新形勢(shì)下高校畢業(yè)生檔案管理的實(shí)踐與探索

彭壽英

【摘 要】高校畢業(yè)生離校后檔案如何存放一直是眾多畢業(yè)生所關(guān)注的焦點(diǎn)。高校畢業(yè)生的檔案關(guān)系關(guān)乎著畢業(yè)生能否為社會(huì)容納及接受，加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案的重視與宣傳，對(duì)畢業(yè)生檔案管理體制進(jìn)行革新，有助于高校畢業(yè)生檔案管理工作的健康化發(fā)展，另外，對(duì)于拓展人才信息資源，拓寬畢業(yè)生就業(yè)渠道具有非常重要的意義。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)；高校畢業(yè)生；檔案管理；實(shí)踐；探索

高校畢業(yè)生檔案是對(duì)學(xué)生從入學(xué)至畢業(yè)的受教育期間德智體各方面的發(fā)展?fàn)顟B(tài)的真實(shí)反映，是反映學(xué)生真實(shí)信息的載體。然而在高校變革與學(xué)生自主擇業(yè)的背景下，許多高校為了降低辦學(xué)成本，隨意讓學(xué)生自帶檔案，學(xué)生由于不清楚個(gè)人檔案的重要性，要么將個(gè)人檔案遺留在原就讀院校，要么自行攜帶。因此，如何解決高校畢業(yè)生的存放問(wèn)題，加強(qiáng)高校畢業(yè)生的檔案管理是各大高校畢業(yè)生人事檔案工作必須重視的問(wèn)題。

1 高校畢業(yè)生檔案材料的特征與意義

1.1 高校畢業(yè)生檔案的特征

（1）具有保密性，因高校畢業(yè)生檔案類屬于干部人事檔案，因此其具有一定的保密性。國(guó)家相關(guān)部門也針對(duì)干部類人事檔案的應(yīng)用制定了嚴(yán)格的規(guī)定。因檔案內(nèi)容涉及個(gè)人隱私，故不得隨意向社會(huì)公眾披露，也禁止隨意查閱；（2）具備唯一性，盡管畢業(yè)生的檔案由多份材料組成，主要由學(xué)生個(gè)人檔案、學(xué)校檔案部門、材料形成單位等存留，但是高考志愿卡、綜合素質(zhì)評(píng)定表等資料，從其產(chǎn)生開始就具備了唯一性，因?yàn)椋厴I(yè)生個(gè)人檔案整體具有唯一性。[1]

1.2 高校畢業(yè)生檔案管理的意義

忽視個(gè)人檔案的管理將會(huì)對(duì)職業(yè)生涯造成一定的負(fù)面影響。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，由于人事制度的不斷變革，人事檔案與工作職位間的依附關(guān)系已不如從前緊密，所以大部分畢業(yè)生認(rèn)為用人單位看重的是個(gè)人辦事能力而非個(gè)人檔案，只要做好本職工作即可。然而，他們并未看到個(gè)人檔案處理不當(dāng)所帶來(lái)的消極影響：（1）不利于個(gè)人利益的實(shí)現(xiàn)，保管好個(gè)人檔案后，就可以享受到相關(guān)的人事與勞動(dòng)保障政策服務(wù)，個(gè)人檔案中所記錄的工齡、職務(wù)、待遇、社會(huì)保障年限等都是供職者或失業(yè)者在辦理社會(huì)保險(xiǎn)與失業(yè)金時(shí)的重要依據(jù)；（2）對(duì)工齡計(jì)算及轉(zhuǎn)正定級(jí)具有不利影響，許多畢業(yè)生在工作后仍為學(xué)生身份，從而對(duì)轉(zhuǎn)正升級(jí)造成不利影響，更會(huì)影響到以后的工齡與退休金的計(jì)算；（3）阻擋職稱評(píng)定和與工作調(diào)轉(zhuǎn)，某些畢業(yè)生的檔案既沒(méi)有上交至任職單位，也沒(méi)有存放在相應(yīng)的人才服務(wù)中心，在進(jìn)行職稱評(píng)定時(shí)因?yàn)槭掷m(xù)不足而延誤，也有學(xué)生即使將檔案存在人才服務(wù)中心，但并未及時(shí)辦理就業(yè)手續(xù)，待工作需要調(diào)動(dòng)時(shí)才發(fā)現(xiàn)需要辦理所有參加工作后的手續(xù)；（4）造成留學(xué)人員保險(xiǎn)斷檔。如今自費(fèi)出國(guó)留學(xué)的人數(shù)不斷增加，待其學(xué)成歸來(lái)后卻發(fā)現(xiàn)由于個(gè)人檔案存放不當(dāng)，期間一直是“無(wú)業(yè)人員”的身份，為以后的求職帶來(lái)了諸多阻擾。

