學分制下學生檔案管理的重要性

涂師平

大部分醫(yī)學高等院校實行了學分制的彈性教學管理制度, 為高素質(zhì)醫(yī)學人才培養(yǎng)的開展提供良好的實施環(huán)境。學分制的實施促進了高校教學管理體制的改革, 體現(xiàn)了以人為本的教育理念。為了使學分制得到良性發(fā)展, 對學生檔案管理也提出了新的要求。本文通過分析學分制下高等醫(yī)學院校臨床醫(yī)學專業(yè)教學管理的新特點, 體現(xiàn)學分制教學管理的復雜性, 探討高等醫(yī)學院校學生檔案管理應該建立的新舉措,以確實保障學分制教學管理的順利開展。

1 學分制教學管理

1.1 實行學分制管理的必要性 學分制是指一種以學分為計量單位衡量學生學業(yè)完成狀況的彈性教學管理制度, 即以學生取得必要的最低學分作為畢業(yè)標準和獲得學位資格的教學管理制度。它是以選課制為其核心, 其本質(zhì)特征為學習時限的靈活性、學習內(nèi)容的選擇性、課程考察的變通性和培養(yǎng)過程的指導性。學分制是一種先進的制度, 它適應人才培養(yǎng)的要求、教育質(zhì)量觀的要求和素質(zhì)教育的要求, 貫徹了以人為本的教育管理理念, 對學生進行個性化的教育, 因而是高校教學管理模式改革的必然趨勢。

學分制是以學分來衡量學生的學習情況, 讓學生可以從實際出發(fā), 合理地安排自己的學習進程, 增強了學生的自主性。同時, 學分制也是以學生為主體的教學管理模式, 它尊重學生個性和自由, 為學生提供平等的發(fā)展機會, 鼓勵學生積極發(fā)展自身, 對自己負責, 其培養(yǎng)模式符合新世紀對人才的基本要求［1］。學分制的最大特點是突破學年限制, 學生只要修滿規(guī)定的學分, 就可以畢業(yè)。

1.2 實施學分制管理的新特色 因為醫(yī)學院校是以培養(yǎng)實踐動手能力為主, 專業(yè)針對性強的院校, 所以, 許多高校實行的是以學年制為基礎, 以選修課為前提的學年學分制, 既保留了學年制計劃性強、專業(yè)分類嚴密完整的特性, 又吸收了學分制的某些長處。區(qū)別于學年制有以下新特色：

1.2.1 課程設置 各專業(yè)教學計劃內(nèi)開設的課程分為必修課和選修課。其中必修課包括公共基礎課、專業(yè)基礎課、專業(yè)課及實踐教學中所列必修課程；而選修課包括要求本專業(yè)學生掌握的指定選修課和可選擇性修讀的任意選修課。實行學年學分制后, 還允許學生分階段完成學業(yè)。對于在規(guī)定學制內(nèi)難以達到畢業(yè)要求的學生, 允許其延長學習的時間, 但其在校最長年限一般不得超出其學制三年。

1.2.2 平均學分績點制 為了體現(xiàn)學生水平的差異性, 學校會采用學分來體現(xiàn)學習量的多少, 采用平均學分績點制衡量學生學習質(zhì)量高低。學分績點制有利于客觀評價每個學生學習成績的優(yōu)劣, 為選拔三好學生、評選獎學金和推薦免試碩士生等評優(yōu)工作提供參考依據(jù)。

1.2.3 編級 為便于教學管理, 醫(yī)學院校一般會對在校學生實行編級管理。臨床醫(yī)學專業(yè)學生在基礎醫(yī)學課程學習階段、臨床醫(yī)學課程學習階段和畢業(yè)實踐環(huán)節(jié)階段會分別設定應修滿總學分的最低要求。如累計未修讀與不及格達到或超過教學計劃規(guī)定的最少學分數(shù), 其學生管理編入下一年級。在專業(yè)學制規(guī)定的年限內(nèi), 未取得規(guī)定的畢業(yè)總學分且未達到退學規(guī)定的學生, 可向?qū)W校申請延長修業(yè)期, 其學生管理編入下一年級。

1.2.4 退學 在實行學分制管理后, 對于在某一規(guī)定時間內(nèi)未達到要求或者違背了相關(guān)情況的, 應當予以退學。常常出現(xiàn)以下兩種情況, 被予以退學的：①未經(jīng)請假或請假未被批準離校超過學校規(guī)定教學時數(shù)者；②在規(guī)定的在校年限內(nèi)未取得規(guī)定的學分數(shù)。

