淺談如何提高檔案管理人員素質

顏彭麗

[提要] 檔案管理工作是一項服務型的業務性工作，檔案人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量。這就要求檔案管理人員既要有扎實的業務功底，又要有較強的管理能力和較高的工作意識，要適應新形勢，敢于挑戰，善于創新和不斷提高自身素質，以實現檔案管理工作的持續發展。

關鍵詞：檔案管理；素質；業務；能力；創新

中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A

收錄日期：2014年5月4日

隨著信息和網絡科技時代的到來，檔案信息化、網絡化已成為檔案管理發展的必然趨勢，隨著檔案事業規模的日益擴大，檔案信息載體日益多樣，檔案管理日益先進，對檔案人員的素質也提出了新的，更高的要求。

一、檔案管理工作的作用

檔案管理是一項管理性、服務性、政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件，所以是管理性的工作。檔案管理的服務性是說，檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分，通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區別于其他工作的特點之一。檔案管理的政治性是說，在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。在階級社會中，檔案管理工作體現一定的階級關系和階級利益，為一定的統治階級所掌握，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。

檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

二、我國檔案管理人員工作現狀

目前，我國檔案管理專業人員隊伍在文化程度、專業素質、理論水平、思想觀念等方面表現不一、參差不齊。部分檔案工作者認識不到隨著現代科學技術的發展，自身工作所面臨的巨大挑戰，不懂得如何將新的技能應用于實際工作中，缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識。我國檔案管理人員的這一工作現狀極大地制約了我國檔案管理工作的創新與發展。具體主要表現在：第一，部分人員文化程度較低，專業知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展；第二，有些檔案工作者事業心不強，職業情感淡薄，奉獻意識與敬業精神欠缺，不注重職業道德修養，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性；第三，有的單位領導檔案意識比較薄弱，對檔案工作還沒有給予足夠的重視，也未能認識到提高檔案管理人員素質的重要性；第四，忽視了檔案管理人員的學習與培訓，對檔案人員的培訓教育不夠；第五，檔案管理工作資金的投入不足，檔案管理的設備和技術工作十分落后。

三、如何提高檔案管理人員素質

（一）提高專業知識水平。檔案管理人員要掌握哪些專業知識呢？主要有檔案學理論知識，即檔案管理學、檔案文獻編輯撰學、科技檔案管理學、檔案保護技術學、文書學等，除了要掌握以上的理論知識還要熟悉與檔案工作相關的科技知識。檔案是一門專業性很強的學科，從檔案的收集、整理、保管、統計、檢索、利用、編研、鑒定等都有一套的理論和方法。檔案人員只有學習和掌握這些理論和方法，才能保證工作質量，提高工作效率。

伴隨現代科技水平的不斷創新與發展，新時期的檔案管理人員應該是復合型的多方位的人才。檔案管理人員除了必須具有扎實的專業知識、合理的知識結構、堅實的檔案業務理論和實踐功底外，還要拓寬自己的視野，善于捕捉新的知識信息，在學術上有獨特的見解，學會鑒別和取舍，優化自己的知識結構。如：具有計算機和網絡技術知識，會使用傳真機、復印機等辦公自動化設備。與此同時，要掌握一定的市場信息和相關的法律知識，做到依法開展檔案管理工作。

（二）具備優良的職業道德素質。檔案專業人員的職業道德素質是根據一般社會道德結合檔案工作職業特點提出的生活準則和行為規范，它是職業道德在檔案工作領域中的具體體現。

1、不為名利，甘為人梯，熱心服務。檔案工作的任務、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務性工作的不同，在于它不能通過服務對象直接產生效益，而是通過服務對象利用檔案所取得的社會效益和經濟效益來體現。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到的為利用者提供優質的服務，是檔案專業人員職業道德素質的最基本要求。

2、尊重檔案，尊重歷史。檔案職業道德要求檔案專業人員必須維護檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲的鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護黨和國家檔案的歷史真實面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。

3、遵紀守法。《中華人民共和國檔案法》的頒布為檔案工作的依法開展提供了法律依據，奠定了堅實的基礎，同時也創造了檔案事業健康發展的良好氛圍。檔案工作人員必須認真嚴格遵守《檔案法》，做到嚴格執法，加強依法治檔。檔案工作人員必須牢固樹立紀律觀念，自覺遵章守紀，注重檔案工作的現代化、規范化、標準化、制度化建設，不斷地提高執法的自覺性和執法能力。

4、嚴格執行保密紀律。檔案工作人員要自覺遵守保密紀律，應客觀公正地對待專業“特權”，保證檔案載體和內容的安全。檔案人員要注意保護國家的機密安全、集體和公民個人的隱私，嚴格執行保密紀律和借閱制度，保證檔案的安全。不得銷毀相關的檔案文件信息，不得利用職務之便，為自己或他人謀利，不得泄露不能對外公開的檔案信息內容，自覺養成良好的職業保密習慣。

（三）領導要高度重視。隨著市場經濟不斷完善，各項社會事業快速發展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。這就要求分管領導需進一步加強對檔案工作的重視程度，在新形勢下對高素質復合型檔案人才的迫切需求有一個清醒、深刻的認識，給檔案工作以人員、資金以及政策上的大力支持。

（四）加強業務培訓。培訓內容要因需設計，將培訓內容與實際工作相結合。在安排上，除加強專業理論知識學習外，還應加大計算機知識的學習，重視網絡知識教育，以適應新時期檔案工作的需要。檔案人員的繼續教育水平在很大程度上決定檔案工作者的素質，檔案工作者的素質又在很大程度上決定著檔案事業的總體水平。要通過教育培訓，完善檔案管理人員的知識結構、培養敏銳的檔案意識以及較強的檔案技術能力。

（五）更新檔案管理設備和技術。在很多企事業單位，檔案用房狹小，大多不符合檔案保管的標準，應加強資金投入，增加檔案的保管設施，如設置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施，引進現代化的技術和設備，得以實現檔案現代化管理。

隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及檔案部門運用計算機技術的迫切需要，計算機技術在檔案部門的普及應用，已經成為不可逆轉的發展潮流。將計算機管理引進到檔案管理中，用計算機儲存整個企業的各種業務，行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時，利用計算機管理，可以有效的減少檔案的占用空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，企業應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

總之，企業檔案管理具有很強的挑戰性，是企業知識共享的主要媒介，更是知識型企業文化的重要反映。在今后的工作中，要不斷提高檔案管理質量，提高其利用率。只要我們以高度的職業責任感和較強的敬業精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規范化、科學化發展，從而為企業的持續發展提供更多更好的信息資源。

主要參考文獻：

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[2]鞠傳信.淺談檔案工作人員的基本素質[J].山東檔案，2007.6. [3]曹玉蘭，施華群.淺談高校檔案人員素質教育[J].檔案學研究，2002.21.