2 高校畢業(yè)生人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 畢業(yè)生缺乏對(duì)個(gè)人檔案的正確認(rèn)識(shí)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各行各業(yè)的工作重心也發(fā)生了相應(yīng)的變化，對(duì)于人才的政審制度也越來(lái)越忽略，因而造成許多畢業(yè)生對(duì)于人事檔案的誤解，再加上市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，存有許多私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)等非公有制單位，當(dāng)學(xué)生就職于此類單位時(shí)，由于單位根本不具備人事主管部門，不但不重視個(gè)人檔案的管理與存放，甚至認(rèn)為個(gè)人檔案與人才無(wú)任何關(guān)聯(lián)，是可有可無(wú)的。人事檔案涉及的領(lǐng)域較廣，包括薪資調(diào)整、職稱晉升、政治審核等方面，人事檔案對(duì)于開發(fā)人力資源具有重要的意義[2]。若高校畢業(yè)生對(duì)其個(gè)人檔案的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，必將影響到人才的開發(fā)工作。

2.2 高校畢業(yè)生人事檔案管理的不規(guī)范現(xiàn)象

目前我國(guó)人事檔案的管理工作主要由檔案管理部門承擔(dān)，在實(shí)際的管理過(guò)程中，相關(guān)檔案管理部門僅僅是按中組部的人事檔案材料收集與歸檔的規(guī)定進(jìn)行生搬硬套，檔案管理工作秩序混亂，管理不規(guī)范行為時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案資料缺失，是檔案管理的效應(yīng)大為降低，損壞了人事檔案管理的嚴(yán)肅性。

2.3 檔案管理工作效率不高

目前多數(shù)地區(qū)的人事檔案管理工作均系人工完成，人工操作的低效率亟待解決，計(jì)算機(jī)運(yùn)用還未得到全面的普及，即使是投入了計(jì)算機(jī)的檔案管理單位也僅僅是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡(jiǎn)單的檢索工作，而并未發(fā)掘計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理中的效用，使得計(jì)算機(jī)對(duì)于檔案管理功能的閑置與浪費(fèi)。

3 高校畢業(yè)生檔案管理的有效措施

3.1 加強(qiáng)宣傳，糾正畢業(yè)生對(duì)于檔案管理的正確認(rèn)識(shí)

學(xué)校方面應(yīng)將檔案管理的意識(shí)納入學(xué)生職業(yè)規(guī)劃教育中，向?qū)W生普及國(guó)家對(duì)于畢業(yè)生檔案管理所頒布的相關(guān)規(guī)范與文件，加深學(xué)生對(duì)此的理解。此外，學(xué)校還應(yīng)列舉相關(guān)的檔案管理實(shí)例，以便于學(xué)生更深入地了解檔案存放的方法與注意事項(xiàng)，通過(guò)以上措施培養(yǎng)學(xué)生對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，體會(huì)到檔案存放的重要性。