2 學分制背景下的高校學生檔案管理的特色

眾所周知, 學生檔案要能綜合反映學生在校期間德智體美勞等方面發(fā)展的情況。它是學生在校期間學習及生活的最原始記錄。在學分制背景下, 由固定學制變?yōu)閺椥詫W制, 允許學生提前或推遲畢業(yè)及分階段完成學業(yè), 出現(xiàn)學籍等學生檔案的繁雜性。其復雜性表現(xiàn)為：受編級影響, 同一年級的學生中檔案的管理內(nèi)容不同；按選課同一班級學習課程不同；學生學習成績的記載由原來的百分制量化管理, 轉(zhuǎn)變?yōu)椴坏w現(xiàn)學習數(shù)量的多少, 而且要能體現(xiàn)學生學習質(zhì)量的高低；跨學科、跨專業(yè)、跨年級的選課, 更加體現(xiàn)其學生檔案的交互性；檔案管理由面向?qū)W生班級的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷W生的個體管理等等。

3 學分制下檔案管理的應對措施

學分制的教學管理充分體現(xiàn)了以學生為主體, 尊重學生個體差異, 注重個性發(fā)展的現(xiàn)代教育理念, 但這也給當前學生檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。學校教務管理與檔案管理部門應密切合作, 共同探討而制定適合新形勢下做好學生檔案管理工作的策略與方法, 才能使相關(guān)檔案管理質(zhì)量得到全面保證。因此, 高等醫(yī)學院校應從各部門的具體情況出發(fā)探索建立科學的學生檔案管理機制, 應對學分制的教學管理。這也要求我們在建設高校學生檔案時, 應充分考慮檔案的開發(fā)與利用來為學生和學校管理服務, 保證學分制教學管理的順利實施。

3.1 提高檔案管理人員的業(yè)務水平 實行彈性學分制后,學生檔案管理的任務更加繁重, 對學生檔案管理人員的業(yè)務能力和管理水平要求就更高。這對本來業(yè)務素質(zhì)不高的檔案專職管理人員是較大的考驗［2］。這些工作人員原工作限于一般檔案的整理、編目、查閱等, 對如何優(yōu)化檔案資源、提高服務功能等方面還有待加強。因此, 應該采取多種形式加強檔案管理人員的業(yè)務培訓, 如在職培訓, 在崗繼續(xù)教育, 外出參加學術(shù)活動等培訓。內(nèi)容上除檔案專業(yè)知識外, 應特別加強以計算機技術(shù)為主的現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作的應用和針對現(xiàn)有檔案資料的利用與開發(fā)等能力的培訓, 不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì).使大學生檔案管理規(guī)范、有序、準確、完整。

3.2 豐富學生檔案內(nèi)容 原來高校學生檔案的主要內(nèi)容包括: 學生的基本信息、身體素質(zhì)、學籍變更材料、學習成績匯總表、見實習鑒定表、獎懲資料、畢業(yè)生信息等。開展學分制的教學管理以來, 這些材料遠遠不夠了, 這就需要我們應充實學生檔案的內(nèi)容, 以便滿足學分制教學管理的需求,比如增加學生的特色檔案、教學預警體系和學分補償體系等來完善學生檔案, 達到服務學生的目的。

3.3 學生檔案形成系統(tǒng)性 學分制的開放、彈性、靈活性對學校管理提出了開放式的要求。實行彈性學分制以后, 會產(chǎn)生更大量的文件和文書等資料, 呈現(xiàn)多樣化, 且其材料來源涉及部門多、范圍廣。檔案管理人員需要在維護其檔案屬性與其信息的高效利用、服務功能拓展之間找到平衡, 必須將這些處于零散狀態(tài)和需要進一步條理化的學生材料, 及時鑒定、整理、編目, 進行分類、統(tǒng)計, 使之具有系統(tǒng)性。從系統(tǒng)的角度來做好學生檔案管理, 設計出優(yōu)化的關(guān)聯(lián)模式,保證檔案信息的高效利用。

