檔案室的檔案管理與方法

馬豐蘭

眾所周知，機關、團體、企業、事業單位的綜合檔案室是統一管理本單位檔案的內部組織機構，檔案室保存的檔案，不僅對本單位的工作有現實查考價值，而且其中具有永久保存價值的部分，是國家的檔案財富，因此，檔案室肩負著為國家檔案館積累和輸送檔案文化財富的職責，它是國家檔案工作的基礎。由此可見檔案室的管理極其重要。下面筆者就自己在檔案管理工作的體會，共同探討一下機關檔案室檔案管理工作中應做的幾項工作：

1 檔案收集

檔案收集工作是貯存檔案信息資源的重要途徑，是實現檔案集中統一管理的基本手段，是檔案管理其他業務環節的基礎，是決定檔案工作存在和發展的前提條件，對促進檔案學理論發展、推動檔案工作現代化的實現有重要作用。收集工作在檔案管理中處于特殊地位。收集是檔案業務管理工作的首要環節，是檔案室工作的起點。做好收集工作對整個檔案工作具有重要意義。檔案收集工作，就是把分散在各部門和個人手中的文件材料，按照規定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環節，也是實現檔案集中統一管理的一項重要和基本的內容。其內容主要是檔案室對本單位需要歸檔的檔案的接收；其指導思想是：歸檔檔案應齊全完整；加強室外調查和指導；推行入室檔案的材料化；保持全宗和全宗群的不可分散性；把一個機關、單位的檔案全部收集完整。要深入廣泛地宣傳《檔案法》使大家知道對檔案的接收、收集、整理、保管和提供利用是檔案室的職責是依法進行的，使他們認識到檔案收集工作是檔案工作中的一個重要環節。讓他們了解相關知識，從而提高檔案歸檔的質量，增強各有關部門對文件、材料收集、移交的自覺性。尤其是要爭取領導的支持，領導的檔案意識提高了，檔案工作得到重視和支持，那么檔案收集工作中所遇到的一切問題就好解決。為了搞好檔案的管理工作提高檔案的收集質量，各室、科可明確一人負責本部門、科室的文件材料的平時歸檔工作，到來年歸檔時，由各部門的檔案負責人統一交檔案室歸檔保管，從而確保檔案收集的完整。

2 檔案整理

檔案整理，就是按照一定的原則和方法，對零散和需要進一步條理化的檔案進行分類、組合、排列、編目，使檔案系統化的工作。檔案整理解決的是檔案由零亂到系統、由無序到有序的問題。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。檔案整理是發揮檔案作用的重要條件。檔案數量龐大，成分復雜，如不經過系統整理，處于零亂狀態的檔案，查找起來如同“大海撈針”，而且也不能反映各項工作活動的歷史聯系和面貌。只有經過系統整理，才能使保存的檔案條理化、系統化，為檔案的管理和提供利用創造良好條件。檔案整理是整個檔案管理工作的重要基礎。通過整理，可以全面了解和檢查檔案收集工作的質量，促進其改善和提高，并為全面確定檔案的價值和建立檢索體系奠定基礎；同時，又為檔案的保管、統計和查找提供了基本單位和完整體系，有利于保護檔案的完整與安全。檔案整理與檔案工作的各個環節有著密切的聯系，是檔案利用、開發，發揮檔案作用的一個前提條件，是檔案室和檔案館重要的基礎工作和業務建設，它為檔案的鑒定、保管、統計、編目提供基本保管單位和完整的體系。檔案整理科學化、標準化水平的提高，對于檔案管理工作的總體優化具有直接、廣泛的影響。

3 檔案保管

檔案保管工作，是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務，是了解和掌握檔案損壞的規律，通過經常性的工作，采取專門的技術措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的物質安全。檔案保管工作的具體內容主要包括：（1）檔案庫房管理，包括庫房內檔案科學管理的日常工作；（2）檔案傳遞、流動過程中的保護，即檔案在各個管理環節和利用過程中的安全防護；（3）保護檔案的具體措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復制、數字化和修補等各種專門的技術處理，這三個方面的工作，有的要與收集、整理和利用等工作的有關業務項目同時結合進行，有的則須單獨組織進行。因此檔案的保管，既是整個檔案管理業務的一個方面，又是一個相對獨立的環節。檔案保管工作者必須學習和掌握有關的技術知識，具有高度的政治警惕性和嚴格的紀律性，使檔案的保管處于最佳狀態。

4 檔案利用

檔案利用就是檔案信息資源的開發利用即將集中統一管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用。檔案室應該集中統一管理本單位全部檔案。因此，要創造良好的基礎和物質條件，確保檔案的完整與安全。管理是手段，利用是目的。檔案室工作的根本目的，就是充分發揮檔案的作用，為單位領導決策和各項工作服務。檔案室工作是否有效，是從利用工作表現出來的。利用工作的好壞，直接影響檔案室的發展，影響單位工作效益的提高。如果檔案室只起“一把鎖”的作用，就得不到領導和業務人員的重視與支持。檔案室要根據本單位工作利用檔案的特點，編制各種檢索工具和參考資料，開展各種利用工作，變被動服務為主動服務。要做好檔案信息資源的開發利用工作，健全和熟悉檔案資料是開發利用檔案信息資源的基本前提，熱情主動提供服務是開發利用檔案信息資源的必備條件。檔案信息資源開發與利用，既要堅持按規章制度辦事，又要注意改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。在檔案利用工作中還應對利用效果的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中存在的不足，以科學的態度，把檔案信息資源的開發工作做得更好，使之發揮出更大作用。

5 檔案管理人員素質

提高檔案管理人員素質。檔案管理人員如不具備高尚的情操，不掌握各種基本理論和各種管理、服務技能，不具備扎實的、淵博的專業知識，沒有敏銳的目光和應有的智慧，沒有操作和使用“硬件”的本領，沒有探索和創新的能力，檔案管理就不可能跟上社會的發展節奏，滿足社會的需求，為此，檔案工作者要加強學習優化知識結構，要努力學習有關的方針政策，努力學習文化科學知識，熟悉本單位業務職責范圍和工作規律，提高工作能力，努力學習有關的業務知識，認真總結檔案管理人員工作的經驗和規律，精益求精，提高檔案管理人員工作的質量和效率。養成良好的工作作風，實事求是，雷厲風行，認真踏實，一絲不茍。遵守保密紀律，執行保密制度，確保文件的安全。以應對新時代發展的挑戰。現代社會是一個高科技和信息化快速發展的社會，檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。現代社會的檔案工作者不能僅把自已當作檔案保管員，還要有參謀意識，積極主動地當好“參謀”，向領導提供信息，為領導決策提供依據。檔案工作者面對的將是一個知識的海洋，只有不斷學習，全面涉獵歷史的、現實的各種知識，才有可能適應新的形勢，在各項工作中發揮作用，積極主動的搞好檔案，提高檔案的管理水平。

總之，檔案室在檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案利用的各項工作中要遵循我國《檔案法》規定：“檔案工作實行統一領導，分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”。“檔案人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識”的職責。這是我國用法律形式確定下來的我國檔案工作的基本原則和職責。檔案室應對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、歸檔工作進行監督指導，以保證歸檔檔案的質量，這是國家賦予檔案室的權力。檔案室的管理不僅要配備專管人員，做到機構健全，人員落實，而且每年檔案工作要定目標、有計劃，并列入分管領導的工作議事日程，檔案工作任務分解到部門，職責要明確，制度健全規范，歸檔有范圍，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，只有這樣才能確保檔案室管理工作水平的不斷提高。endprint