社會(huì)方面應(yīng)加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理工作宣傳與教育，畢業(yè)生是強(qiáng)大的人才資源，關(guān)系到國(guó)家與社會(huì)的發(fā)展，畢業(yè)生檔案作為人才資源的載體，將會(huì)影響到畢業(yè)生才能的發(fā)揮與認(rèn)可，及社會(huì)對(duì)其的容納度。因此，社會(huì)相關(guān)部門應(yīng)利用各大媒介，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳教育，提高畢業(yè)生檔案的關(guān)注度，增強(qiáng)學(xué)生自身對(duì)于檔案管理的重視度，此外，筆者認(rèn)為還應(yīng)在社會(huì)就業(yè)保障體系中納入畢業(yè)生檔案管理，以提高檔案管理的地位。

上杭縣人事局就已同衛(wèi)生、交通、環(huán)保等部門組成專門招聘工作領(lǐng)導(dǎo)小組，深入福州大學(xué)、福建工程學(xué)院、福建農(nóng)林大學(xué)、福建醫(yī)科大學(xué)，積極與各大院校的畢業(yè)生指導(dǎo)中心開展合作，向畢業(yè)生宣傳檔案的相關(guān)知識(shí)。并告知畢業(yè)生到生源地人事部門辦理報(bào)到時(shí)，須到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。當(dāng)畢業(yè)生回我局報(bào)到時(shí)，主動(dòng)向畢業(yè)生講解個(gè)人檔案與人事檔案的區(qū)別與聯(lián)系，并將相關(guān)宣傳知識(shí)貼在人事局宣傳欄和人才中心門口以供學(xué)生參考。我局的工作受到了公司和畢業(yè)生的一致贊許，這種好的辦公形式也值得在以后的工作中加以延續(xù)和推廣。

3.2 開展人事代理制度[3]

人事代理是由隸屬于政府人事部門的人才服務(wù)中心依據(jù)國(guó)家相關(guān)人事政策法規(guī)，在其服務(wù)項(xiàng)目范圍內(nèi)，接受單位或個(gè)人的委托來(lái)為為各類經(jīng)濟(jì)型單位及人才提供人事檔案管理、職稱評(píng)定、社會(huì)保險(xiǎn)金收繳、政審等服務(wù)，隨著市場(chǎng)就業(yè)機(jī)制的演變，人事代理必將成為畢業(yè)生就業(yè)的保障。

3.3 提升畢業(yè)生檔案管理工作效率

畢業(yè)生檔案不僅是學(xué)生的自身的任務(wù)，也是國(guó)家干部人事檔案管理的重要組成部分，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)畢業(yè)生檔案的科學(xué)管理就必須做好以下兩點(diǎn)：（1）檔案管理主體的統(tǒng)一，逐步取消各大高校對(duì)于學(xué)生檔案的暫管制度，學(xué)生畢業(yè)后隨之離校，由地方人事資源代理中心接管，當(dāng)?shù)氐娜耸沦Y源代理中心將對(duì)本區(qū)域內(nèi)的所有已就業(yè)或未就業(yè)的畢業(yè)生的檔案進(jìn)行管理；（2）將人事資源代理中心的檔案管理工作納入國(guó)家檔案管理體系中，根據(jù)其自身的特殊性，對(duì)地方檔案管理機(jī)構(gòu)擔(dān)任畢業(yè)生檔案管理工作的監(jiān)督主體進(jìn)行明確確立，人事部門充當(dāng)畢業(yè)生檔案管理工作的業(yè)務(wù)主體，由人事資源代理中心具體實(shí)施，多方監(jiān)管，促成畢業(yè)生檔案管理的健康發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王仁秋.高校畢業(yè)生檔案管理實(shí)踐與探索[J].攀枝花學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（05）.

[2]戴翠萍.建立高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)為就業(yè)服務(wù)[J].蘭臺(tái)世界，2010（06）.

[3]李瑩.基于就業(yè)探析高校畢業(yè)生人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2012（26）.

[責(zé)任編輯：薛俊歌]