大型商業(yè)零售企業(yè)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的優(yōu)劣勢(shì)分析與建議

施雪蓮

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，管理信息系統(tǒng)在企業(yè)的各項(xiàng)工作中越來(lái)越發(fā)揮著重要的作用。本文主要分析了管理信息系統(tǒng)（MIS）在大型商業(yè)零售企業(yè)應(yīng)用中的重要性和所發(fā)揮的優(yōu)勢(shì)，并對(duì)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用中存在的相關(guān)問(wèn)題及改進(jìn)方向進(jìn)行分析論述。

關(guān)鍵詞：商業(yè)零售； MIS 管理信息系統(tǒng)； 優(yōu)勢(shì)； 改進(jìn)策略

管理信息系統(tǒng)（MIS）是為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化管理的需要，是一個(gè)由制度、人員、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等有機(jī)結(jié)合的對(duì)信息進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、加工、傳遞和使用的系統(tǒng)。它不僅具有核算功能，更具有控制和管理的功能，具有智能化和管理化的特點(diǎn)，它使企業(yè)擺脫了落后的工作和管理方式，實(shí)現(xiàn)了管理工作統(tǒng)一化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，極大地提高了企業(yè)工作和管理效率。

就筆者所在大型商業(yè)零售企業(yè)而言，隨著社會(huì)的發(fā)展及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)經(jīng)歷了由手工收款到前臺(tái)POS收款-后臺(tái)MIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、處理的轉(zhuǎn)變，財(cái)務(wù)核算經(jīng)歷了手工核算到用友U8再到滿(mǎn)足集團(tuán)級(jí)信息化需求的NC系統(tǒng)這一過(guò)程，為供應(yīng)商結(jié)算貨款由手工填寫(xiě)支票、電匯單到使用及時(shí)便捷的網(wǎng)銀支付這一過(guò)程。由于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟硬件的介入，極大地減少了手工處理的過(guò)程，提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性，簡(jiǎn)化工作，節(jié)約人力，使各項(xiàng)工作有效率、有效果。

一、管理信息系統(tǒng)對(duì)于商業(yè)零售企業(yè)的重要性及優(yōu)勢(shì)分析

（一）POS-MIS系統(tǒng)的應(yīng)用，使龐大的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)整合處理，滿(mǎn)足不同層次核算、分析、決策的需要。

從前臺(tái)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)來(lái)看，實(shí)現(xiàn)了前臺(tái)POS機(jī)收款與后臺(tái)MIS系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，使龐大的零售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)得以統(tǒng)一及多樣化處理加工，滿(mǎn)足各經(jīng)營(yíng)及管理人員對(duì)數(shù)據(jù)查閱及分析決策的需要。在手工核算時(shí)期，每一筆收款業(yè)務(wù)都需要用人工對(duì)各種票據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，工作量大，準(zhǔn)確性差，只能滿(mǎn)足最基本的財(cái)務(wù)核算需求。

（二）優(yōu)化供應(yīng)商管理。

隨著國(guó)內(nèi)零售市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，提高供應(yīng)鏈效率已經(jīng)成為提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的核心所在，因此做好供應(yīng)商管理也是各項(xiàng)工作的重中之重。我國(guó)的零售市場(chǎng)已經(jīng)由賣(mài)方市場(chǎng)轉(zhuǎn)變?yōu)橘I(mǎi)方市場(chǎng)，零售商與供應(yīng)商的關(guān)系也不再是單純的一方依靠另一方，而是二者互相選擇、競(jìng)爭(zhēng)與合作并存的關(guān)系。

（三）完善的商品進(jìn)銷(xiāo)存管理系統(tǒng)。

經(jīng)、代銷(xiāo)商品采購(gòu)及銷(xiāo)售實(shí)行一貨一碼。無(wú)論是單品、合同、部門(mén)及公司整體的期初庫(kù)存、本期銷(xiāo)售采購(gòu)及期末庫(kù)存情況皆一覽無(wú)遺。為顧客提供優(yōu)質(zhì)的商品是實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售的前提，通過(guò)對(duì)每一件商品實(shí)現(xiàn)完善的進(jìn)銷(xiāo)存管理系統(tǒng)，及時(shí)跟進(jìn)商品的銷(xiāo)售及庫(kù)存情況，通過(guò)分析得出顧客購(gòu)買(mǎi)商品的喜好，對(duì)貨品及時(shí)調(diào)整或補(bǔ)充。

（四）與財(cái)務(wù)系統(tǒng)接口，簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)記賬工作。

購(gòu)進(jìn)、結(jié)算、成本、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)由MIS系統(tǒng)導(dǎo)入NC財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)。作為一名80后的財(cái)務(wù)人員，有一些難以想象在無(wú)信息系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)時(shí)代，財(cái)務(wù)人員是如何進(jìn)行每天上萬(wàn)筆銷(xiāo)售業(yè)務(wù)核算、每一個(gè)單品的采購(gòu)、銷(xiāo)售和庫(kù)存情況，每月為上千家的供應(yīng)商結(jié)算這些業(yè)務(wù)的。很慶幸我所工作的年代，各種信息系統(tǒng)很輕松的實(shí)現(xiàn)了這些數(shù)據(jù)的核算與統(tǒng)計(jì)。

