八院院部推進條形碼資產管理系統建設情況淺析

姜海全　陳瓊

摘 要：該文通過對八院院部資產管理狀況和資產管理前沿模式的分析，提出了在院部引入條形碼資產管理系統的思路，介紹了該系統引入的實施步驟和系統引入過程中的創新思路，并對取得的成效進行了說明。

關鍵詞：條形碼 資產管理系統 成效

中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）02（a）-0180-02

資產管理是企業管理中的一個重要組成部分，科學、有效的資產管理工作，可以促進企業資產的合理使用，降低企業管理成本，增強企業經濟效益。八院院部（以下簡稱院部）在推進大型科研生產聯合體運營總部的建設過程中，需要不斷地加強資產管理能力。2011年以來，院部在推進資產管理工作方面，引入條形碼資產管理系統，創新了資產管理的工作方法，提高了院部資產管理工作的水平和效益。

1 院部資產管理狀況

資產管理具有數量大、種類多、價值高、使用周期長、使用地點分散等特點，管理難度大。目前，很多單位仍然依賴手工記賬的落后管理方式，工作繁重、效率低下、耗費人力。多年來，院部資產管理工作也同樣面臨著管理資產繁多、事物瑣碎、歷史跨度過長、人員短缺、制度欠缺、手段落后、賬物不清等困難和問題，管理水平較低。

2 資產管理前沿模式

“條形碼資產管理系統”是當前資產管理領域的前沿管理模式。該系統將條形碼技術和資產管理軟件相結合，采用條形碼對資產進行標識，利用手持數據采集終端準確高效的完成資產的日常管理和清查工作，可極大的提高資產管理工作的效率。

3 條形碼資產管理系統簡介

3.1 系統組成

條形碼資產管理系統由硬件和軟件兩部分組成。其中硬件包括服務器、客戶端電腦、條形碼打印機、針式打印機、手持數據采集終端、條形碼閱讀器等。軟件由Windows操作系統、數據庫、資產管理軟件、條形碼生成軟件、條形碼盤點軟件等組成。

3.2 主要功能

條形碼資產管理系統的主要功能包括資產日常操作管理功能、打印條形碼功能、盤點功能、資產折舊、固定資產月報、固定資產綜合查詢和系統維護等功能。

3.3 管理方式

條形碼資產管理系統通過成熟的條形碼技術對資產實物進行標識，并利用手持數據采集終端對實物資產進行現場的數據采集、信息錄入和狀態更改，完成準確高效的日常管理和清查工作，從而高效地實現了資產從購置、領用、歸還、盤點、清理到報廢等資產生命周期和使用狀態的全程跟蹤和監管，實現了對資產日常管理、資產盤點、報表管理、統計分析、標簽制作等工作的有機銜接。

3.4 系統特點

條形碼固定資產管理系統是以實物管理為特點，以計算機為操作平臺，以“快捷”、“精準”和功能全面為優勢的管理類系統。

4 院部條形碼資產管理系統引入過程

為了提升資產管理水平，院部于2011年引入了條形碼資產管理系統，并開展了一系列的準備和實施工作。

4.1 完善了院部資產管理辦法，促進資產的規范化管理

院部對原有的、分散的資產管理制度進行了整合和完善，細化了管理職責與權限，深化了全壽命周期管理，加強了表格化和流程化管控，實現了固定資產和非固定資產的全面管理，制定了資產管理問責和追責的措施，修訂并建立了《院部實物資產管理辦法》，為院部實物資產管理工作提供了規范化的管理依據。

4.2 引入條形碼資產管理系統，實現資產信息動態管理

院部引入了用友資產管理軟件系統和條形碼資產管理技術，采購了手持數據采集終端和條形碼打印機等設備，設計并制作了條形碼資產標貼，進行了條形碼資產管理系統的調試和試運行等工作。經過兩年多的使用，該系統運行正常，完全滿足院部資產管理工作的需求。

4.3 開展了院部資產盤點工作，確保資產信息詳實準確

由于多方面的原因，院部資產管理無法形成準確的資產清單。而建立條形碼資產管理系統必須有一套完整、準確、全面的資產清單。為此，院部從2011年6月份開始，按照“見物就點、逐項核對”的盤點原則開始盤點工作，實現了實物資產賬與物的統一，為各部門和員工提供了一份準確的實物資產清單，為條形碼資產管理系統的實施提供準確的數據基礎。

5 “創新提效”做法

5.1 管理模式創新

院部條形碼資產管理系統已經過兩年多的正常運行。該系統為院部資產管理提供了強大的工作平臺，解決了院部在資產管理方面多年來面臨的管理手段落后的問題，實現了管理模式的創新與跨越。

5.2 制度完善創新

制度完善點：

（1）深化了全壽命周期管理

該制度對實物資產的購置預算、申請、采購、驗收、交接、記賬、付款等工作，以及實物資產的借用、歸還、盤點、調撥、維修、報廢等環節均作了詳細的規定，深化了院部資產全壽命周期管理活動。

