外貿英語函電撰寫技巧

蔣桂容

[提要] 在進出口業務中，外貿英語函電幾乎貫穿于全過程。而現今實際操作中外貿英語函電的寫作與某些課本上有一定的出入。本文就針對出入點以及實際寫作中的原則及技巧進行闡述，為寫作外貿英語函電的人員提供借鑒。

關鍵詞：外貿；英語函電；技巧

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A

原標題：基于理論教學與項目實踐相結合的外貿英語函電撰寫技巧的研究

收錄日期：2014年3月13日

在國際貿易中，一筆交易從買賣雙方取得聯系開始直至合同履行完畢，往往需要經過以下步驟：建立業務聯系→交易磋商→合同簽訂→合同履行。其中，各環節都會使用外貿函電進行聯系，尤其是前兩個環節的使用頻率最高。在信息化高度發達的今天，外貿函電并不局限于紙質版的，也可以是電子郵件、傳真或MSN。

一、撰寫外貿英語函電應遵循的“7C”原則

外貿英語函電并不要求作者使用華麗優美的詞句，而是用一些簡單樸實的語言準確地表達自己的意思，讓對方可以清楚地了解自己想說什么。一般地，外貿函電有以下寫作原則：

1、體諒原則（consideration）：就是強調對方的情況而不是自己的情況，要體現一種站在他人角度去考慮、多體諒對方心情和處境。

2、禮貌原則（courtesy）：禮貌不僅僅是指有禮而已，或者簡單的用一些禮貌用語就可以，它是從一個“You attitude”的角度考慮問題。如何讓對方覺得是禮貌呢？盡量不用大寫英文字母；不應使用過激、冒犯和輕視的詞語；第一盡量用被動態；第二用疑問句；最后用虛擬句。

3、完整原則（completeness）：在函電中信息完整很關鍵，一封外貿英語函電應概括各項必需的事項。如，邀請信應說明時間、地點等，切忌寄出含糊不清的信件或一件事分多次書信傳達給對方。

4、清楚原則（clarity）：是外貿英語函電寫作最重要的原則。一封含糊不清、詞不達意的書信會引起誤會，甚至會造成貿易損失。要注意修飾詞的位置；選擇正確、簡練的詞以及正確的句子結構。

5、簡潔原則（conciseness）：要求用最少的語言表達最豐富的內容。要做到簡潔，必須避免廢話連篇；能用單詞表達短語的就用單詞，能用短語表達句子的就用短語，能用短句表達長句的則用短句。

6、具體原則（concreteness）：外貿英語函電必須避免采用模糊、大概和抽象的詞語和語句，應盡量運用具體的事實和數字，這樣將有助于加快事務的進程。

7、正確原則（correctness）：語言和內容都要正確。具體體現在以下幾點：標點符號的運用；單詞的位置；介詞的表達，數字前如果要用介詞則須十分小心。

二、寫作外貿英語函電的技巧

1、函電不宜寫得過長。一般地，很多歐洲客戶處理每一封函電的時間是2～3秒，也就是大致掃一眼。重要的函電，一般馬上仔細閱讀并回復；不是太重要的，會在outlook里標注上要處理的具體時間，然后從in box拉到相應的子目錄里。

2、要有明確的主題。主題明確的寫法舉例“ ABC inc/Home Depot vendor-solar desk/DEF Co.Ltd.”其中，ABC inc代表了客戶的公司名，主題里首先加上對方公司名，表示對對方公司的尊重；Home Depot是美國第二大零售商，Home Depot vendor-solar desk明確表示自己是北美第三大零售商，既表明了實力，也勾起對方的興趣；最后的DEF Co.Ltd.代表自己公司。

3、函電開頭不宜使用“From the internet……”。實際操作中，“From the internet，we get your company name.”類似的話千萬不要說！可以這樣寫：“We're glad to hear that you're on the market for...”。（我們很高興獲悉你對某某產品有興趣）。

4、不要長篇大論的介紹公司或工廠。但是可以這樣寫：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you！簡單的一兩句話點到重點，調起對方的胃口，讓他反過來問各種問題，這樣容易達到目的。

5、不要為炫耀英文水平而不簡潔。外貿英語函電的精髓就是“簡單、簡單、再簡單”。能用一個詞表達的絕對不用兩個詞或短語，能用一句話寫清楚的絕對不寫兩句！

6、不宜用異樣的字體。很多人為了追求醒目，總喜歡用很夸張的字體、顏色、甚至放大、加粗、斜體等等，其實一眼看上去會讓人很不舒服。歐美人一般比較常用的字體就是以下幾種：Arial、Verdana、Calibri、Times new roman，有時用Tahoma字體的，但相對少一點。一部分臺灣和香港客戶會用PMingLiU字體。至于顏色，一般都是黑色或者藍色。切忌在一封郵件里出現多種奇奇掛怪的顏色，像彩虹一樣，讓對方感覺不舒服。

7、主動語態不宜用得過多。老外在英文函電寫作中很少會用“We”、“I”之類的人稱。相反，大多會用被動語態。比如“我們明天會寄給你樣品”。中國人喜歡表述為“We'll send you the samples tomorrow. ”這句話沒錯，語法正確、意思清楚。但是老外通常會這樣寫“Samples will be sent to you tomorrow.”用的是被動語態，人稱也就沒有了。

8、切忌問一些毫無意義的話。比如“Do you want our products？”如果對方說No，怎么回復？外貿函電尤其是開發信還是要直接一點，直接告訴對方你是誰，做什么，優勢在那里。只要清楚表述出這三點就可以了。

9、慎用附件和圖片及URL鏈接。附件和圖片很容易被國外的服務器攔截的。所以，第一次聯系對方的時候最好全文本，不要出現任何的圖片和附件。

10、語氣要委婉，不要過于生硬。“please，help，kindly，could，thank you，appreciate”這樣的話在郵件來往中是很普遍的。除非你和對方已經非常熟了，偶爾客套一下即可，平常可以不用了。

三、外貿英語函電案例

假如寫一封郵件告訴客戶John，上次收到的樣品已經寄給工廠了，但工廠說材料不是ABS，而是PP，需要價格他們重新核算，但近期內原材料漲價，希望貴方能盡快確認，以便我方采購原材料并安排生產。

Hi John，

Samples received and already passed to vendor. The material was PP，not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.

By the way，raw material increased these days，please make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production. Thanks and best regards.

上述函電幾句話點到主題，簡潔、清楚、準確。能用一句話表達的，不寫兩句，省掉一切能省的廢話；表達方式盡量少用第一人稱，多用了被動語態。這就是一封好的外貿英語函電。

主要參考文獻：

[1]毅冰.外貿操作實務系列外貿高手客戶成交技巧.中國海關出版社，2012.1.

[2]暴金玲.外貿英語函電.對外經濟貿易大學出版社，2008.1.