二、管理信息系統(tǒng)的不足之處及改進(jìn)策略探討

（一）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性及計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的正常運(yùn)行。

由于信息科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用也極為普遍，但是同時(shí)也對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性提出了更高的要求。近些年，我們不乏聽(tīng)說(shuō)利用網(wǎng)絡(luò)竊取商業(yè)機(jī)密和傳播計(jì)算機(jī)病毒破壞信息系統(tǒng)的前車(chē)之鑒。計(jì)算機(jī)管理人員應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境及設(shè)備的日常維護(hù)，建立合理的數(shù)據(jù)備份機(jī)制與有效的病毒防范措施，保障設(shè)備的正常、安全運(yùn)行。

（二）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)手工錄入數(shù)據(jù)量大

1、超市商品采購(gòu)及變價(jià)頻繁，數(shù)據(jù)量大。數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí)需要按單品逐筆進(jìn)行手工錄入，維護(hù)不及時(shí)或維護(hù)價(jià)格出錯(cuò)，造成前臺(tái)銷(xiāo)售價(jià)格與價(jià)簽標(biāo)價(jià)不一致。

2、供應(yīng)商需承擔(dān)的各項(xiàng)費(fèi)用也需要逐筆合同逐條費(fèi)用進(jìn)行錄入，大中型商超店鋪基本上都會(huì)有上千家供應(yīng)商，每月都需要手工錄入各項(xiàng)費(fèi)用，手工業(yè)務(wù)量很大。

程序設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)考慮緩解基礎(chǔ)數(shù)據(jù)手工錄入工作量大的問(wèn)題，將工作重點(diǎn)放入審核功能中。提供統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)上傳、系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別進(jìn)行數(shù)據(jù)處理功能，節(jié)約人力，加強(qiáng)及注重審核功能。

（三）對(duì)內(nèi)控及審計(jì)工作提出了更高的要求

人機(jī)相結(jié)合的管理信息系統(tǒng)，最基礎(chǔ)的合同、商品、前臺(tái)銷(xiāo)售等信息仍然需要人工進(jìn)行錄入。只有正確的錄入工作、完善的設(shè)計(jì)程序、正常運(yùn)行的計(jì)算機(jī)硬件及通暢的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境相結(jié)合，才能保證系統(tǒng)準(zhǔn)確提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)和報(bào)表。而系統(tǒng)自動(dòng)化的應(yīng)用程度越高，越容易造成人員的惰性，過(guò)分依賴(lài)系統(tǒng)。

（四）程序設(shè)計(jì)模式固定及后續(xù)維護(hù)升級(jí)乏力

各種管理信息系統(tǒng)都是根據(jù)開(kāi)發(fā)時(shí)具體的使用需求、確定的思路和流程設(shè)計(jì)出來(lái)的，缺乏彈性。程序一旦設(shè)計(jì)及試運(yùn)行完成投入使用后，需求一旦有大的或急需的改變，開(kāi)發(fā)人員可能會(huì)經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的設(shè)計(jì)、改寫(xiě)及試運(yùn)行，無(wú)法及時(shí)滿(mǎn)足使用者的需求。對(duì)于數(shù)據(jù)的查詢(xún)，使用者只能?chē)?yán)格按照系統(tǒng)已設(shè)定的模式進(jìn)行，這與我們現(xiàn)在日常用到的互聯(lián)網(wǎng)快捷、多樣的查詢(xún)模式還有很大的差距。

企業(yè)的大多數(shù)員工只掌握本人崗位權(quán)限范圍內(nèi)的基本的系統(tǒng)操作和使用，但是系統(tǒng)的各部門(mén)、各崗位間的各項(xiàng)業(yè)務(wù)和報(bào)表數(shù)據(jù)都是具有關(guān)聯(lián)性的，由于崗位及權(quán)限的限制使系統(tǒng)使用者發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的思維及維護(hù)系統(tǒng)的能力較差，有時(shí)只能靠出現(xiàn)問(wèn)題后通知相關(guān)程序設(shè)計(jì)人員來(lái)進(jìn)行維護(hù)。系統(tǒng)使用人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)差，考慮問(wèn)題無(wú)全面性，與程序設(shè)計(jì)人員的配合脫節(jié)，易造成企業(yè)無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的漏洞，不能及時(shí)進(jìn)行解決，無(wú)法準(zhǔn)確對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用在提高企業(yè)各項(xiàng)管理、工作效率的同時(shí)，也對(duì)企業(yè)的內(nèi)控及管理工作提出了更高的要求。企業(yè)應(yīng)順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的需要，加強(qiáng)自身的不斷學(xué)習(xí)和綜合素質(zhì)的提高，不斷探索及開(kāi)創(chuàng)新的內(nèi)控及審計(jì)模式，從而更加有效的利用各個(gè)管理信息系統(tǒng)。

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