（2）細化了管理職責與權限

為防止各部門管理職責的交叉或缺失，院部對各相關部門的職責進行了全面的梳理，對各部門涉及的管理環節逐一進行了細化，形成了明確的、細化的管理職責和權限。

（3）加強了表格和流程管理

在該制度中，各個管理環節均編制了相應的操作表格和管理流程，強化了表格化和流程化管理。表格和流程在設計過程中充分考慮了各項管理因素，做到了管理“不缺位，不繁瑣”。

制度創新點：

（1）實現了資產的全面管理

該制度將各種資產納入統一管理，統稱為實物資產，并按財務規定將實物資產劃分為固定資產（價值在2000元以上，使用期限在一年以上的有形資產，入財務賬）和非固定資產（不包括固定資產和低值易耗品，不入財務賬）兩類。這種管理模式實現了資產的全面管理。endprint

（2）制定了追責管理的措施

該制度對于由個人原因造成院部實物資產流失和損壞的情況，規定由責任人按照一定比例的額度進行賠償的原則，為實物資產管理提供了有效的問責和追責依據。

5.3 編碼規則創新

實施條形碼資產管理必須制定符合相關規則的資產編碼。考慮到今后八院各單位資產統一規范管理的趨勢，提出了“單位代碼+八七碼+四位序列號”的新編碼規則，適應于全院資產編碼的統一管理和條形碼資產管理系統的運用。

5.4 盤點工作創新

（1）引入了亞銀條形碼資產標簽

經過調研，院部選用了具有防水、防油污、防撕裂等功能的亞銀條形碼標簽紙，保證了固定資產標簽的長期保存和清晰，方便了手持條形碼數據采集終端進行資產的現場管理。

（2）設計了資產代碼標識分類表

為方便現場盤點，減少現場數據記錄量，院部對每一類資產按照型號規格的不同編制了簡易的資產代碼標識分類記錄表，方便了現場盤點，提高了事后數據整理工作的效率。

（3）實行了盤點結果會簽確認制

對已完成盤點核對的實物資產清單，院部實行了部門和個人的盤點結果會簽確認制，為施行條形碼資產管理系統提供了準確的數據。

5.5 梳理工作創新

（1）化繁瑣為簡潔，促進院部實物資產標準化管理

院部實物資產種類多、數量大、使用地點分散，為便于管理，院部重新確定了實物資產分級分類的標準，形成了六大資產類別，為實物資產后續的維護、保養奠定了堅實的基礎。

（2）化整體為個體，深化院部實物資產精細化管理

院部早期實物資產管理比較粗放，大多以“套”、“系統”進行管理，無法滿足實物資產流動性大的要求，為將資產管理到位，避免資產流失，院部對以“套”、“系統”進行管理的資產細化為以“件”進行管理的模式，有效提高了實物資產調配和維護的效率。

5.6 監管措施創新

（1）完善制度，規范入口

制度是確保資產“管得住”的依據。新制度對各部門配置資產進行了明確規定，即充分滿足合理配置需求，又明確規定“未經審批各部門不允許自行購置實物資產”，為控制資產入口提供了制度依據。

（2）加強盤點，理清賬物

盤點是確保資產“管得清”的抓手。盤點工作可以發現各部門是否存在違規增加或流失院部資產的現象，為落實相關管理措施提供佐證，降低了個別部門自行采購資產不被發現的可能性。

（3）明確指標，量化考核

考核是確保資產“管得好”的手段。以考核促管理是院部資產管理工作真正起作用的保障。院部將“未經審批自行購置實物資產”作為考核指標，為加強資產入口管理提供了強有力的手段。

5.7 管理細節創新

（1）建立各部門實物資產管理隊伍

為加強院部實物資產的管理，院部組建了各部門專門的資產管理隊伍，強化了部門管理職責，壯大了資產管理隊伍。

（2）強化借用歸還管理的職責問題

為加強院部資產管理的責任落實，防止資產在領取借用時因代簽而引起的資產管理責任混亂的問題，院部明確代替他人簽字領取的資產責任人為代簽人，防止了有關責任不清問題的發生。

（3）推行提高管理效率的簡化措施

院部采取了許多簡化資產管理的措施。如對顯示器單獨分配資產編號，解決了顯示器與主機因統一編碼而在分別故障損壞時，不能單獨進行報廢和財務銷賬的問題。對于椅子等易于移動的資產，則通過標明責任人和使用地點的標貼解決相關問題，提高了資產管理效率。

6 取得的成效

6.1 夯實了院部實物資產管理的基礎

通過兩年多的工作，院部理清了資產的狀態和數量，解決了院部多年來一直未能有效解決的“資產賬物不符”的難題，為今后對院部實物資產進行有效的管理打下了堅實的基礎。

6.2 建立了院部資產全面管控的機制

通過近兩年的工作，院部建立了對資產的全面管控機制，解決了“院部資產長期管控不嚴”的難題。

6.3 實現了資產管理模式兩代的跨越

引入條形碼資產管理系統使院部資產管理方法從粗放式管理跨越過了早期的資產信息化管理方式，躍升為以“條形碼技術”加“資產管理軟件”的條形碼資產管理模式，實現了管理模式的兩代跨越。

6.4 強化了員工資產管理職責和意識

通過強化資產管理工作，增強了院部各部門和員工的資產管理責任意識，加強了院部員工愛護資產、保護資產的觀念。

6.5 提升了院部資產管理水平和效益

通過近兩年的工作，夯實了院部資產管理的基礎，提高了資產管理的水平和綜合效益，達到了“管得住、管得清、管得好”的資產管理效果，實現了“資產清、責任清、賬目清”的“三清”目標endprint