2年試卷或成績記錄。

2-5、實驗報告：原始實驗數據記錄、實驗報告。

2-6、實驗研究：實驗研究計劃和成果、開放性實驗。

2-7、每組實驗人數：實驗課班級名單、實驗分組情況、實驗課表、計算機臺數、實驗項目數、上課教師數（及每個教師帶學生數）。

（3）儀器設備：

3-1、儀器設備管理：儀器設備賬卡（單價800元以上儀器設備）。

3-2、低值耐用品管理：單價800元以下儀器設備賬卡。

3-3、儀器設備維修：儀器設備維修記錄。

3-4、儀器設備完好率：儀器設備完好率統計。

3-5、精密儀器及大型設備管理：有關規章制度及執行文件、大型軟件或套件資料及其管理形成的文件。

3-6、儀器設備的更新：更新規定、更新率統計、有關統計數據。

3-7、教學實驗常規儀器配置套數：實驗項目常規儀器統計。

（4）實驗隊伍：

4-1、實驗室主任（負責人）：實驗室主任（負責人）信息情況表、對實驗室主任（負責人）綜合考評材料。

4-2、專職人員：專職人員信息情況表。

4-3、人員結構：實驗專職工作人員結構分析表（高級技術職務、中級技術職務、技術工人等）。

4-4、教學與實驗技術人員的比例：實驗指導教師與實驗專職人員結構分析表。

4-5、崗位職責：實驗指導教師職責、實驗專職人員工作崗位制、專職技術人員工作記錄。

4-6、人員考核：實驗室專職工作人員考核制度、實驗室主任（負責人）考核表、實驗室技術人員考核表、實驗問卷調查表及其分析、實驗指導教師考核制度及考核材料等。

4-7、人員培訓：實驗室專職人員培訓計劃、執行材料。

4-8、實驗指導教師：實驗教師首次上崗的培訓要求及記錄、首開實驗試講、試做記錄等。

（5）環境與安全：

5-1、學生實驗用房：通用規定。

5-2、設施及環境：實驗室用房標準、規定。

5-3、安全措施：安全規定。

5-4、特殊技術安全：相關的證件文件等。

5-5、環境保護：環境保護規定、執行材料。

5-6、整潔衛生：衛生規定。

（6）管理規章制度：

6-1、物資管理制度：儀器設備損壞丟失賠償制度、低值耐用品管理辦法、儀器設備管理制度。

6-2、安全檢查制度：安全制度、安全記錄本。

6-3、學生實驗守則：學生實驗守則。

6-4、工作檔案管理制度：實驗室工作檔案管理制度、實驗室主任工作記錄、實驗工作匯報等。

6-5、人員管理制度：實驗室崗位制。

6-6、基本信息的收集整理制度：實驗室任務、實驗室教學、人員情況等的基本信息收集、整理、匯總上報制度。

8、以上規定自頒布之日起實行，解釋權在高校實驗室管理部門。

3 結論

筆者僅是對高校實驗文件檔案資料分類歸檔進行了初步研究，并提出了自己的一孔之見，高校實驗文檔資料分類歸檔是否合理與科學，有待在實踐工作中進一步驗證。

作者簡介

王炳榮（1971—），女，山東安丘人，教師，碩士。endprint