試述當前檔案信息化建設面臨的問題及對策

摘 要：隨著當前我國的經濟與社會在不斷發展進步，檔案資料在社會的各項工作中也顯得越來越重要，而檔案資料的完整性及準確性問題也日益突出。因此，檔案管理信息化建設工作越來越受重視。本文介紹了當前檔案管理信息化建設所面臨的問題，通過深入分析，有針對性的提出幾方面對策來加強檔案管理信息化建設，不斷加強檔案信息的開發與利用，真正提高檔案的利用效率，并完善檔案信息化建設的安全防范性能，充分發揮檔案信息資源的作用。

關鍵詞：檔案；信息化建設；問題；對策

檔案管理工作復雜而且瑣碎，但其意義重大，然而，以往陳舊、傳統的檔案管理模式已經不再適應當前社會發展的需求，因此，加強檔案的信息化建設與管理工作是十分重要的。

1當前檔案信息化建設面臨的問題

1.1管理觀念問題

觀念是長期滯留下來的，在推進檔案信息化建設路上，由于檔案管理人員依然習慣于傳統的手工檔案管理模式和方法，重“硬件”輕軟件環境，重檔案信息資源建設、輕檔案信息資源利用等落后觀念。

1.2檔案信息資源開發利用不足問題

不少企業檔案機構只是盲目地進行檔案信息化建設，缺乏先進的思想理念作為指導，對檔案信息化建設的根本目的沒有深刻的認識，重藏輕用，重視檔案管理系統的建設而忽視檔案信息資源的開發利用，結果導致檔案信息化建設效益低下。

1.3檔案信息化建設基礎設施不完善問題

一般來說，檔案信息化建設的硬件設施包括存儲器、計算機、復印機、刻錄機等。然而，當前不少單位由于缺少應有的資金來源保障的話，而無法為檔案信息化建設工作提供相應的服務，同時也導致信息化發展受阻，無法真正滿足于檔案管理的數字化、網絡化建設。

1.4存在安全防范性問題

系統使用人員對計算機和網絡安全重要性認識不足，重使用輕安全。雖然制定了一些相關的制度，但由于缺乏安全意識，缺乏安全知識，制度未能嚴格地執行，存在一定的安全隱憂。如在日常工作中，通過查看來歷不明的電子郵件的附件，從網絡下載、安裝軟件，打開外來的未經防病毒檢測的文件（如軟盤、U盤、光盤、移動硬盤等）均有可能使計算機感染病毒甚至中木馬程序的侵害，導致業務流程的停頓，工作無法正常進行。

2解決對策

通過檔案的信息化管理，不僅可以有效的保證檔案的準確性及完整性，而且可以明顯的提高檔案的查閱速度，提高檔案的使用效率，信息化管理檔案將是社會經濟發展的必然趨勢與要求。下面就如何加強檔案信息化建設展開分析：

2.1必須創新檔案管理理念

2.1.1檔案人員要樹立正確意識

檔案信息的保存與利用問題具有重要的影響，而以往陳舊的檔案管理模式已經無法滿足當前的檔案管理工作需求。這一點很重要，檔案管理人員要運用現代技術和信息技術應用于檔案管理工作中，工作中要不斷創新檔案管理工作，更要積極接受繼續教育及終身教育，努力培養自己具有更深的層次、更高的綜合素質，把自己從一般的管理者變為檔案信息專家，由傳統的“檔案保管者”變為“檔案信息管理者”。

2.1.2健全信息化人才保障機制

一方面，在招錄工作人員時要有意識地錄取計機算專業畢業的技術人才，積極引進技術開發維護和網絡管理型人才，通過提升檔案信息化建設人員的專業素質，確保檔案管理人員具有高度專業化技術水平，以便滿足在進行檔案數字化管理時所需的專業素質要求。

另一方面，通過合理配備基層工作人員，按照知識結構合理的要求，對基層工作人員進行合理調配，把信息化素養較高的人員充實到合適的崗位上，做到人盡其才，提高本單位信息化建設隊伍的專業和技術水平。檔案管理人員應當加強學習如何將學生電子文件檔案移出進行長期保存，避免出現計算機系統損壞或其他意外事故、自然災害時，導致檔案的信息丟失。

2.2加強檔案信息資源開發利用

通常事業單位檔案部門現有的主要檔案資源仍然以紙質資源為主，在進行信息化管理轉變的過程中，首先要對這類檔案進行數字化轉換，通過掃描等轉換方式將紙質檔案文件進行二次保存，可供網絡查詢和使用。此外，由于受檔案連續性的約束，所有的現存檔案文件都應當具有連續性，在進行信息化轉變的同時，也許要擴充部分檔案資源，將原有的檔案資料繼續完善，構建完整的檔案資料庫。

此外，為了實現有效開發利用的基本措施我院加強檔案管理重在開發利用，為此必須嚴格抓好檔案信息化建設的基礎性工作，盡快建立檔案信息資源數據庫

把館藏檔案信息深入開發，廣泛開展檔案的文件級著錄標引并錄入微機，實現檔案由實體管理向信息管理轉變。

2.3統一、規范檔案信息化建設基礎設施及軟件標準

2.3.1健全檔案信息化建設標準

通過制定標準，統一數據和軟件，為檔案信息化建設奠定有利基礎，檔案信息化建設必須要在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式、統一的軟件程序、統一的技術標準、統一的工作規程，才能建立起上下成線、縱橫成網、信息資源高度共享的檔案信息化網絡，真正實現檔案信息資源的互聯互通，推進我國檔案信息化建設的進程。

2.3.2健全檔案信息化管理制度

檔案管理部門要充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規范化管理水平。借助先進的檔案管理技術，實行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業的發展。在對檔案進行數字化管理時，必須嚴格按照標準化、程序規范化、應用法制化、管理制度化進行管理，實現檔案資料的資源共享，真正提高檔案信息化管理的效用。

2.3.3完善基礎設施

加大對檔案管理部門的資金投入，為檔案管理部門配備足夠的基礎設施硬件，完善其基礎設施。檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規范要求，各門類、不同載體的檔案存放科學、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發事件中的及時搶救。

2.4提高檔案信息化建設的安全防范性能

2.4.1建立完善的電子檔案安全管理制度

檔案管理的服務性決定了檔案館要盡可能多地開發檔案信息，以便提供利用，以達到檔案信息利用功能的最大化，實現檔案信息資源共享其核心是建立完善的安全管理制度和針對數字化檔案的一整套嚴格的安全措施，從每一個環節解決信息失真的隱患。

此外，因檔案具有保密性和機要性，除保證網絡安全外，還要保證檔案信息前處理工作及外聘人員的安全問題。爭取領導重視，逐步加大信息化基礎設施投入，以保證檔案信息化建設的持續發展。

2.4.2加強檔案管理人員的操作安全防范

檔案管理人員應當采用電子加密或數字簽名技術對電子文件進行歸檔管理。其次，檔案管理員應當對歸檔的電子文件進行備份處理，定期檢測檔案數據庫存放服務器的防毒殺毒防攻擊能力。

3小結

綜上所述，只有在轉變檔案管理理念的基礎上，通過建立健全的檔案信息化管理規范制度，不斷開發、利用檔案信息資源，從而提高檔案檔案的使用效率，并提高檔案信息化建設的安全性能，充分發揮檔案信息化管理的作用及實效性，真正實現檔案信息化管理目標。

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作者簡介

羅穎（1984-），男，湖北通城人，主要從事信息化工作，單位：廣西壯族自治區交通規劃勘察設計研究院。