3.4 分級管理學生檔案的重要性 檔案分級管理能有效促進實行目標管理, 將有利于檔案質(zhì)量有關(guān)的人員都積極調(diào)動參與檔案管理活動中來。學生檔案管理組織應采用三級管理模式, 即校級檔案管理機構(gòu)、校教學管理部門和院部教學管理單位和教研室［3］。校級檔案管理機構(gòu)負責制定檔案的收集范圍、內(nèi)容和歸檔方法, 必要時校級檔案管理機構(gòu)需要負責搭建和維護信息系統(tǒng)。校教學管理部門和院部教學管理單位是三級管理模式的核心, 其職責包括收集、整理、歸檔學生檔案, 監(jiān)督下級機構(gòu)的檔案收集和保管, 并負責接收檔案查詢和調(diào)用。大部分學生檔案都是由是教學活動過程中產(chǎn)生的,教研室應及時、全面地收集、整理和歸檔。

開展學分制教學管理, 院部教學管理單位還應及時收集跨院系、跨學校的檔案收集, 以保證學生檔案的完整。也只有采用分級管理模式, 才能使來自各個環(huán)節(jié), 多個來源的檔案收集完整, 確保彈性制的學籍順利開展。

3.5 校際檔案傳遞順暢 為了充分利用現(xiàn)有的教育資源,實現(xiàn)資源共享, 部分高校打通了校與校之間的壁壘, 地域相近的學校可以互開選修課, 鼓勵學生跨學科、跨專業(yè)、跨年級選課, 學分相互認可［4］。這要求加強各校間交流與合作,將校際間開設的跨校公共課、選修課, 放在公共的“選課平臺”, 以方便地查詢到校際選修課信息, 注冊選修。但這增加了學校教學管理的難度, 不能應僅憑拿著學生授課老師的簽名和一個考試分數(shù)來辦理選修成績登記。開課方考核后給出成績和學分, 對方學校要及時認可其學分并進行轉(zhuǎn)換記載,建立互利共贏的學分互認機制。加強校際間教學管理的聯(lián)系,增加教學管理部門的學生檔案傳遞, 體現(xiàn)其嚴緊而科學性。

3.6 依托網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)學生檔案的數(shù)字化管理 隨著在教學管理模式上逐漸采用學分制, 排課形式改為選課的方法,這樣就形成學生選課自由, 管理人員登記分數(shù)困難的局面。原始的紙質(zhì)檔案無法滿足目前工作現(xiàn)狀。為了更好地實現(xiàn)檔案的多功能拓展, 高校學生檔案逐步實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡化管理是時代發(fā)展的必然趨勢, 也是節(jié)約成本、減少差錯的必由之路［5］。目前, 用現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)存儲信息與相關(guān)學生檔案數(shù)據(jù)的鏈接處理, 這就要求加強學生檔案信息化、網(wǎng)絡化的建設。教學檔案的網(wǎng)絡化管理主要反映在兩個方面：一是紙質(zhì)文檔的數(shù)字化處理, 形成電子文檔； 二是檔案的計算機輔助管理系統(tǒng), 以解決檔案的組卷、查找和利用問題［6］。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將長期共存是事實, 但是加強檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化和上傳, 實現(xiàn)數(shù)字化管理是必然趨勢。依托網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)學生檔案的數(shù)字化管理, 可以確保提供信息的及時、準確, 防止某些信息丟失或被篡改。同時方便學生檔案的管理、網(wǎng)上查閱管理和其它的便捷利用。

綜上所述, 學生檔案管理是一項細致又繁忙復雜的工作,學分制教學管理的開展對高校學生檔案管理與建設提出更高的要求, 因此, 高校必須加強學生檔案的管理力度, 提高檔案管理人員的能力, 改善學生檔案管理水平, 充分發(fā)揮學生檔案應有的重要作用, 保證學分制教學管理的順利實施。

［1］ 陳聯(lián)英,陶立堅,易露茜.綜合性大學醫(yī)學教育學分制管理的研究與實踐.中國高等醫(yī)學教育, 2005(1):24-26.

［2］ 吳珊.談學分制背景下的高校學籍檔案管理.檔案時空,2011(8):37-38.

［3］ 陳逸輝, 高等學校教學檔案管理制度淺議.教育教學論壇,2010(18):115-116.

［4］ 李春平,李賦情.醫(yī)學院學分制改革需要解決的幾個問題.中國高等醫(yī)學教育, 2008(6):77-78.

［5］ 安永峰,程程.高校學生檔案功能拓展與管理.蘭臺世界,2012(2):38-39.

［6］ 柳亮,陳罡,莫書榮.教學檔案在高校教學管理中的作用與管理模式研究.遼寧教育行政學院學報, 2012,29(4):105-106.